Os gastos com viagens corporativas continuam crescendo. Segundo o GBTA Business Travel Index 2026, os gastos globais devem avançar 7,2%, enquanto o volume de viagens cresce 1,3%. No Brasil, décimo maior mercado de viagens corporativas do mundo, a previsão de crescimento dos gastos é de 13,8%.
Com os gastos crescendo mais rápido do que o volume de viagens, entender quanto foi gasto é apenas parte do desafio. As empresas também precisam identificar a que viagem cada pagamento corresponde, qual área é responsável pela despesa e se as condições aprovadas foram respeitadas.
Essas respostas dependem de informações que surgem em diferentes etapas da viagem. Quando reserva, pagamento e conciliação seguem fluxos separados, relacioná-las exige mais trabalho do financeiro — justamente quando há mais gastos para acompanhar.
Agências, TMCs e plataformas de reservas corporativas, como os OBTs, ajudam empresas a organizar viagens de acordo com suas políticas. No momento da reserva, já é possível saber quem vai viajar, para onde, qual fornecedor será utilizado e quanto a viagem deve custar.
Mas esse contexto nem sempre acompanha o pagamento.
A reserva fica em um sistema, a cobrança aparece em outro e a prestação de contas segue um terceiro fluxo. Para conciliar o gasto, o financeiro precisa reunir essas informações e identificar como elas se relacionam.
Cada etapa responde a uma pergunta diferente: a reserva registra o que foi planejado; a transação mostra quanto efetivamente foi pago, quando e para quem. A conciliação relaciona os dois registros para verificar se os valores correspondem e identificar eventuais diferenças.
Quanto melhor essa conexão, menor a necessidade de reconstruir o contexto de cada cobrança depois que o gasto aconteceu. Por isso, melhorar o controle começa pela forma como o pagamento é estruturado.
O meio de pagamento pode ser configurado com regras de uso e associado aos dados necessários para identificar a despesa.
O CTA (Central Travel Account) permite concentrar gastos com aéreo, hotel e transporte terrestre. Já o VCN (Virtual Card Number), um cartão virtual de uso único, pode ser associado a uma reserva específica, com condições relacionadas ao fornecedor, ao valor e ao período de utilização.
Imagine uma hospedagem já reservada e aprovada. Um VCN pode ser criado para aquele pagamento, com valor e período de uso definidos. Quando a transação acontece, seus dados podem ser relacionados à reserva, ajudando o financeiro a identificar a viagem e conferir o gasto.
O fluxo passa a conectar:
Reserva → cartão virtual com regras de uso → pagamento → dados da transação → conciliação
Essa conexão também permite aplicar parte do controle antes da prestação de contas. Um limite de valor previsto na política de viagens, por exemplo, pode fazer parte da configuração do cartão virtual, reduzindo a dependência de uma conferência posterior.
Políticas, aprovações e acompanhamento financeiro continuam necessários. A diferença é que determinadas condições passam a fazer parte da execução do pagamento, enquanto os dados da transação ajudam na conferência e na conciliação.
Para conectar essas etapas, é preciso considerar a estrutura que cada empresa já possui.
Muitas organizações trabalham com agências, OBTs, ERPs e plataformas de despesas que já fazem parte da rotina de suas equipes. Nesses casos, a infraestrutura financeira da Clara pode se conectar a esse ecossistema para aproximar pagamentos, dados e conciliação.
Para empresas que ainda precisam estruturar a operação, a Clara também oferece cartões, pagamentos e gestão de despesas em uma plataforma financeira mais ampla.
São dois pontos de partida para a mesma necessidade: organizar o fluxo financeiro das viagens e manter as informações conectadas ao longo do processo.
Clara TravelPay atua nessa conexão, permitindo que a empresa evolua a forma como paga e acompanha seus gastos de acordo com a estrutura que já utiliza.
Quando reserva, pagamento e conciliação compartilham contexto, o financeiro tem uma base melhor para entender o que foi aprovado, o que foi pago e quais diferenças precisam de atenção.
Regras no meio de pagamento ajudam a controlar a execução. Dados associados à reserva ajudam a identificar a despesa. A conexão entre essas informações facilita a conciliação.
É assim que a infraestrutura financeira pode contribuir para uma gestão de viagens com mais controle: acompanhando o gasto desde a reserva até a conferência final.
Conheça Clara TravelPay e descubra como conectar pagamentos, dados e conciliação à gestão de viagens da sua empresa.
Fonte dos dados de mercado: 2026 GBTA Business Travel Index, publicado pela Global Business Travel Association.
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