Gestionar correctamente los gastos corporativos es un paso fundamental para mejorar el rendimiento y la salud financiera de una empresa.
Estos gastos proceden de diversas acciones, demandas y tareas empresariales realizadas a diario. Sin embargo, una de las actividades que más gastos genera para una organización son los viajes de trabajo.
Índice
1. ¿Qué es la gestión de viajes corporativos?
2. ¿Para qué sirve la gestión de viajes corporativos?
3. ¿Por qué es importante una correcta administración de los viajes corporativos?
4. ¿Cómo elaborar una política de viajes para tu empresa?
5. Cómo Clara facilita la gestión de los viajes corporativos
1. ¿Qué es la gestión de viajes corporativos?
La gestión de viajes corporativos es el proceso de gestión y control de los viajes de negocios realizados por los empleados de una empresa.
El proceso de gestión de viajes corporativos implica, por tanto, la organización, planificación, reserva de vuelos, alojamiento, control de gastos y políticas de viaje.
2. Para qué sirve la gestión de viajes corporativos?
El objetivo es garantizar que los viajes sean eficientes, económicos y acordes con las necesidades y objetivos de la empresa. Las razones por las que las empresas deberían considerar la gestión de viajes corporativos son:
- Control de gastos: gestión y control de los gastos relacionados con los viajes de empresa, tratando de reducir los costes innecesarios y optimizar el presupuesto.
- Cumplimiento de las políticas: establecer políticas y directrices claras para los desplazamientos, garantizando que los empleados sigan las normas establecidas por la empresa.
- Eficiencia e productividad: minimizar el tiempo dedicado a tareas administrativas relacionadas con los viajes, y garantizar así que los empleados se centren en sus actividades principales y sean más productivos.
Además, la gestión de viajes corporativos contribuye a una mayor seguridad de los empleados durante el viaje y ayuda a optimizar labores que hacen parte del proceso como la búsqueda de opciones de transporte y alojamiento más baratas, programas de fidelización y mucho más.
3. ¿Por qué es importante una correcta administración de los viajes corporativos?
Imagina que se presenta la siguiente situación: cuando un colaborador se encuentra en un viaje de negocios, surge un imprevisto con su desplazamiento. Sin embargo, no puede utilizar su tarjeta de crédito personal para cubrir los gastos de transporte y/o alimentación, y tampoco dispone de efectivo para afrontar estos costos.
Contar con el respaldo de una solución de gastos, como una tarjeta de crédito empresarial, puede ser de gran ayuda en estas circunstancias. Por otro lado, para la empresa, esto facilita el control y seguimiento de los gastos y permite generar un informe de gastos en línea.
4. ¿Cómo elaborar una política de viajes para tu empresa?
Para que la gestión de viajes corporativos sea efectiva, es crucial que la organización implemente una política de viajes. Esta consiste en un conjunto de directrices y reglas establecidas por una empresa para orientar a los colaboradores sobre cómo deben planificar, reservar y llevar a cabo los viajes de trabajo.
Esta política establece las normas y procedimientos que deben seguirse en relación con diversos aspectos de los viajes, como transporte, alojamiento, alimentación, gastos, plazos, seguridad y cumplimiento.
Cada política de viajes varía según las necesidades y la cultura de cada organización, pero generalmente aborda los siguientes aspectos:
1. Autorizaciones: establece quiénes están autorizados para llevar a cabo viajes corporativos y los criterios que deben cumplirse para obtener la aprobación.
2. Reservas: marca las pautas para la reserva de boletos de avión, hoteles, alquiler de autos y otros servicios relacionados con el viaje.
3. Medios de transporte: especifica las preferencias de la empresa en cuanto a los medios de transporte a utilizar, como vuelos, trenes, autobuses o vehículos particulares.
4. Alojamiento: define las pautas para la elección de hoteles, incluyendo las categorías de establecimientos permitidos y los límites de gastos.
5. Alimentación: establece las políticas relacionadas con las comidas durante los viajes, como límites de gastos, reembolsos y la posibilidad de utilizar vales de comida.
6. Gastos: determina qué gastos serán reembolsados por la empresa, como transporte terrestre, estacionamiento, tarifas de equipaje y otros gastos relacionados con el viaje.
7. Plazos y anticipación: clarifica los plazos para solicitar viajes y reservar servicios, así como las reglas con respecto a cambios y cancelaciones.
8. Seguridad y cumplimiento: establece las pautas para garantizar la seguridad de los colaboradores durante los viajes, incluyendo orientaciones sobre seguros, vacunas, salud y procedimientos en caso de emergencias.
9. Informes y reembolsos: define los requisitos para presentar informes y solicitar reembolsos de gastos, incluyendo los plazos y la documentación necesaria.
5. Cómo Clara facilita la gestión de los viajes corporativos
Las tarjetas de crédito corporativas y nuestro software de control de gastos empresariales están diseñados para ayudar en la gestión de los costos relacionados con los viajes corporativos.
Con ellos, tus colaboradores no tienen que preocuparse por guardar recibos y crear informes de gastos, además de asegurar una mayor autonomía para llevar a cabo las tareas empresariales, lo que sin duda influye en la productividad de todo el equipo.
Vamos a profundizar en cómo funcionan y en las ventajas de los servicios ofrecidos por Clara:
- Tarjetas de crédito corporativas
Clara Virtual, Clara White o Clara Black. Pueden ser utilizados para el pago de cualquier tipo de gasto relacionado con los viajes corporativos, como boletos, alojamiento, alimentación y desplazamientos terrestres.
Incluso, es posible que el mismo empleado cuente con dos tarjetas diferentes, una para gastos más simples y otra para los viajes corporativos, con límites distintos y específicos para cada una de las actividades.
Otras ventajas de nuestras tarjetas corporativas son:
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*Atención en línea, exclusiva y personalizada. *Seguimiento de todas las transacciones en la plataforma Clara, con un control inteligente de gastos e informes en tiempo real. *Línea de crédito por tarjeta, adaptada a las necesidades de su empresa. *La entrega de la tarjeta de crédito empresarial Clara se realiza en un plazo máximo de 15 días. *Autoriza o modifica el límite de crédito de cada una de las tarjetas empresariales de tus colaboradores sin perder el control. |
Con las tarjetas de crédito empresariales de Clara, es posible cubrir todos los gastos necesarios en un viaje de negocios, sin que el empleado se preocupe por gastar su dinero personal o si tendrá suficiente capital en mano para pagar una deuda determinada.
En este sentido, Clara Black es la opción ideal para ejecutivos en viajes de negocios. Con esta tarjeta, es posible acceder a más de 600 salas VIP en todo el mundo y contar con atención personalizada las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Entre los principales beneficios se destacan la protección del equipaje, con cobertura internacional por pérdida o extravío de equipaje, y el reembolso completo por compras físicas o virtuales en caso de robo o daño accidental.
2. Plataforma de control de gastos
La plataforma de gestión de gastos empresariales se integra con las tarjetas Clara. Consiste en una plataforma SaaS (Software como Servicio) de gestión financiera. Además, es una aplicación basada en la nube, lo que significa que no requiere descarga para su uso, facilitando la gestión de todos los viajes corporativos de su negocio.
Básicamente, toda la información recopilada a partir de una compra realizada con las tarjetas corporativas se registra en la aplicación. De esta manera, cada vez que un empleado utilice la tarjeta Clara en un viaje de negocios, los datos de la transacción quedarán almacenados.
Esta centralización permite que el departamento financiero de la organización tenga una visión completa de todos los gastos derivados de los viajes de negocios, lo que facilita la identificación de posibles errores o fraudes en el proceso.
Otro factor relevante a mencionar es la accesibilidad de la aplicación. Puedes ingresar a la plataforma de Clara cuando lo desees y desde cualquier lugar del mundo. Para ello, solo necesitas contar con un dispositivo inteligente conectado a internet, como un teléfono móvil o una computadora portátil, sin necesidad de realizar ningún proceso burocrático, como una descarga, por ejemplo.
Elige Clara
Con una plataforma de gestión de gastos, tendrás toda tu información en una única fuente de inteligencia de datos, lo que te brinda un mayor control de transacciones y análisis en tiempo real.
Al contratar una tarjeta de crédito empresarial con Clara, ya sea la Clara Virtual, Clara White o Clara Black, aseguras un mayor control y flexibilidad para todo tu equipo con límites personalizados. Además, toda tu información se encuentra en una única fuente de inteligencia de datos, lo que te permite tener un mayor control de los movimientos y analizarlos en tiempo real.
En Clara siempre intentamos apoyarte, asegurando que todas las operaciones que realices con nosotros sean lo más transparentes y eficientes posible.