Colombia
Brasil¿Qué son los viáticos y cómo se calculan en México?
Cada vez que alguien de tu equipo sale a visitar a un cliente, a cerrar una venta en otra ciudad o a supervisar una obra, la empresa entrega dinero para...
Cada vez que alguien de tu equipo sale a visitar a un cliente, a cerrar una venta en otra ciudad o a supervisar una obra, la empresa entrega dinero para cubrir hotel, comidas y traslados. Esos recursos son los viáticos, y aunque parecen un tema administrativo menor, mal gestionados se convierten en gastos no deducibles, colaboradores persiguiendo reembolsos y cierres de mes que no cuadran.
En esta guía te explicamos qué son los viáticos, qué gastos cubren, en qué se diferencian de los reembolsos, qué reglas fija la ley del ISR para deducirlos y cómo calcular viáticos con un ejemplo práctico en pesos. Al final verás cómo controlarlos con tarjetas corporativas para que cada peso quede comprobado.
¿Qué son los viáticos?
Los viáticos son los recursos que una empresa entrega a sus colaboradores (o a personas que le prestan servicios profesionales) para cubrir los gastos necesarios al viajar por motivos de trabajo: hospedaje, alimentación, transporte y otros gastos directamente relacionados con el viaje.
Tres características los definen:
- Se destinan al servicio de la empresa, no son parte del salario ni una prestación.
- Deben comprobarse con comprobantes fiscales (CFDI) a nombre de la empresa.
- Lo que no se gasta se devuelve. Si el colaborador recibe un anticipo y le sobra dinero, debe reintegrarlo.
Qué gastos cubren los viáticos
Una política de viáticos típica en México contempla:
- Hospedaje: hotel o alojamiento durante el viaje.
- Alimentación: desayuno, comida y cena del colaborador que viaja.
- Transporte: vuelos, autobuses, taxis, apps de movilidad y traslados al aeropuerto.
- Renta de automóvil y, en su caso, kilometraje.
- Casetas y combustible cuando el viaje es por carretera.
Quedan fuera los gastos personales (entretenimiento, compras propias, bebidas alcohólicas si tu política las excluye) y cualquier gasto que no tenga relación con el objetivo del viaje.
Viáticos vs. reembolsos: no son lo mismo
Muchas empresas usan las dos palabras como sinónimos, pero operan distinto:
| Criterio | Viáticos | Reembolso de gastos |
|---|---|---|
| Momento del pago | La empresa entrega el recurso antes o durante el viaje (anticipo o tarjeta corporativa). | El colaborador paga con su dinero y la empresa le devuelve después. |
| Quién financia el gasto | La empresa. | El colaborador, de forma temporal. |
| Uso típico | Viajes de trabajo fuera de la ciudad. | Gastos imprevistos o esporádicos de cualquier tipo. |
| Comprobación | CFDI de cada gasto y reintegro de lo no erogado. | CFDI a nombre de la empresa para que proceda el reembolso. |
| Riesgo principal | Anticipos sin comprobar o sin devolver. | Colaboradores financiando a la empresa y reembolsos atrasados. |
Si quieres profundizar, revisa nuestra guía completa sobre el reembolso de gastos y la comparación entre tarjetas corporativas y reembolsos.
Reglas del SAT para deducir viáticos
Los viáticos son deducibles para la empresa si cumplen los requisitos de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR). Según el texto vigente de la LISR, estos son los puntos principales:
1. Solo fuera de una faja de 50 kilómetros
El artículo 28, fracción V, de la LISR establece que los viáticos o gastos de viaje no son deducibles cuando se aplican dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente. Además, deben destinarse al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje de la persona beneficiaria, y esa persona debe tener relación de trabajo con la empresa o estar prestándole servicios profesionales.
2. Topes diarios por tipo de gasto
| Concepto | Tope deducible según la LISR | Condición |
|---|---|---|
| Alimentación en México | Hasta $750.00 diarios por beneficiario | Acompañar el comprobante de hospedaje o transporte. |
| Alimentación en el extranjero | Hasta $1,500.00 diarios por beneficiario | Acompañar el comprobante de hospedaje o transporte. |
| Renta de automóvil | Hasta $850.00 diarios | En México o en el extranjero, acompañando el comprobante de hospedaje o transporte. |
| Hospedaje en el extranjero | Hasta $3,850.00 diarios | Acompañar el comprobante de transporte. |
| Hospedaje en México | Sin tope diario en la ley | Debe ser estrictamente indispensable y estar amparado con CFDI. |
Esos topes se comparan con el importe del gasto, sin sumar el IVA, porque el artículo 28, fracción XV, de la LISR trata el IVA trasladado como un pago distinto del gasto. Solo puedes acreditar el IVA en la proporción en que el gasto sea deducible, conforme al artículo 5, fracción I, de la Ley del IVA, y el IVA del excedente no deducible tampoco es deducible.
Un detalle que suele pasarse por alto: cuando a la comprobación de alimentos solo se acompaña la del transporte (sin hospedaje), la deducción de alimentos procede únicamente si el pago se hace con tarjeta de crédito de la persona que realiza el viaje.
3. Forma de pago y CFDI
- El artículo 27, fracción III, de la LISR exige que los pagos mayores a $2,000.00 se hagan por medios electrónicos (transferencia, tarjeta de crédito, débito o servicios, o monedero electrónico autorizado), no en efectivo. El combustible debe pagarse siempre por medios electrónicos, sin importar el monto.
- Cada gasto debe estar amparado con un CFDI emitido al RFC de la empresa, con el uso de CFDI y el régimen fiscal correctos. Si quieres repasar los requisitos, consulta qué es el CFDI.
4. Lo que aplica al colaborador
Para quien viaja, el artículo 93, fracción XVII, de la LISR considera exentos los viáticos cuando se erogan efectivamente en servicio del patrón y se comprueban con los comprobantes fiscales correspondientes. El artículo 152 del Reglamento de la LISR permite que el colaborador no compruebe con CFDI hasta el 20% del total de viáticos de cada viaje cuando no existan servicios para emitir los comprobantes, sin exceder $15,000.00 en el ejercicio, siempre que el resto se haya pagado con tarjeta de crédito, débito o de servicio del patrón. Lo no gastado debe reintegrarse. Ojo: ese 20% sin CFDI protege al colaborador, pero para la empresa un gasto sin CFDI sigue sin ser deducible.
Los viáticos también deben reportarse en el CFDI de nómina del colaborador, conforme a la guía de llenado que publica el SAT. Como estas reglas se actualizan, confirma siempre los montos y requisitos vigentes con tu contador.
Cómo calcular viáticos: ejemplo práctico
Calcular viáticos tiene dos momentos: el presupuesto antes del viaje (para definir el anticipo o el límite de la tarjeta) y la comprobación después (para saber qué es deducible).
Paso 1: presupuesto del viaje
Supón que dos colaboradores viajan de la Ciudad de México a Monterrey durante 3 días y 2 noches para visitar a un cliente. La fórmula base es:
Viáticos = (días × tarifa diaria de alimentos × personas) + (noches × tarifa de hotel × habitaciones) + transporte + colchón para imprevistos
| Concepto | Cálculo | Monto |
|---|---|---|
| Alimentación | 3 días × $750.00 × 2 personas | $4,500.00 |
| Hospedaje | 2 noches × $2,200.00 × 2 habitaciones | $8,800.00 |
| Vuelos redondos | 2 × $4,800.00 | $9,600.00 |
| Transporte local | 2 × $900.00 | $1,800.00 |
| Subtotal | $24,700.00 | |
| Imprevistos (10%) | $24,700.00 × 10% | $2,470.00 |
| Presupuesto total | $27,170.00 |
Puedes hacer este cálculo en minutos con la calculadora de viáticos de Clara, que te ayuda a estimar el monto por destino, días y personas.
Paso 2: comprobación y parte deducible
Al regresar, cada colaborador comprueba lo que gastó. En alimentos, uno de ellos gastó $650.00 el día 1, $820.00 el día 2 y $700.00 el día 3; el otro tuvo exactamente los mismos consumos. El resto del gasto se mantuvo según lo presupuestado.
| Concepto (2 personas) | Gastado | Deducible | No deducible |
|---|---|---|---|
| Alimentación | $4,340.00 | $4,200.00 | $140.00 |
| Hospedaje | $8,800.00 | $8,800.00 | $0.00 |
| Vuelos | $9,600.00 | $9,600.00 | $0.00 |
| Transporte local | $1,800.00 | $1,800.00 | $0.00 |
| Total | $24,540.00 | $24,400.00 | $140.00 |
¿De dónde salen los $140.00 no deducibles? El día 2 cada colaborador gastó $820.00 en alimentos, $70.00 por encima del tope diario de $750.00. Multiplicado por dos personas, son $140.00 que la empresa puede pagar, pero no deducir. Si se entregó un anticipo de $27,170.00, el equipo debe reintegrar $2,630.00 ($27,170.00 − $24,540.00).
El tope de $750.00 se compara con el importe de los alimentos antes de IVA. En este ejemplo no se separó el IVA, así que el excedente de $140.00 es solo una ilustración: con el CFDI en mano, aplica el tope al importe antes de IVA y acredita únicamente el IVA de la parte deducible. Tu contador definirá cómo aplicar los topes en tu caso. Lo importante es que todos los gastos tengan CFDI a nombre de la empresa, se hayan pagado por medios electrónicos y se realizaran a más de 50 km del establecimiento.
Cómo crear una política de viáticos en 6 pasos
- Define quién puede viajar y quién autoriza cada viaje según el monto o el área.
- Fija tarifas diarias por concepto y destino, alineadas con los topes de la LISR para no pagar gastos que no podrás deducir.
- Elige el medio de pago: anticipo, reembolso o tarjeta corporativa. Pagar con tarjeta reduce el efectivo y facilita la trazabilidad.
- Establece plazos de comprobación, por ejemplo, cinco días hábiles después del regreso, y el procedimiento para reintegrar sobrantes.
- Lista los gastos no permitidos y qué pasa si alguien los realiza.
- Pide CFDI con los datos correctos: RFC, razón social, código postal, régimen fiscal y uso de CFDI de la empresa.
Si no quieres empezar desde cero, usa el generador de políticas de reembolso de Clara y adáptalo a tus viajes de trabajo.
Cómo controlar viáticos con Clara
El mayor problema de los viáticos no es calcularlos, sino controlarlos: anticipos en efectivo que nadie comprueba, tickets perdidos y semanas persiguiendo facturas. Con Clara puedes cambiar ese proceso:
- Tarjetas físicas y virtuales con límites por viaje: emites una tarjeta virtual al instante para cada viaje, con el monto presupuestado y reglas por categoría de comercio. Si el viaje termina, la apagas.
- Visibilidad en tiempo real: cada compra aparece en la plataforma de gestión de gastos en cuanto ocurre.
- Comprobación desde la app: el colaborador sube la foto del ticket o la factura en el momento y Smart Match vincula cada CFDI con su transacción, para que tu equipo concilie con menos trabajo manual.
- Viajes corporativos completos con TravelPay: conecta reservas, pagos y conciliación de vuelos y hoteles con las agencias y herramientas que ya usas.
Si tu equipo viaja por carretera o necesita tarjetas físicas en campo, revisa cómo hacer el control de viáticos con tarjetas físicas.
Preguntas frecuentes
¿Qué son los viáticos en una empresa?
Los viáticos son los recursos que una empresa entrega a sus colaboradores para cubrir hospedaje, alimentación y transporte cuando viajan por trabajo. No forman parte del salario, deben comprobarse con CFDI a nombre de la empresa y lo no gastado se reintegra. Estima el monto con la calculadora de viáticos de Clara.
¿Cuánto se puede deducir de viáticos de alimentos?
La LISR permite deducir alimentos de viáticos hasta $750.00 diarios por beneficiario en México y $1,500.00 en el extranjero, acompañando el comprobante de hospedaje o transporte. Lo que exceda puede pagarse, pero no es deducible. Calcula tus montos con la calculadora de viáticos y confírmalos con tu contador.
¿Los viáticos son deducibles dentro de la misma ciudad?
No, los viáticos aplicados dentro de una faja de 50 kilómetros alrededor del establecimiento de la empresa no son deducibles como gastos de viaje, según el artículo 28 de la LISR. Los gastos locales siguen sus propias reglas de deducibilidad, más restrictivas en el caso de consumos en restaurantes, así que confírmalas con tu contador. Revisa cómo organizarlos en nuestra guía de reembolso de gastos.
¿Qué pasa si un colaborador no comprueba sus viáticos?
Si un colaborador no comprueba sus viáticos, la empresa no puede deducir esos gastos y el monto no comprobado puede considerarse ingreso gravado para él. El reglamento permite no comprobar con CFDI hasta 20% con ciertos requisitos. Una plataforma de gestión de gastos ayuda a pedir la comprobación desde el primer día.
¿Es mejor dar anticipos o tarjetas corporativas para viáticos?
Las tarjetas corporativas suelen funcionar mejor que los anticipos en efectivo, porque cada pago queda registrado por medios electrónicos y con límites definidos. Además, evitas reintegros y efectivo sin comprobar. Compara ambos esquemas en tarjetas corporativas vs. reembolsos.
¿Cómo se calculan los viáticos de un viaje?
Los viáticos de un viaje se calculan multiplicando días por tarifa diaria de alimentos y personas, sumando noches de hotel, transporte y un colchón para imprevistos de alrededor de 10%. Después comparas lo gastado contra los topes deducibles. La calculadora de viáticos de Clara hace la estimación por ti.
Viáticos bajo control, deducciones protegidas
Los viáticos son una inversión necesaria para vender, atender clientes y operar en otras ciudades. Con una política clara, tarifas alineadas a los topes de la LISR y un medio de pago trazable, dejan de ser un dolor de cabeza en el cierre. Conoce cómo la tarjeta de crédito empresarial de Clara y TravelPay te ayudan a controlar cada peso que tu equipo gasta en la carretera o en el aire.
Este artículo tiene fines informativos y no sustituye la asesoría de un contador o asesor fiscal. Los montos citados corresponden al texto vigente de la LISR y su Reglamento al momento de publicar; confirma siempre la versión vigente con tu contador.