Caso Runa: tarjetas corporativas en menos de 24 horas, eliminación de reembolsos y papeleo manual en la gestión de gastos con Clara.

Problema

Muy poca flexibilidad por parte de la banca tradicional. Runa intentó con un banco de mucho renombre, pero se encontró con procesos anticuados y muchas condiciones, como el tener que meter dinero en una cuenta del mismo banco para poder respaldar la tarjeta de crédito corporativa, ya que solo les ofreció una tarjeta. Además de un proceso extremadamente lento: tardaron de 2 a 3 meses para una sola tarjeta. Poca visibilidad sobre quién de la compañía gasta, y en qué gasta. Cuando usaban como método de control de gastos un proceso de reembolso o legalización de gastos en efectivo, la compañía tenía muy poco control y visibilidad para ubicar gastos no aplicables, gastos hormiga, además de muchos casos de recibos o facturas extraviadas. Procesos anticuados y mucho tiempo de trabajo manual. Antes de conocer Clara, los empleados recibían sobres con dinero en efectivo para cubrir los gastos de la empresa o para un viaje de negocios. Esto le sumaba mucho trabajo al equipo de finanzas, que tenía que registrar manualmente todas las operaciones de este tipo que realizaba cada empleado. Mucho tiempo en procesos que se podían automatizar.

Solución

Un servicio muy eficiente y que se adapta a las necesidades. “Recuerdo que cuando llegó Clara era súper fácil. En menos de 24 horas yo podía tener mi tarjeta y también la de los empleados. Eso nos permite seguir operando de inmediato y con total normalidad.” Accesos para administrar las tarjetas y controlar los gastos. La plataforma les ayuda mucho a llevar un mayor control de cada tarjeta, por ejemplo, cuando una persona sale de la compañía es muy sencillo dar de baja su tarjeta, y cuando una nueva persona llega al equipo, se le puede asignar su tarjeta de crédito corporativa. Una plataforma completa y fácil de usar. Clara les ha ayudado a eliminar procesos obsoletos, que Clara resuelve de manera automática. Ahora es más sencillo darle a cada empleado su tarjeta y configurar las condiciones en las que puede usarla. Así la compañía tiene un mayor control, y el empleado no tiene que cargar efectivo, guardar recibos, imprimir facturas ni legalizar gastos.

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Con Clara

• Le dieron una tarjeta de crédito a los colaboradores. Así se olvidaron de los recibos, los procesos manuales y la burocracia.
• En lugar de tanto papeleo, hoy todo lo controlan a través de la plataforma, donde tienen total visibilidad gracias a los tableros.
• Clara tardó menos de 24 horas en hacer lo que un banco tardó 3 meses. Al siguiente día empezaron a usar Clara para cubrir los gastos de la empresa.

Sin Clara

• Usaban reembolsos para viajes de negocios y gastos empresariales. Más trabajo para los empleados y para el equipo de finanzas.
• Para gastos relacionados con el trabajo daban sobres con el efectivo necesario; este tipo de proceso generaba más papeleo y mucho trabajo manual.
• Pasaron por varios procesos y también probaron con uno de los bancos más importantes del país, lo que fue un desastre, empezando por los tiempos de respuesta.