Dos gastos da sua empresa a informações prontas para a contabilidade

O Módulo de Contabilidade da Clara conecta as informações de gastos, as aprovações e a revisão contábil para deixar suas transações prontas para exportação.

Fechar o mês não deveria começar com uma busca por informações.

Mas quando os dados de gastos, as aprovações e a revisão contábil estão desconectados, é exatamente isso que acontece.

A contabilidade corre atrás de informações faltantes, corrige registros e monta os dados manualmente só para fechar.

Foi por isso que criamos o Módulo de Contabilidade na Clara.

Agora você pode conectar esse trabalho ao longo do mês: seu time sabe quais informações deve fornecer, as aprovações seguem as suas regras e a contabilidade revisa, valida e prepara as transações antes da exportação.

Transações com cartão e reembolsos são revisados no mesmo módulo.

Revise. Classifique. Exporte. Tudo na Clara.

1. Um único fluxo do gasto à exportação

O Módulo de Contabilidade organiza o trabalho em quatro etapas conectadas.

Requisitos claros desde o início

Defina quais informações cada gasto precisa e quem deve preenchê-las.

Os colaboradores veem esses requisitos em Transações desde o momento em que registram o gasto.

Aprovações de acordo com as suas regras

As aprovações seguem os fluxos que você configurar e avançam enquanto as informações do gasto são preenchidas.

Assim, as revisões não se acumulam no fim do mês.

Controle contábil antes da exportação

A contabilidade revisa os gastos, completa os campos contábeis, valida as informações e marca as transações como prontas para exportação.

Quando isso acontece, os campos são bloqueados para evitar alterações indesejadas.

Dados para o fechamento

Baixe um relatório enriquecido com os campos contábeis e o contexto de cada gasto.

Dependendo do plano da sua empresa, você também poderá enviar essas informações para seus sistemas via API quando disponível.

2. Defina as informações contábeis que seu time precisa

Sua operação tem as suas regras. A sua contabilidade também.

Com o Módulo de Contabilidade, você define os campos de que precisa, como conta contábil, centro de custo ou projeto, e quem deve preenchê-los.

Classificação do seu jeito

Configure os campos de acordo com a forma como sua empresa organiza a contabilidade.

Alguns campos podem ser preenchidos pelos colaboradores ao registrar o gasto; outros podem ficar com o time contábil.

Requisitos que todo colaborador consegue ver

Todos sabem o que precisam fornecer, sem precisar perguntar ou esperar a contabilidade entrar em contato.

O resultado: as informações são coletadas ao longo do mês, com menos ajustes na exportação.

3. Revise, valide e prepare a exportação

Antes de as informações saírem da Clara, a contabilidade está no controle.

Cada transação, no seu status

No módulo, as transações são organizadas em três status:

• Precisa de revisão: gastos que ainda precisam de informações, validação ou aprovação.
• Pronta para exportar: gastos revisados e validados pela contabilidade, com os campos bloqueados.
• Exportada: gastos que já saíram da Clara para o seu processo contábil.

Assim você sempre sabe o que está pendente e o que está pronto para o fechamento.

Revisão pela tabela

Na tabela, você pode filtrar gastos e identificar rapidamente quais informações faltam antes da exportação.

Complete, valide e marque como pronta

O time contábil preenche os campos atribuídos a ele, valida se cada gasto tem as informações corretas e o marca como pronto para exportar.

Nesse momento, os campos são bloqueados. O que você exporta é exatamente o que revisou.

4. Dados prontos para o fechamento

No fim do mês, suas informações já estão organizadas.

Relatório enriquecido

Baixe um relatório CSV que inclui, junto com os dados da transação, os campos contábeis configurados pela sua empresa.

Isso facilita o upload ou a conciliação no seu sistema contábil, com menos preparação fora da Clara.

Integração via API

Para empresas que precisam enviar essas informações diretamente para seus sistemas, a conectividade via API estará disponível conforme o plano da sua empresa.

Fale com o seu Customer Success Manager (CSM) sobre as opções disponíveis para você.

5. O que muda no fechamento do mês

Menos acompanhamento manual

Os requisitos são claros desde o início, então a contabilidade gasta menos tempo correndo atrás de informações.

Menos preparação fora da Clara

Os gastos chegam classificados e validados, prontos para exportar, sem precisar montar os dados em planilhas.

Mais clareza sobre o que está pendente

Com os status Precisa de revisão, Pronta para exportar e Exportada, você vê o que ainda precisa ser resolvido antes do fechamento.

6. Um papel claro para cada time

O Módulo de Contabilidade organiza o trabalho de todos os envolvidos em um gasto.

• Colaboradores: sabem exatamente quais informações fornecer para cada gasto.
• Aprovadores: revisam e aprovam de acordo com os fluxos que sua empresa configurou.
• Contabilidade: aplica seus controles, revisa antes da exportação e baixa o que precisa para o fechamento do mês.
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7. Perguntas frequentes

Para quem é o Módulo de Contabilidade?

Para empresas que querem que as informações de gastos cheguem à contabilidade completas e classificadas, sem correr atrás de dados no fechamento do mês.

É especialmente útil para times de contabilidade e finanças que gerenciam transações com cartão e reembolsos.

Qual plano eu preciso?

A disponibilidade do Módulo de Contabilidade e de algumas de suas funcionalidades, como a integração via API, depende do plano da sua empresa.

Fale com o seu CSM para saber quais opções se aplicam à sua conta.

Como começo?

Um administrador pode configurar os campos contábeis, definir quem deve preenchê-los e ajustar os fluxos de aprovação.

Se tiver dúvidas, consulte o tutorial ou a central de ajuda, ou fale com o seu CSM.

Qual é a diferença em relação ao CSV que já consigo baixar?

O relatório do Módulo de Contabilidade inclui os campos contábeis configurados pela sua empresa, como conta contábil, centro de custo ou projeto, e reflete informações que a contabilidade já revisou e validou.

Não é apenas uma lista de transações: são informações preparadas para o fechamento.

O que significa "Pronta para exportar"?

Significa que a contabilidade revisou o gasto, completou e validou seus campos contábeis e o preparou para exportação.

Depois de marcado, os campos são bloqueados para evitar alterações posteriores.

Posso alterar os campos contábeis depois de configurá-los?

Sim. Um administrador pode ajustar os campos e quem deve preenchê-los conforme as necessidades da sua empresa mudarem.

Recomendamos falar com o seu CSM sobre como aplicar essas mudanças aos gastos que já estão em andamento.

Inclui reembolsos?

Sim. Transações com cartão e reembolsos são revisados no mesmo módulo.
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8. Menos pendências no fechamento do mês. Tudo na Clara.

Com o Módulo de Contabilidade, as informações de cada gasto são coletadas desde o início, as aprovações avançam de acordo com as suas regras e a contabilidade está no controle antes da exportação.

Revise gastos, complete os dados contábeis e prepare suas transações para exportação em um só lugar.

A disponibilidade depende do plano da sua empresa.

Experimente o módulo hoje: abra a Clara para configurar seus campos contábeis, consulte o tutorial ou fale com o seu CSM.