Viagens corporativas - Como otimizar sua gestão e uso?

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Business Travel Market, as viagens corporativas devem ultrapassar US$ 2 bilhões até 2028. Esse resultado é consequência da flexibilização das medidas restritivas da Covid, que permitiu o retorno a esse modelo de negócios, além do turismo tradicional. 

Por mais que o mercado e as empresas estejam vibrando com o retorno às atividades, algumas dificuldades na gestão das viagens corporativas voltam a preocupar muitas companhias, especialmente as áreas de compras e o financeiro.

Os chamados viajantes corporativos passam muito do seu tempo em aviões ou mesmo em carros, cruzando o país para atender clientes da empresa. Porém, esse tipo de atividade gera contratempos, especialmente quando o assunto são as despesas corporativas, como hospedagem, transporte e alimentação, por exemplo. 

Por que a empresa deveria otimizar a gestão das viagens corporativas?

Empresário e mulher estão indo a uma viagem de negócios.

Conforme a empresa cresce e amplia suas áreas de atuação, a necessidade de levar os produtos ou serviços a outros clientes espalhados pelo país é mais que obrigatória.

Nesses casos, os colaboradores se deslocam em viagens por diferentes lugares. As empresas precisam pensar em maneiras de administrar a gestão dos gastos para não apenas garantir a segurança dos seus profissionais, mas também evitar gastos desnecessários.

Uma gestão de viagens corporativas eficaz disponibiliza vantagens para o negócio, desde a otimização de custos e um maior controle administrativo. Sem esquecer do aumento da produtividade dos próprios colaboradores. Separamos alguns benefícios para ajudar a empresa na gestão.

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  1. Possua uma política completa

As regras transmitem boa condução para os colaboradores. Com isso, eles sabem o que podem gastar, como devem proceder e quais documentos apresentar que comprovem os pagamentos.

Quando a empresa assume uma boa política de viagens corporativas, ela ganha clareza e dinâmica. Com boas informações e os documentos corretos, melhor será para os colaboradores e para a própria empresa, pois ela conquistará maior controle nos processos e resultados financeiros.

      2.
  Conscientização dos colaboradores


Gente que se encontra para discutir a situação no marketing.

Além de uma boa política de viagens corporativas, os colaboradores precisam adotar e executar tais práticas. É necessário que a empresa os conscientize sobre a importância da economia e como manter um controle sobre os gastos corporativos. Afinal, quando a empresa caminha com eficiência todos são beneficiados.

Crie seminários, introduza cursos de capacitação e treinamentos para os colaboradores que realizam viagens corporativas. Além de tudo, informe-os como executar escolhas mais seguras e inteligentes em suas viagens.

     3.  Controle de pagamentos de qualquer lugar

Sabemos que os gastos são os pontos decisivos em qualquer estratégia de viagens corporativas. Para que a empresa tenha tranquilidade e ganhe facilidade em seus processos financeiros é sempre necessário que o setor financeiro trabalhe com um orçamento determinado.

Atualmente existem alternativas de pagamento que podem ser controladas a distância, como cartões de crédito corporativos integrados a uma plataforma de gestão de despesas que pode visualizar os gastos em tempo real de maneira prática e ágil. Além de criar relatórios precisos e informativos dos gastos para o setor financeiro.

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     4.   Atribua a gestão para um profissional qualificado

Uma boa gestão de viagens corporativas deve ser realizada por um membro da equipe que possua conhecimentos aprofundados sobre o assunto. A empresa deve atribuir essa função para um colaborador que tenha boa capacidade comunicativa e saiba orientar de forma correta os outros em viagens corporativas.

   5.  Pesquise

Feche as pessoas segurando o mapa

Para uma boa economia e eficiência na gestão de viagens corporativas a pesquisa é fundamental. O colaborador responsável pode comparar preços e o custo-benefício das hospedagens para criar roteiros inteligentes e eficazes.

Caso o colaborador possua um cartão de crédito corporativo, ele efetua gastos rápidos e utiliza o melhor hotel com um local perto da reunião ou evento de trabalho. Desta maneira, economia com transporte e outras despesas podem ser alcançadas facilmente. 

Uma empresa que prioriza detalhes na gestão de viagens corporativas, ganha controle e reconhecimento nas despesas corporativas. Isso somado a benefícios que vão desde a redução de gastos até a transparências nos processos financeiros. Por fim, os colaboradores ainda ganham maior produtividade para realizar suas atividades.

 

Para uma gestão de viagens corporativas eficaz, uma plataforma de gestão de despesas não pode faltar e a Clara possui uma que ajudará a empresa nas melhores decisões financeiras.
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