¿Cómo mejorar la gestión de gastos de mi empresa?

En la era digital, parece irónico cuántos procesos en el mundo empresarial todavía implican papeleo, disminuyendo así la eficiencia de los departamentos. Es bien sabido que las empresas que no buscan alternativas innovadoras, están destinadas a perder o incluso a desaparecer frente a las empresas que deciden hacer un cambio, ya que esta es la clave para sobrevivir en el mercado.

Uno de estos procesos tradicionales que aún existen en el mundo empresarial, es la gestión de gastos; una tarea que, aunque pueda parecer una pequeña parte de la empresa, es crucial a la hora de mantener las cuentas al día y no incurrir en gastos innecesarios. La pregunta es - ¿por qué hay empresas que todavía usan Excel?

Tus colaboradores a veces tendrán que pagar una comida de negocios, gasolina o boletos de avión a nombre de tu empresa. Sin un sistema claro, ellos tendrán que guardar cada uno de los recibos como prueba de gasto. Este primer paso ya insinúa un problema en caso de no contar con alguno de los recibos físicos que deben enviarse, ya sea que el colaborador los perdió, se olvidó de pedirlos o simplemente el establecimiento no realiza facturas. Entonces, ¿cómo podrán presentar todos los gastos que realizaron?

Si consideramos que el colaborador guardó todos los recibos, ahora es el momento de ingresarlos en el sistema. Para ello, deberán entregarse al departamento responsable. Allí, el contador recibirá una gran cantidad de recibos de todos los colaboradores de la empresa. Muy inconveniente, ya que puede resultar bastante caótico. Esta persona tiene que registrar estos gastos en el sistema contable, uno por uno, rastreando a quién pertenece cada recibo y asegurándose de que el colaborador reciba el reembolso. ¿Cuánto tiempo puede llevar este proceso? Más de lo que debería.

Ya nos hemos enfrentado a dos problemas. Primero, el colaborador debe asegurarse de que todos los recibos se guarden, no se pierdan y que permanezcan en óptimas condiciones; en segundo lugar, el contador se ve a sí mismo con demasiados recibos que deben registrarse y reembolsar a tiempo.

Un colaborador efectivo valora su tiempo y sin importar el rol que juegue en tu empresa, buscará cómo lograr que los procesos que pudiesen ser tardados se cubran de forma rápida. Por ello, en Clara tenemos una solución en dos vías para resolver este problema. Por un lado, contamos con distintas tarjetas de crédito que permitirán que tus colaboradores tengan un presupuesto controlado y hagan pagos a tu nombre sin perder tickets o necesitando reembolsos. Por otro lado, tu equipo de contabilidad recibirá de forma automática la información sobre las transacciones generadas y podrá efectuar pagos de forma sencilla – desde tus facturas y a cualquier banco, sin restricción de horarios.

Evalúa los procesos de tu empresa y asegúrate de no generar cuellos de botella que vuelvan procesos simples, como el pago de una comida, en tareas de semanas que distraen de lo más importante: el crecimiento.