Caso Monific: proceso de documentacion 100% digital, tarjetas virtuales para pagos recurrentes y eliminacion de comprobacion manual con Clara.

Problema

La burocracia para generar una tarjeta crédito con la banca empresarial El rápido crecimiento de Monific requería que tuvieran una tarjeta de crédito empresarial para pagar su transacciones recurrentes, tales como la renta del software empresarial y los gastos de viaje, sin embargo, la documentación requerida por dos de los más grandes bancos del país, significo una gran barrera que los obligo a usar su tarjeta de débito para estos pagos.

Cada viaje de trabajo significaba pérdidas de tiempo para el equipo Cada que se realizaba un viaje laboral implicaba un proceso exhaustivo de rastreo de los gastos, la comprobación y reembolso de cada uno de ellos. Esto se traducía en una pérdida de productividad no solo para finanzas sino para cada persona que viajaba. Pagos del mes: errores manuales y horas perdidas dando de alta proveedores Ted Senado, CEO de Monific se encargaba de hacer los pagos del mes debido a lo sensible de ese proceso, sin embargo, debía de destinar un día laboral completo cada quincena a dar de alta proveedores en la banca en línea. Además era un proceso sujeto a errores manuales tales como depositar una cantidad errónea y después tener que solicitar el reembolso.

Solución

Tarjetas empresariales para cada miembro del equipo Generar una nueva tarjeta ya no es un proceso que implique esperar semanas, simplemente se generán y configuran desde la plataforma web y en un par de días la persona que la necesita la tiene en sus manos. Adicionalmente, es muy fácil controlar cada tipo de gasto creando distintas tarjetas para cada propósito.

La agilidad de identificar los gastos de cada colaborador La operación se ha vuelto mucho más fácil ya que en automatico sabes quién gasto, en dónde y cuánto, adicionalmente se vincula la factura en automático. La conciliación de movimientos bancarios es un proceso simple para el área de finanzas.

“El equipo de finanzas esta ahorrando una semana de trabajo al mes gracias a la agilidad del proceso” Vianey Correa, Directora de Finanzas

Dos días al mes ahorrados gracias a Cuentas por Pagar El proceso de alta y pago a proveedores ya no implica pasar horas del día ingresando datos de forma manual, con la funcionalidad de múltiples pagos se pueden dar de alta todos los nuevos proveedores de forma simultánea, adicional que la programación de los mismos evita que se comentan errores manuales en el monto.

Resultados

Ahorro de tiempo en las distintas áreas de la empresa

1 semana al mes ahorrada para el equipo de finanzas al momento de hacer la conciliación de movimientos bancarios 2 días al mes para el CEO al momento de realizar el alta y pago a proveedores El equipo comercial ya no se tiene que preocupar por realizar comprobación de gastos de viaje

“La única responsabilidad de quienes viajan es solicitar la factura, el equipo contable automáticamente puede rastrear dónde, cuándo y de cuánto fue el gasto. Hemos eliminado por completo la comprobación de gastos”

Ted Senado CEO de Monific.

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Con Clara

• Tramitar una línea de crédito con Clara fue sencillo debido al proceso de documentación 100% digital
• Con las tarjetas virtuales de Clara sus pagos recurrentes ahora están domiciliados a una tarjeta específica para ese propósito, permitíendoles tener tranquilidad y control del presupuesto
• Con Cuentas por Pagar ahorran hasta 2 días de trabajo manual al mes, gracias a la facilidad de uso y al poder realizar hasta 100 pagos simultáneamente

Sin Clara

• A pesar de tener una cuenta con la banca tradicional, el proceso para obtener una tarjeta de crédito nunca se pudo completar
• Al no disponer de una tarjeta empresarial sus pagos en línea los debían realizar con una tarjeta de débito, poniendo en riesgo los fondos de la empresa
• Los pagos a proveedores con la banca tradicional tomaban horas debido al lento proceso de dar de alta y el no poder programarlos con anticipación