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BrasilDe los gastos de tu empresa a información lista para contabilidad
El Módulo de Contabilidad de Clara conecta la información de gastos, las aprobaciones y la revisión contable para dejar tus transacciones listas para exportar.
Cerrar el mes no debería empezar con una búsqueda de información.
Pero cuando los datos de gastos, las aprobaciones y la revisión contable están desconectados, eso es exactamente lo que pasa.
Contabilidad persigue información faltante, corrige registros y arma los datos a mano solo para cerrar.
Por eso creamos el Módulo de Contabilidad en Clara.
Ahora puedes conectar ese trabajo durante todo el mes: tu equipo sabe qué información debe entregar, las aprobaciones siguen tus reglas y contabilidad revisa, valida y prepara las transacciones antes de exportar.
Las transacciones con tarjeta y los reembolsos se revisan en el mismo módulo.
Revisa. Clasifica. Exporta. Todo en Clara.
1. Un solo flujo del gasto a la exportación
El Módulo de Contabilidad organiza el trabajo en cuatro pasos conectados.
Requisitos claros desde el inicio
Define qué información necesita cada gasto y quién debe completarla.
Los colaboradores ven esos requisitos en Transacciones desde el momento en que registran su gasto.
Aprobaciones según tus reglas
Las aprobaciones siguen los flujos que configures y avanzan mientras se completa la información del gasto.
Así, las revisiones no se acumulan al final del mes.
Control contable antes de exportar
Contabilidad revisa los gastos, completa los campos contables, valida la información y marca las transacciones como listas para exportar.
Cuando lo hace, los campos se bloquean para evitar cambios no deseados.
Datos para el cierre
Descarga un reporte enriquecido con los campos contables y el contexto de cada gasto.
Según el plan de tu empresa, también podrás enviar esta información a tus sistemas vía API cuando esté disponible.
2. Define la información contable que necesita tu equipo
Tu operación tiene sus reglas. Tu contabilidad también.
Con el Módulo de Contabilidad defines los campos que necesitas, como cuenta contable, centro de costos o proyecto, y quién debe completarlos.
Clasificación a tu manera
Configura los campos según cómo organiza tu empresa su contabilidad.
Algunos campos los pueden completar los colaboradores al registrar el gasto; otros pueden quedar a cargo del equipo contable.
Requisitos que todo colaborador puede ver
Todos saben qué deben entregar, sin tener que preguntar ni esperar a que contabilidad los contacte.
El resultado: la información se recopila durante el mes, con menos ajustes al exportar.
3. Revisa, valida y prepara la exportación
Antes de que la información salga de Clara, contabilidad tiene el control.
Cada transacción, en su estado
En el módulo, las transacciones se organizan en tres estados:
- Requiere revisión: gastos que todavía necesitan información, validación o aprobación.
- Lista para exportar: gastos revisados y validados por contabilidad, con sus campos bloqueados.
- Exportada: gastos que ya salieron de Clara hacia tu proceso contable.
Así siempre sabes qué está pendiente y qué está listo para el cierre.
Revisión desde la tabla
Desde la tabla puedes filtrar gastos y detectar rápido qué información falta antes de exportar.
Completa, valida y marca como lista
El equipo contable completa los campos que le corresponden, valida que cada gasto tenga la información correcta y lo marca como listo para exportar.
En ese momento, los campos se bloquean. Lo que exportas es exactamente lo que revisaste.
4. Datos listos para el cierre
Al final del mes, tu información ya está organizada.
Reporte enriquecido
Descarga un reporte CSV que incluye, junto con los datos de la transacción, los campos contables configurados por tu empresa.
Esto facilita la carga o la conciliación en tu sistema contable, con menos preparación fuera de Clara.
Integración vía API
Para empresas que necesitan enviar esta información directamente a sus sistemas, la conectividad vía API estará disponible según el plan de tu empresa.
Consulta con tu Customer Success Manager (CSM) las opciones disponibles para ti.
5. Qué cambia en el cierre de mes
Menos seguimiento manual
Los requisitos son claros desde el inicio, así que contabilidad dedica menos tiempo a perseguir información.
Menos preparación fuera de Clara
Los gastos llegan clasificados y validados, listos para exportar, sin tener que armar los datos en hojas de cálculo.
Más claridad sobre lo pendiente
Con los estados Requiere revisión, Lista para exportar y Exportada, ves qué falta resolver antes del cierre.
6. Un rol claro para cada equipo
El Módulo de Contabilidad organiza el trabajo de todos los que participan en un gasto.
- Colaboradores: saben exactamente qué información entregar para cada gasto.
- Aprobadores: revisan y aprueban según los flujos que configuró tu empresa.
- Contabilidad: aplica sus controles, revisa antes de exportar y descarga lo que necesita para el cierre de mes.
7. Preguntas frecuentes
¿Para quién es el Módulo de Contabilidad?
Para empresas que quieren que la información de gastos llegue a contabilidad completa y clasificada, sin perseguir datos al cierre del mes.
Es especialmente útil para equipos de contabilidad y finanzas que gestionan transacciones con tarjeta y reembolsos.
¿Qué plan necesito?
La disponibilidad del Módulo de Contabilidad y de algunas de sus funciones, como la integración vía API, depende del plan de tu empresa.
Consulta con tu CSM qué opciones aplican a tu cuenta.
¿Cómo empiezo?
Un administrador puede configurar los campos contables, definir quién debe completarlos y ajustar los flujos de aprobación.
Si tienes dudas, revisa el tutorial o el centro de ayuda, o habla con tu CSM.
¿En qué se diferencia del CSV que ya puedo descargar?
El reporte del Módulo de Contabilidad incluye los campos contables configurados por tu empresa, como cuenta contable, centro de costos o proyecto, y refleja información que contabilidad ya revisó y validó.
No es solo una lista de transacciones: es información preparada para el cierre.
¿Qué significa "Lista para exportar"?
Significa que contabilidad revisó el gasto, completó y validó sus campos contables y lo preparó para exportar.
Una vez marcado, los campos se bloquean para evitar cambios posteriores.
¿Puedo cambiar los campos contables después de configurarlos?
Sí. Un administrador puede ajustar los campos y quién debe completarlos a medida que cambian las necesidades de tu empresa.
Recomendamos consultar con tu CSM cómo aplicar estos cambios a los gastos que ya están en curso.
¿Incluye reembolsos?
Sí. Las transacciones con tarjeta y los reembolsos se revisan en el mismo módulo.
8. Menos pendientes al cierre del mes. Todo en Clara.
Con el Módulo de Contabilidad, la información de cada gasto se recopila desde el inicio, las aprobaciones avanzan según tus reglas y contabilidad tiene el control antes de exportar.
Revisa gastos, completa los datos contables y prepara tus transacciones para exportar en un solo lugar.
La disponibilidad depende del plan de tu empresa.
Prueba el módulo hoy: abre Clara para configurar tus campos contables, revisa el tutorial o habla con tu CSM.