Caso BLT Brilliant: controle de despesas de viagem com cartões corporativos individuais e integração ao Oracle NetSuite com a Clara.

Problema

A equipe se confundia ao misturar dinheiro pessoal e despesas de viagem da empresa. Por muitas razões, o uso de dinheiro em espécie, bem como as transferências para contas pessoais dos empregados, se tornou uma questão que a BLT precisava simplificar, desde o trabalho manual de registrar cada saída de dinheiro até os reembolsos dos empregados, e há o risco de confundir o dinheiro da empresa com o pessoal, ou o caso muito comum de perder um recibo e, com isso, a capacidade de deduzir impostos. A BLT estava buscando uma solução. Perda de tempo em processos manuais. Antes de usar a Clara, já contavam com o serviço da Oracle Netsuite, mas ainda assim tinham que registrar manualmente cada gasto em dinheiro, saída de caixa, transferência e reembolso por empregado. E, além desse trabalho, destinavam ainda mais tempo para conferir as faturas e os impostos. Buscavam uma opção com atendimento sem horário fixo. Provaram muitos cartões e opções para tentar controlar o gasto, mas não encontraram nada que funcionasse nem se adaptasse às suas necessidades. Queriam um serviço que os apoiasse a qualquer hora, incluindo os fins de semana. Dificuldade para fazer chegar dinheiro a mais de 200 empregados em todo o país. Mais de 80% de seu quadro é composto por profissionais operacionais, que em muitas ocasiões deviam pagar insumos para os projetos com dinheiro próprio devido à dificuldade de receber transferências de dinheiro estando em zonas remotas do país, em qualquer horário. A outra opção era realizar a solicitação à Tesouraria para fazer a transferência, e isso muitas vezes afetava os prazos de atendimento.

Solução

O pessoal tem seu cartão de crédito corporativo com vinculação de faturas. “O cartão de crédito corporativo nos dá o poder de manter o negócio ativo e o dinheiro fluindo sem interrupções para qualquer lugar do país onde os empregados viajam. Dessa forma, todas as necessidades ou urgências nós resolvemos pagando com a Clara”. Um registro mais preciso dos gastos e uma integração com a Oracle Netsuite. Na Clara encontraram uma plataforma que soluciona seus problemas de despesas de viagem, reembolsos, comprovação de gastos, perda de recibos, emissão de faturas e registro manual de cada operação em seu serviço de ERP. Hoje tudo isso eles fazem com a Clara de maneira simples e, graças à integração com a Netsuite, as informações se atualizam e se categorizam de forma automática. Um serviço disponível nos 7 dias da semana. A BLT encontrou na Clara toda a ajuda e o suporte que estavam buscando. A qualquer hora, inclusive nos fins de semana, sempre encontraram na equipe de Customer Happiness a abertura para encontrar as melhores soluções da maneira mais ágil e eficiente.

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Sem Clara

• As despesas de viagem eram pagas em dinheiro ou por transferência para a conta de cada empregado, gerando confusões entre dinheiro pessoal e dinheiro da empresa.
• Tinham um processo manual de lançar as operações de cada empregado no sistema da Oracle Netsuite.
• Era muito complicado poder controlar o gasto e ao mesmo tempo dar ferramentas ao pessoal para cobrir as necessidades e urgências que sua operação demanda.

Com Clara

• Hoje cada pessoa da equipe tem seu cartão de crédito corporativo com um limite de gastos personalizado para fazer os pagamentos que sejam necessários durante o projeto.
• Têm economia em horas de trabalho manual graças à integração da Clara com a Oracle Netsuite; diariamente os gastos são atualizados de forma automática, separados por linha de negócio
• Hoje é muito simples: os empregados têm o cartão corporativo de maior aceitação, e a empresa pode monitorar os gastos, aumentar o limite ou bloquear cartões pela plataforma ou pelo app.