Caso Nephos IT: economia de 4 horas diárias com integração ao ERP, cartões Mastercard com aceitação global e controle detalhado de gastos com a Clara.

Problema

Falta de aceitação e controle nos cartões corporativos. Antes de conhecer a Clara, a Nephos IT utilizava a American Express, e como resultado pôde observar vários inconvenientes quanto à aceitação dos cartões de crédito, no México e em operações internacionais, bem como no controle de gastos; “A gestão de despesas virou um assunto sério para nossa equipe de Finanças”.

Faturas sem identificação ou extraviadas. Até hoje continua sendo muito comum que as empresas tenham alguns problemas com a emissão de faturas de seus gastos, porque muitas vezes os colaboradores se esquecem de emitir alguma fatura ou de compartilhar os dados da compra. Com os cartões de crédito da Clara, isso é coisa do passado para a Nephos IT.

Falta de visibilidade sobre os gastos formiga. Por causa do registro manual dos gastos da Nephos IT dentro do ERP do Zoho Books, muitas vezes isso se tornava complicado e perde-se a visibilidade sobre a quantidade de gastos que podem ser desnecessários e dos quais a empresa pode prescindir. Poder conectar as informações financeiras dos gastos ao seu ERP foi uma das razões pelas quais a Nephos IT optou pela Clara.

Solução

A plataforma mais completa e prática para controlar os gastos empresariais. Uma boa experiência desde o início. “A plataforma da Clara é muito amigável; gostamos que, desde o processo de solicitação, tudo foi muito simples, completamente on-line e de forma eficiente”. Dentro da plataforma, também podem criar cartões físicos e virtuais com ampla aceitação, porque a Clara tem o respaldo da Mastercard.

Notificações da plataforma que ajudam a vincular faturas. Assim como a Clara avisa quando um pagamento foi recusado, também chegam notificações quando você tem gastos sem uma fatura atribuída. Dessa maneira, a empresa pode vincular cada fatura ao seu gasto até antes de chegar o momento de fazer o fechamento mensal, o que economiza tempo e esforço da equipe interna e do escritório de contabilidade.

Controle em tempo real e possibilidade de aplicar limites. Com as ferramentas da Clara conseguiram identificar gastos formiga, os analisaram e tomaram decisões, como não autorizar certos tipos de gasto ou definir limites nos cartões de crédito corporativos, que estivessem alinhados aos orçamentos anuais de cada área. Além disso, todas as informações dos cartões são enviadas para seu ERP, o Zoho Books.

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Sem Clara

• Contavam com o cartão corporativo da American Express, mas enfrentavam dificuldades com a aceitação e a gestão de despesas.
• Era complicado conseguir manter um controle mais detalhado dos gastos que a companhia fazia com os cartões de crédito de bancos tradicionais.
• Uma pessoa tinha a responsabilidade de inserir manualmente, um a um, todos os gastos da Nephos IT em seu ERP, neste caso o Zoho Books.

Com Clara

• Têm cartões de crédito físicos e virtuais que podem ser usados em todo o mundo, graças ao respaldo da Mastercard.
• Mantêm um controle detalhado e em tempo real de todos os gastos e estabelecem limites para os cartões de crédito.
• Com a integração da Clara com o Zoho Books, agora a empresa tem as informações de seus gastos automaticamente em seu ERP, economiza tempo e tem visibilidade dos seus gastos e faturas.