Los gastos en viajes corporativos continúan creciendo. Según el GBTA Business Travel Index 2026, se prevé que los gastos globales avancen un 7,2%, mientras que el volumen de viajes crece un 1,3%. En Brasil, el décimo mercado más grande de viajes corporativos del mundo, la previsión de crecimiento de los gastos es del 13,8%.
Con los gastos creciendo más rápido que el volumen de viajes, entender cuánto se gastó es solo una parte del desafío. Las empresas también necesitan identificar a qué viaje corresponde cada pago, qué área es responsable del gasto y si se respetaron las condiciones aprobadas.
Estas respuestas dependen de información que surge en diferentes etapas del viaje. Cuando la reserva, el pago y la conciliación siguen flujos separados, relacionarlos exige más trabajo del equipo financiero — justo cuando hay más gastos que acompañar.
Agencias, TMCs y plataformas de reservas corporativas, como los OBTs, ayudan a las empresas a organizar viajes de acuerdo con sus políticas. En el momento de la reserva, ya es posible saber quién va a viajar, hacia dónde, qué proveedor será utilizado y cuánto debería costar el viaje.
Pero este contexto no siempre acompaña al pago.
La reserva queda en un sistema, el cobro aparece en otro y la rendición de cuentas sigue un tercer flujo. Para conciliar el gasto, el equipo financiero necesita reunir esta información e identificar cómo se relaciona.
Cada etapa responde a una pregunta diferente: la reserva registra lo que fue planeado; la transacción muestra cuánto efectivamente se pagó, cuándo y a quién. La conciliación relaciona los dos registros para verificar si los valores coinciden e identificar posibles diferencias.
Cuanto mejor sea esta conexión, menor será la necesidad de reconstruir el contexto de cada cobro después de que el gasto ocurrió. Por eso, mejorar el control comienza por cómo se estructura el pago.
El medio de pago puede ser configurado con reglas de uso y asociado a los datos necesarios para identificar el gasto.
El CTA (Central Travel Account) permite concentrar gastos aéreos, de hotel y de transporte terrestre. Por otro lado, el VCN (Virtual Card Number), una tarjeta virtual de un solo uso, puede asociarse a una reserva específica, con condiciones relacionadas con el proveedor, el valor y el período de utilización.
Imagine un alojamiento ya reservado y aprobado. Un VCN puede ser creado para ese pago, con valor y período de uso definidos. Cuando la transacción ocurre, sus datos pueden relacionarse con la reserva, ayudando al equipo financiero a identificar el viaje y verificar el gasto.
El flujo pasa a conectar:
Reserva → tarjeta virtual con reglas de uso → pago → datos de la transacción → conciliación
Esta conexión también permite aplicar parte del control antes de la rendición de cuentas. Un límite de valor previsto en la política de viajes, por ejemplo, puede ser parte de la configuración de la tarjeta virtual, reduciendo la dependencia de una revisión posterior.
Las políticas, aprobaciones y el seguimiento financiero continúan siendo necesarios. La diferencia es que determinadas condiciones pasan a formar parte de la ejecución del pago, mientras que los datos de la transacción ayudan con la revisión y la conciliación.
Para conectar estas etapas, es necesario considerar la estructura que cada empresa ya posee.
Muchas organizaciones trabajan con agencias, OBTs, ERPs y plataformas de gastos que ya forman parte de la rutina de sus equipos. En esos casos, la infraestructura financiera de Clara puede conectarse a este ecosistema para integrar pagos, datos y conciliación.
Para empresas que aún necesitan estructurar la operación, Clara también ofrece tarjetas, pagos y gestión de gastos en una plataforma financiera más amplia.
Son dos puntos de partida para la misma necesidad: organizar el flujo financiero de los viajes y mantener la información conectada a lo largo del proceso.
Clara TravelPay actúa en esta conexión, permitiendo que la empresa haga evolucionar la forma en que paga y acompaña sus gastos de acuerdo con la estructura que ya utiliza.
Cuando la reserva, el pago y la conciliación comparten contexto, el equipo financiero tiene una mejor base para entender lo que fue aprobado, lo que fue pagado y qué diferencias necesitan atención.
Las reglas del medio de pago ayudan a controlar la ejecución. Los datos asociados a la reserva ayudan a identificar el gasto. La conexión entre esta información facilita la conciliación.
Es así como la infraestructura financiera puede contribuir a una gestión de viajes con más control: acompañando el gasto desde la reserva hasta la revisión final.
Conozca Clara TravelPay y descubra cómo conectar pagos, datos y conciliación a la gestión de viajes de su empresa.
Fuente de los datos de mercado: 2026 GBTA Business Travel Index, publicado por Global Business Travel Association.
.webp)
