Despesas Corporativas: 5 Passos Simples para a Clara te ajudar no Provisionamento Financeiro

Conheça o que a Clara está fazendo para revolucionar a gestão de despesas corporativas, melhorando o provisionamento financeiro das empresas.

Para desenvolver um bom planejamento financeiro, é fundamental que você saiba sua média de faturamento e gastos mensais. Com esse fato em mente, é possível ter controle sobre todos os investimentos realizados e quitar todas as obrigações financeiras que você tiver sem maiores surpresas.

A melhor solução de gestão de despesas e de cartões de crédito corporativos da América Latina agora está disponível para todo o Brasil. Com a Clara, as empresas poderão facilitar o dia a dia de seus colaboradores que fazem viagens ou compras corporativas e tudo isso sem se preocupar com as antigas notas fiscais.

Pela plataforma, os clientes emitem cartões físicos e virtuais aceitos mundialmente para os funcionários, personalizando as políticas de crédito para cada pessoa ou departamento, otimizando o provisionamento financeiro da empresa e garantindo controle em tempo real dos gastos internos.

Veja abaixo 5 passos bem simples para que a sua empresa aposente os reembolsos manuais e burocráticos, substituindo-os por uma solução digital muito mais inteligente e que resulte em leveza, flexibilidade e agilidade:

• Crie uma Política de Governança de Despesas em aderência às Legislações brasileiras

Esse primeiro passo é para fomentar, padronizar e sistematizar os conjuntos de procedimentos de devolução de recursos para os colaboradores que precisam arcar com despesas de viagens.

Esse documento deve ser redigido conforme as especificidades, legislações vigentes, além da cultura da organização. Por isso, tenha em mente as seguintes etapas:

• Liste as despesas reembolsáveis: mapeie todos os custos que geram direito de ressarcimento, como locomoção, alimentação, comunicações, hardwares, documentos (como visto) etc.;

• Liste as despesas não-reembolsáveis: defina o que não poderá ser devolvido pela empresa aos colaboradores, como compra de objetos pessoais (como lembranças), multas de trânsito e danos a terceiros;

• Defina o processo linear de reembolso: uma boa política de reembolsos dá conta de meios para a devolução de valores: seus tipos, limites, prazos e toda a estrutura procedimental para acolhimento, apreciação e execução do processo de reembolso

• Observe o que dizem as Legislações: a legislação trabalhista (CLT) passou recentemente por uma reforma que trouxe mudanças positivas para a relação entre o colaborador e o empregador. Por isso, consulte o art. 75-D da CLT e o  §2º do art. 457. Se preferir, busque internamente um apoio jurídico para a questão.

• Estruture e Divulgue o processo: quanto mais simples e intuitivo, melhor

Procure ser objetivo, simples e transparente. Regras para ressarcimento podem gerar conflitos com os funcionários, fazendo com que eles fiquem insatisfeitos ou desrespeitem a política. Portanto, eliminar a burocracia é fundamental. 

Isso também ajuda a produtividade do seu setor encarregado da Governança de Despesas, resultando em menos erros, menos menos custos e otimizando a experiência dos colaboradores em suas jornadas.

• Abuse da tecnologia a favor da empresa

Existem tecnologias criadas especialmente para aprimorar a gestão de despesas de uma empresa. E na Clara temos a melhor solução deste tipo de gestão, ajudando diversas empresas em toda América Latina: um software de gestão financeira eficaz, bastante simples e intuitivo.

Ele automatiza os processos necessários, dispensando procedimentos manuais: é mais agilidade para a cadeia de gestão dos gastos corporativos. 

Chega de comprovantes: na plataforma, basta você definir as classificações existentes, configurando a ferramenta da forma que desejar e ajustando ela às suas necessidades. 

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• Pague rápido, de forma segura mas pense nos imprevistos

Seja no uso dos cartões corporativos Clara ou de nosso software de gestão de despesas, reforce o conhecimento destes processos por sua equipe: reuniões , treinamentos e canais para dúvidas ajudam no processo.

Outro ponto é pensar nos imprevistos, já que nem sempre tudo sai como o planejado, não é mesmo? Uma forma possível de gerir as excepcionalidade é colocando na política de gestão de despesas o procedimento que deve ser adotado pela equipe ou pelo colaborador quando elas ocorrerem.

• Aprimore sempre a Gestão de Despesas

As ferramentas personalizáveis que a Clara disponibiliza te dão total controle das suas despesas corporativas em um só lugar. Tudo isso porque com a integração dos cartões de crédito corporativos à plataforma de gestão de despesas corporativas, você garante uma centralização de todos os dados referentes aos gastos corporativos.

Isso é Business Intelligence: avançar no aprimoramento das estratégias para obter benefícios, economizar, melhorar o atendimento ao colaborador ou melhorar a estrutura do serviço.

Periodicamente, busque melhorias que podem ser aplicadas dentro de uma periodicidade (trimestral, semestral ou anualmente). Solicite a participação de seus colaboradores, pois eles vão dar sugestões de melhoria bastante valiosas.

A gestão de despesas sempre deve ser minuciosamente analisada pelos administradores para garantir que o processo seja eficiente, com as dicas explicadas neste artigo e uma tecnologia especializada, você conseguirá assegurar que ela seja otimizada e vantajosa para o negócio.

Para completar, você conta com assistência online, individual, 24 horas por dia, para resolver qualquer dúvida que possa surgir em relação à utilização dessas ferramentas. Se você deseja solicitar os serviços da Clara, basta clicar aqui.