Caso Cobre: conciliación bancaria automática, pagos internacionales y recurrentes simplificados con la plataforma Clara.

Problema

Complejidad en la gestión de pagos, conciliación bancaria manual y falta de visibilidad en transacciones y presupuestos Antes de implementar Clara, Cobre enfrentaba diversos desafíos en su gestión financiera y flujo de caja. La falta de una solución integrada y automatizada dificultaba la administración eficiente de los pagos, generando una fragmentación en los métodos de pago y tarjetas de crédito que utilizaban. Además, el proceso de conciliación bancaria manual consumía tiempo y recursos del equipo financiero, lo que aumentaba el riesgo de errores. La falta de visibilidad en tiempo real de las transacciones, gastos y presupuestos también impedía la toma de decisiones financieras informadas. Estos obstáculos impactaban negativamente en la eficiencia operativa y en la capacidad de Cobre para optimizar su flujo de caja.

Además, el control sobre el uso de las tarjetas era insuficiente. Cada lunes se destinaba tiempo específico para confirmar que la semana anterior se hubieran usado las tarjetas de forma adecuada por parte de los colaboradores.

Solución

La implementación de Clara brindó a Cobre una solución integral y automatizada para abordar sus desafíos financieros. Con Clara, Cobre pudo centralizar y consolidar sus pagos en una única plataforma, eliminando la fragmentación y simplificando la gestión de sus gastos. La emisión de tarjetas virtuales personalizadas permitió un mayor control y seguimiento de los pagos, así como la asignación de tarjetas específicas para diferentes áreas y equipos de la empresa. Además, Clara proporcionó una mayor visibilidad de las transacciones, gastos y presupuestos, lo que permitió a Cobre tomar decisiones financieras más informadas y optimizar su flujo de caja de manera estratégica.

La integración con su sistema ERP (Oracle Netsuite) simplificó la operación financiera.

“En lugar de estar registrando factura por factura, ahora simplemente las transacciones se ven reflejadas en la plataforma. Esto nos permite destinar ese tiempo ahorrado a otras tareas. Hemos encontrado muchos proveedores que no tienen este valor agregado y ha sido muy importante para nosotros”, Yesid Angel, analista senior de Netsuite.

Por otro lado, las opciones de administración de las tarjetas Clara han permitido configurar el tiempo de uso para asegurar que se usen de acuerdo con las políticas de Cobre.

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Resultados

Gracias a Clara el equipo de Cobre ha logrado:

• Toma de decisiones informadas sobre el presupuesto. Con otras tarjetas esta toma de decisiones solo se lograba tiempo después de haber realizado los gastos innecesarios o excesivos porque debían esperar a que finalizara el trabajo manual de la conciliación. • Precisión de los registros financieros gracias a la conciliación bancaria automatizada. • Solución de raíz a la problemática de rechazo de tarjetas internacionales en comercios locales. • Contar con la liquidez necesaria gracias al margen que tienen para liquidar los pagos realizados con la tarjeta Clara. • Asegurar un uso adecuado de la tarjeta corporativa por parte de los colaboradores gracias a la posibilidad de limitar los días y el horario de uso. • Generar diferentes tipos de reportes con un solo clic. • Automatización de pagos recurrentes.

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Con Clara

• Con Clara tienen la tranquilidad de que todos sus pagos en comercios locales se realizan con normalidad. Además, los pagos recurrentes se automatizaron, sumando eficiencia al proceso.
• La integración directa de Clara con el sistema bancario de Cobre agilizó la conciliación al importar automáticamente los datos bancarios a la plataforma. Las conciliaciones manuales se eliminaron, asegurando una mayor precisión en los registros financieros.
• Tienen seguimiento de las transacciones en tiempo real. Esto permitió al equipo financiero monitorear el flujo de efectivo de manera más eficiente, identificar áreas de gasto innecesario o excesivo, y tomar decisiones informadas para optimizar el presupuesto.

Sin Clara

• Tenían que gestionar pagos utilizando múltiples métodos y tarjetas de crédito. No había un proveedor que les permitiera hacer pagos internacionales pero también locales. Las tarjetas que usaban para pagos en dólares eran rechazadas en muchos comercios colombianos.
• La conciliación bancaria era manual, lo que tomaba mucho tiempo de trabajo para el equipo contable. Además, el riesgo de encontrar un error en el proceso era muy alto.
• Carecían de visibilidad instantánea y actualizada de transacciones, gastos y presupuestos, lo que dificultaba la toma de decisiones financieras informadas.