Como emitir nota fiscal eletrônica?

Obrigação para a maioria das empresas brasileiras, emitir nota fiscal eletrônica (NF-e), além de facilitar a vida do empreendedor, também diminui o gasto de tempo com processos burocráticos e economiza recursos financeiros. Para fazer a emissão, no entanto, é preciso seguir algumas boas práticas. 

Pensando nisso, elaboramos esta publicação com tudo que você precisa fazer para emitir uma nota fiscal eletrônica, que inclui orientações sobre  como preenchê-las de forma adequada, como emitir corretamente, entender os diferentes tipos que existem e suas principais vantagens.

Índice

1. O que é uma nota fiscal eletrônica?
2. Saiba os principais tipos de nota fiscal eletrônica
3. Como faço para emitir uma nota fiscal eletrônica?
4. As vantagens de emitir nota fiscal eletrônica
5. É possível emitir nota fiscal eletrônica pelo celular?

O que é uma nota fiscal eletrônica?

Nota fiscal eletrônica nada mais é do que um documento digital que registra uma transação comercial, que pode ser tanto de uma compra quanto de uma venda de produtos ou serviços. 

A NF-e, que tem validade jurídica pela assinatura digital do emissor, veio para substituir a antiga nota fiscal de papel, mas o objetivo segue o mesmo, que é facilitar a gestão tributária e fiscal das empresas. 

Com as notas fiscais eletrônicas em dia, a fiscalização dos órgãos competentes, como a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda Estaduais, se torna mais rápida e menos burocrática.

Saiba os principais tipos de nota fiscal eletrônica

Agora que você já sabe a definição de nota fiscal eletrônica é importante conhecer os principais tipos de nota fiscal eletrônica, já que cada um conta com suas características e finalidades específicas. Abaixo, então, confira os principais tipos de NF-e utilizados no Brasil. 

  • Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e): uma das mais conhecidas, sendo utilizada para registrar a venda de produtos entre empresas ou para consumidores finais.

  • Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e): utilizada para registrar a prestação de serviços entre empresas ou para consumidores finais.

  • Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor (NF-e): usada para registrar a venda de produtos diretamente para consumidores finais.

  • Nota Fiscal Eletrônica de Avulsa (NFC-e): usada em casos excepcionais, quando não há obrigação legal de emissão de NF-e.

  • Nota Fiscal Eletrônica de Exportação (NF-e Exportação): utilizada para registrar a exportação de produtos.

  • Nota Fiscal Eletrônica de Comunicação (NF-e Comunicação): utilizada para registrar a prestação de serviços de comunicação.

  • Nota Fiscal Eletrônica de Energia Eletrônica (NF-e Energia): utilizada para registrar a prestação de serviços de fornecimento de energia elétrica.

Como faço para emitir uma nota fiscal eletrônica

O processo de emitir uma nota fiscal eletrônica não é complicado, mas é necessário seguir alguns passos. Vamos lá: 

towfiqu-barbhuiya-xkArbdUcUeE-unsplash

1. Saiba qual nota emitir: produto, serviço ou consumidor

A primeira etapa consiste em saber quais notas sua empresa deverá emitir, ou seja, de produto, serviço ou de consumidor. Para descobrir basta avaliar o enquadramento fiscal em que a sua empresa se encaixa, que pode ser verificado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica - SVRS. Além disso, não deixe de consultar a situação cadastral para verificar os documentos que serão necessários para o dia a dia.

2. Garanta um certificado digital

Com a primeira etapa concluída, o próximo passo é adquirir um certificado digital, que garante a segurança das operações feitas pela internet, isto é, assegura a autenticidade da nota fiscal emitida. 

Este certificado deve ser comprado junto de uma Autoridade Certificadora, como a Serpro, que seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). São três tipos de certificados: 

  • Certificado tipo A1: validade de um ano e pode ser instalado facilmente em vários computadores. 

  • Certificado tipo A2: validade de até cinco anos. É usado geralmente por meio de mídia criptográfica, ou seja, token ou cartão USB e precisa estar conectado em computador para cada uso. É importante reforçar que o certificado só pode ser instalado no token uma única vez. Caso contrário, perde-se também o certificado digital. 

  • Certificado em Nuvem - NeoID: diferente do certificado A2, esta opção diminui o risco dessa perda justamente por estar armazenado na nuvem do Serpro, além da possibilidade de ser usado no smartphone e ser instalado em vários computadores e celulares. 

3. Faça o credenciamento na Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda ou Finanças

Com o certificado digital garantido, o próximo passo é procurar o órgão governamental responsável pelas operações de cada nota fiscal: Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda ou Finanças. 

  • Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): para esse tipo de documento é preciso entrar em contato com a Secretaria Estadual da Fazenda na região em que sua empresa está cadastrada. 

  • Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): nesta opção, você deverá entrar em contato com a Secretaria Municipal de Finanças, de Fazenda ou órgãos similares, que vai depender da localidade do seu negócio. 

As vantagens de emitir nota fiscal eletrônica

Além de contribuir para o meio ambiente e o fato da emissão de NF-e ser um cumprimento da legislação, existem algumas outras vantagens em emitir nota fiscal eletrônica para as empresas: 

  • Redução de custos:

Pode-se afirmar que a NF-e elimina a necessidade de impressão, armazenamento e envio de notas fiscais em papel, já que reduz os custos que estão associados à burocracia e ao manuseio de documentos físicos. 

  • Aumento da segurança e confiabilidade:

Uma vez que a NF-e possui uma assinatura digital, que garante sua autenticidade, integridade e validade jurídica, isso faz com que aumente a segurança das transações comerciais, além de fortalecer a confiança entre as partes envolvidas e evitar o risco de perder a nota fiscal, por exemplo. 

  • Simplificação dos processos administrativos:

Ao emitir uma nota fiscal eletrônica, você simplifica os processos administrativos e contábeis, de modo a reduzir o tempo gasto com o preenchimento manual de documentos e facilitando a integração com sistemas de gestão empresarial. 

  • Agilidade nos processos fiscais:

Apuração de impostos e o cumprimento de obrigações acessórias fazem parte dos processos fiscais, que podem ser agilizados com a emissão da nota fiscal eletrônica, facilitando o relacionamento com os órgãos governamentais.

É possível emitir nota fiscal eletrônica pelo celular?

Sim, é possível emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) pelo celular. Existem aplicativos móveis que são desenvolvidos especificamente para facilitar a emissão de NF-e diretamente de aparelhos celulares, como smartphones e tablets. 

A opção de emitir nota fiscal eletrônica via celular é voltada, principalmente, para profissionais autônomos, microempreendedores individuais (MEIs) e pequenas empresas que não possuem um sistema integrado de gestão empresarial ou acesso direto a um computador. 

Nesse sentido, o uso do celular agiliza o processo e permite que a emissão da NF-e seja feita de forma prática e em qualquer lugar. O aplicativo MEI Nota Fácil, lançado pela Prefeitura de São Paulo, e o NFse Mobile, anunciado pela Receita Federal em projeto desenvolvido em parceria com o Sebrae e outras entidades, são algumas opções.

Como a Clara facilita o processo de emissão de notas fiscais

Até aqui mostramos tudo que você precisa saber sobre NF-e, desde sua definição até como emitir uma nota fiscal eletrônica e suas principais vantagens. Mas, afinal, o que a Clara tem a ver com tudo isso? 

Antes de qualquer coisa, quando se opta pelas soluções da Clara, frases como “perdi nota fiscal”, por exemplo, deixam de existir completamente. 

Como visto acima, as vantagens de emitir nota fiscal eletrônica gira em torno de simplificar processos administrativos, garantindo maior agilidade e praticidade. Tudo isso vai ao encontro da missão da Clara: simplificar a gestão de gastos para empresas na América Latina. 

Por ter integração direta com uma plataforma de gestão de despesas, é possível acompanhar gastos e provisionamentos em tempo real e ajustar limites, além de evitar a perda de tempo em tarefas manuais, como agendamento de pagamentos, lançamento de gastos em Excel ou armazenamento de comprovantes impressos. 

Com a Clara, gestores podem ter acesso aos gastos do seu negócio de uma forma mais simplificada, uma vez que o sistema permite a centralização de todos os dados referentes aos gastos da empresa facilitando a visão sobre toda a movimentação financeira, o que ajuda na organização e também na hora de minimizar processos manuais desnecessários. 

Tudo isso contribui para eliminar o processo de reembolso, geralmente burocráticos, uma vez que há muitos riscos de perda, danificação e extravio de notas fiscais, uma vez que são impressas em papel. Dessa maneira, o fluxo de trabalho da sua empresa pode ficar comprometido e sofrer atrasos que impactarão no desenvolvimento dos negócios. 

Ao reavaliar o processo de reembolso corporativo, aplicando as soluções da Clara, você consegue diminuir a burocracia e focar nas atividades que sejam mais relevantes, como aconteceu com a Me Poupe! e a A1 Viagens. 

Me Poupe! e Clara: liberdade no controle de gestão financeira

Antes de ser cliente da Clara, a Me Poupe!, ​​primeira plataforma de entretenimento financeiro do mundo, tinha um grande problema a ser resolvido, que era a lentidão no processo de compras e falta de autonomia para as equipes. 

Como a Me Poupe! necessitiva produzir conteúdo com agilidade, os cartões pré-pagos, que até então representavam um padrão no mercado, não davam conta desta demanda. Sendo assim, a solução oferecida pela Clara foi conciliar cartões de crédito físicos e virtuais internacionais a uma plataforma de gestão de gastos compartilhada em nuvem e acessada por computadores e por um aplicativo. 

Com isso, a Me Poupe! conseguiu alcançar um controle ágil dos gastos realizados e ajustar limites em tempo real, o que gerou satisfação para os profissionais dedicados a entregar os melhores conteúdos e cursos, com a maior agilidade possível.

Antes da Clara

Depois da Clara

> Pagamentos com cartões pré-pagos

> Operações na ponta com cartões de crédito pós-pagos internacionais

> Colaboradores insatisfeitos por precisar copiar recibos e notas e enviar por e-mail

> Plataforma de gestão de intuitiva e simples para uso de todos os gestores

> Atrasos para fechar o balanço financeiro

> Acesso aos gastos em tempo real, sem burocracia

Lentidão excessiva para pagar campanhas de marketing digital;

> Emissão de cartões para ações específicas, com melhoria no controle de resultados

 

A1 Viagens e Clara: operação com clareza financeira

Antes de ser cliente da Clara, a A1 Viagens, empresa com 25 anos de mercado e foco na gestão de viagens e despesas corporativas, ​​tinha um grande problema a ser resolvido, que diz respeito sobre as diversas transações e o atraso em seu reconhecimento.

Das principais demandas da A1 Viagens, uma delas é a prestação de serviços, na qual utiliza fornecedores localizados em diversos lugares, seja para hospedagem, transporte, passeios e alimentação. Isso significa que os clientes são diversificados, desde startups que planejam viagens de negócios no Brasil até executivos que vão fechar contratos em outros países. 

Sendo assim, não era simples gerir diversas transações, mesmo possuindo uma fatura única para cada fornecedor ao redor do mundo. Os processos manuais, portanto, dificultava e atrasava o avanço dos negócios, já que cada fornecedor tinha suas próprias regras, tais como boletos ou ordens de pagamento. 

Como solução, a Clara ofereceu a A1 Viagens maior intuição e agilidade nas despesas corporativas. A praticidade do serviço da Clara permitiu gerar cartões de crédito corporativos físicos e virtuais, de acordo com a real necessidade da empresa, o que resultou em transações com facilidade.

Antes de ser cliente da Clara, a Me Poupe!, ​​primeira plataforma de entretenimento financeiro do mundo, tinha um grande problema a ser resolvido, que era a lentidão no processo de compras e falta de autonomia para as equipes. 

Antes da Clara

Depois da Clara

> Gerenciar transações sem controle e segurança

> Despesas corporativas em tempo real e com detalhes

> Pagamentos por diversos meios

> Cartões virtuais específicos para cada transação

> Dificuldade e atraso nas ferramentas financeiras

> Plataforma de despesas corporativas intuitiva e ágil

> Reembolso corporativo para cada colaborador

> Cartão de crédito digital para cada colaborador, seguro e rápido com limites de créditos ao seu favor.

 

Escolha a Clara

Com uma plataforma de gerenciamento de gastos você terá toda sua informação em uma única fonte de inteligência de dados, dando-lhe maior controle de transações e análise em tempo real. 

Ao contratar um cartão de crédito empresarial na Clara, seja o Clara Virtual, Clara White ou Clara Black, você garante maior controle e flexibilidade para toda a sua equipe com limites personalizados. Além disso, todas as suas informações estão em uma única fonte de inteligência de dados, que permite ter maior controle dos movimentos e analisá-los em tempo real. 

Na Clara tentamos sempre te apoiar, garantindo que todas as operações que você realiza conosco sejam o mais transparente e eficiente possível.