¿Cómo elaborar una nómina empresarial?

En Clara, nos encanta colaborar con nuestros partners. Por eso, hoy invitamos a Runa, la plataforma #1 de nómina y beneficios para hablar sobre cómo elaborar nóminas empresariales.

En México, la nómina se refiere al registro detallado de las percepciones y deducciones que corresponden a los trabajadores por sus servicios prestados a una empresa durante un periodo determinado.

Es un documento esencial que permite la empresa de: 

• Permite cumplir con las obligaciones fiscales y legales: Pago de impuestos, seguridad social, etc.
• Facilita el control del gasto en materia de recursos humanos.
• Proporciona información valiosa para la toma de decisiones: Análisis de costos laborales, productividad, etc.

Elaborar la nómina en México implica un proceso organizado que requiere atención a diversos aspectos legales y fiscales. A continuación, se detalla una guía paso a paso para elaborar tu nómina de forma correcta:

Preparación de la nómina

El primer paso es de reunir todo la información que necesitas que incluye:

• Datos de los empleados: Nombre, CURP, RFC, salario, prestaciones, etc.
• Datos laborales: Datos laborales: salario base, puesto, prestaciones, fecha de ingreso, etc.
• Incidencias del período: Faltas, incapacidad, horas extras, etc.

Después de tener la información listo, es responsabilidad de la empresa de definir conceptos de pago:

• Sueldo base y prestaciones. (Usa la calculadora bruto y neto de Runa)
• Percepciones adicionales (horas extras, comisiones, bonos).
• Deducciones (ISR, IMSS, cuotas sindicales, etc.).

Finalmente, la empresa tiene que establecer políticas de pago que incluyen: frecuencia de pago (mensual, quincenal, catorcenal, semanal) y forma de pago (efectivo, transferencia bancaria, tarjeta de nómina). Lo más común en México es el pago quincenal y el pago por transferencia bancaria.

Cálculo de la nómina

El siguiente paso es calcular la nómina para tu empresa. Para lograr el cálculo exitosa, recomendamos seguir los siguientes pasos:

1. Calcular percepciones, cuales son los pagos al trabajador incluyendo:
   • Sueldo base y prestaciones según el contrato y la ley.
   • Horas extras y pagos adicionales con sus respectivas incidencias.
2. Calcular deducciones, cuales son los deducciones del pago al trabajador incluyendo:
   • Impuesto Sobre la Renta (ISR) según las tablas del SAT.
   • Cuota obrera del IMSS.
   • Aportaciones a vivienda (Aportaciones FONACOT, si aplica).
   • Cuotas sindicales (si aplica).
   • Otros descuentos (préstamos, pensiones alimenticias).
3. Determinar el pago neto, que es simplemente restar las deducciones totales a las percepciones totales.

Pago y entrega de la nómina

Después de calcular la nómina, sería el tiempo de pagar la nómina. Para hacer el pago de la nómina, tienes que fijar que está hecho en la fecha establecida y según la forma acordada. 

Es requisito de la Ley Federal de Trabajo que la empresa emitir y entregar un recibo de nómina a cada empleado para cada periodo de pago. Los recibos de nómina tiene que cumplir con la siguiente requisitos:

• Detallar percepciones, deducciones y pago neto.
• Incluir el desglose de las horas trabajadas y pagos adicionales.
• Tener el código QR de CFDI 4.0

Declara y paga de los impuestos laborales

Después de pagar a los empleados, el siguiente paso es pagar los impuestos laborales relacionados al periodo de nómina a la agencia laboral que está encargada de ese impuesto. 

Los declaraciones y pagos que tienes que hacer son: 

1. Declarar y pagar el Impuesto Sobre la Renta (ISR)
2. Declarar y pagar los Cuota Obrero Patronal IMSS
3. Declarar y pagar los impuestos de Impuesto Sobre Nómina (ISN) por estado
   
   

Facilitando la elaboración de nómina

Existen diversos softwares y plataformas de gestión de nómina que pueden facilitar el proceso y garantizar el cumplimiento de las obligaciones. Es recomendable consultar con un contador o especialista en materia laboral y fiscal para obtener asesoría personalizada.