Caso Monific: proceso de documentación 100% digital, tarjetas virtuales para pagos recurrentes y eliminación del registro manual de gastos con Clara.

Problema

La burocracia para generar una tarjeta de crédito con la banca empresarial. El rápido crecimiento de Monific requería que tuvieran una tarjeta de crédito empresarial para pagar sus transacciones recurrentes, como el pago del software empresarial y los gastos de viaje; sin embargo, la documentación requerida por dos de los más grandes bancos del país significó una gran barrera que los obligó a usar su tarjeta de débito para estos pagos.

Cada viaje de trabajo significaba pérdidas de tiempo para el equipo. Cada viaje implicaba un proceso exhaustivo de rastreo de los gastos, su legalización y el reembolso de cada uno de ellos. Esto se traducía en una pérdida de productividad no solo para finanzas, sino también para cada persona que viajaba. Pagos del mes: errores manuales y horas perdidas registrando proveedores. Ted Senado, CEO de Monific, se encargaba de hacer los pagos del mes debido a lo sensible de ese proceso; sin embargo, debía destinar un día laboral completo cada quincena a registrar proveedores en la banca en línea. Además era un proceso sujeto a errores manuales, tales como depositar una cantidad errónea y después tener que solicitar el reembolso.

Solución

Tarjetas empresariales para cada miembro del equipo. Generar una nueva tarjeta ya no es un proceso que implique esperar semanas: se generan y configuran desde la plataforma web y en un par de días la persona que la necesita la tiene en sus manos. Adicionalmente, es muy fácil controlar cada tipo de gasto creando distintas tarjetas para cada propósito.

La agilidad de identificar los gastos de cada colaborador. La operación se ha vuelto mucho más fácil, ya que automáticamente sabes quién gastó, dónde y cuánto; además, la factura se vincula de forma automática. La conciliación de movimientos bancarios es un proceso simple para el área de finanzas.

“El equipo de finanzas está ahorrando una semana de trabajo al mes gracias a la agilidad del proceso” Vianey Correa, Directora de Finanzas

Dos días al mes ahorrados gracias a Clara Pagos. El proceso de registro y pago a proveedores ya no implica pasar horas del día ingresando datos de forma manual; con la funcionalidad de múltiples pagos se pueden registrar todos los nuevos proveedores de forma simultánea, además de que la programación de los pagos evita errores manuales en el monto.

Resultados

Ahorro de tiempo en las distintas áreas de la empresa

1 semana al mes ahorrada para el equipo de finanzas al momento de hacer la conciliación de movimientos bancarios 2 días al mes para el CEO al momento de realizar el registro y pago a proveedores. El equipo comercial ya no se tiene que preocupar por realizar la legalización de gastos de viaje

“La única responsabilidad de quienes viajan es solicitar la factura, el equipo contable automáticamente puede rastrear dónde, cuándo y de cuánto fue el gasto. Hemos eliminado por completo la legalización de gastos.”

Ted Senado CEO de Monific.

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Con Clara

• Tramitar una línea de crédito con Clara fue sencillo debido al proceso de documentación 100% digital
• Con las tarjetas virtuales de Clara, sus pagos recurrentes ahora se cargan a una tarjeta específica para ese propósito, permitiéndoles tener tranquilidad y control del presupuesto
• Con Clara Pagos ahorran hasta 2 días de trabajo manual al mes, gracias a la facilidad de uso y a poder realizar hasta 100 pagos simultáneamente

Sin Clara

• A pesar de tener una cuenta con la banca tradicional, el proceso para obtener una tarjeta de crédito nunca se pudo completar
• Al no disponer de una tarjeta empresarial, sus pagos en línea los debían realizar con una tarjeta de débito, poniendo en riesgo los fondos de la empresa
• Los pagos a proveedores con la banca tradicional tomaban horas debido al lento proceso de registro y a no poder programarlos con anticipación