Impulsione o seu negocio com uma gestão de reembolso de despesas

Uma boa gestão de reembolso de despesas corporativas é essencial para a sua empresa, seja qual for a área de atuação ou porte dela, influenciando diretamente no controle financeiro do negócio. Isso porque qualquer falha durante esse processo pode acarretar em graves problemas aos gestores financeiros, ao caixa da empresa e até mesmo aos seus funcionários.

O que é gestão de reembolso corporativo?

Gestão de reembolso corporativo é, basicamente, o ato de ressarcir integralmente os colaboradores que custeiam despesas corporativas com o seu próprio dinheiro. Entretanto, a questão não é tão simples quanto parece, uma vez que o sistema tradicional de reembolso conta com alguns pontos fracos, como um processo manual e, consequentemente, lento e sujeito a inúmeros riscos.

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Contudo, é possível otimizar a gestão de reembolso do seu negócio com o auxílio de uma plataforma SaaS, ouSoftware as a Service, um software que apresenta soluções de tecnologia para a gestão financeira da sua empresa por meio da internet.

Desse modo, com o Software de Gestão Financeira da Clara, todo processo é automatizado, garantindo mais velocidade, segurança e eficácia nas operações.

Além disso, uma plataforma de controle financeiro empresarial permite que você tenha acesso a todos os dados relacionados ao reembolso corporativo de qualquer lugar do mundo e a qualquer momento. Para isso, basta que você tenha em mãos um dispositivo inteligente conectado à internet, como um smartphone, tablet ou notebook, por exemplo.

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Para melhorar os seus processos de reembolsos considere implementar algumas práticas em seu negócio, que vão aperfeiçoar ainda mais o sistema de reembolso:

Estabelecer uma política de gastos bem definida

É essencial para o bom funcionamento de todos os procedimentos relacionados ao ressarcimento dos seus funcionários. Somente dessa maneira é possível evitar gastos excessivos e manter as despesas corporativas, que demandam reembolso, dentro da realidade financeira da sua empresa.

Afinal, de nada adianta possuir um sistema de reembolso atualizado se o seu negócio não detém orçamento suficiente para compensar os gastos corporativos de seus funcionários. Desse modo, é sua responsabilidade organizar a política de gastos empresariais para que todos os seus colaboradores entendam exatamente quanto e como gastar.

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Determinar quais gastos são reembolsáveis

Outro ponto importante e que pode auxiliar bastante na organização dos processos de ressarcimento é a determinação de quais gastos são reembolsáveis, além de entender quais deles não são passíveis de reembolso. É necessário deixar isso bem claro para todos os seus colaboradores, assim você inibe a possibilidade de qualquer tipo de desentendimento futuro.

Note que despesas comuns, como alimentação, transporte e hospedagem, geralmente estão dentro da política de reembolsos. Inclusive, o artigo 457 da Consolidação das Leis do Trabalho, com o Decreto Lei nº 5452/43 determina isso. Entretanto, para outras questões é comum que se estabeleça uma política interna, sendo algo que varia de empresa para empresa.

Entenda que sua empresa não possui qualquer obrigação em quitar despesas que não possuam alguma ligação ou sejam necessárias para a prática da atividade corporativa. Além disso, é preciso que seus funcionários tenham bom senso e não realizem qualquer tipo de compra desnecessária pensando que serão reembolsados por isso.

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Manter uma boa comunicação com todos os setores do seu negócio

Como pudemos observar, o grande segredo para que todas as práticas citadas sejam desempenhadas com maestria é a comunicação. É importante que você deixe todas as normas e diretrizes bem claras, se comunicando de forma aberta com todos os setores da sua empresa sobre a política de reembolso corporativo.

E isso vale também para outros processos, externos às atividades de reembolso. Desse modo, fica mais fácil gerir toda a cadeia empresarial, evitando possíveis erros que possam trazer maiores complicações para o seu negócio posteriormente.

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Quais são os principais benefícios do processo e da utilização do software de Gestão de Reembolso da Clara?

De maneira geral, quando a política de reembolso é bem estruturada e você segue todos os pontos destacados no decorrer deste artigo, um benefício básico desse procedimento é a diminuição no número de processos trabalhistas. Isso porque com tudo bem organizado a empresa não deixará de cumprir a obrigação de arcar com as despesas corporativas.

Ainda, é necessário dizer que a política busca evitar fraudes, uma vez que você garante um total controle de gastos empresariais sobre todos os processos. Também é interessante citar uma série de outras vantagens provenientes da gestão bem realizada:

  • Maior organização do gestão financeira empresarial.
  • Diminuição de gastos provenientes de reembolsos indevidos.
  • Inibição de conflitos relacionados a solicitação e aprovação de reembolsos, uma vez que todas essas questões já estão acordadas.
  • Maior facilidade e clareza com o reembolso corporativo.

Falando mais diretamente dos benefícios do software de gestão de reembolso da Clara, é imprescindível enfatizar o fato da tecnologia deixar de lado a necessidade de processos manuais, trazendo muito mais agilidade e precisão ao sistema de reembolso corporativo da sua empresa.

Isso porque com o software não existe a necessidade de conferir se os gastos descritos no relatório de despesas corporativas coincidem com os valores dos recibos anexados. Também não havendo a obrigação de comparar tais valores aos limites permitidos pela política de reembolso de despesas do seu negócio, uma vez que tudo é automatizado.

A gestão de reembolso é um processo fundamental para qualquer empresa, apresentando inúmeros benefícios e facilitando o controle financeiro empresarial. Além disso, é inegável que a tecnologia é uma importante aliada do procedimento, tornando-o mais dinâmico e eficaz.

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