Caso BLT Brilliant: control de viáticos con tarjetas corporativas individuales e integración a Oracle NetSuite con Clara.

Problema

El equipo se confundía al mezclar dinero personal y viáticos de la empresa. Por muchas razones, el uso de efectivo, así como las transferencias a cuentas personales de los empleados, se volvió un tema que debían simplificar en BLT: desde el trabajo manual de registrar cada salida de efectivo hasta los reembolsos de los empleados, con el riesgo de confundir el dinero de la empresa y el personal, o el caso muy común de perder un comprobante y con ello la capacidad de deducir impuestos. BLT estaba buscando una solución. Pérdida de tiempo en procesos manuales. Antes de usar Clara ya contaban con el servicio de Oracle NetSuite, pero aun así tenían que registrar manualmente cada gasto en efectivo, salida de caja, transferencia y reembolso por empleado. Y aparte de ese trabajo, debían destinar todavía más tiempo para corroborar el tema de facturas e impuestos. Buscaban una opción sin horario de atención. Probaron muchas tarjetas y opciones para intentar controlar el gasto, pero no encontraron nada que les funcionara ni se adaptara a sus necesidades. Querían un servicio que los apoyara a cualquier hora, incluyendo los fines de semana. Dificultad para hacer llegar dinero a más de 200 empleados a lo largo del país. Más del 80% de su plantilla está compuesta por operativos, quienes en muchas ocasiones debían pagar insumos para los proyectos con dinero propio debido a la dificultad de recibir transferencias de efectivo estando en zonas remotas del país, en cualquier horario. La otra opción era realizar la solicitud a Tesorería para hacer la transferencia y eso muchas veces repercutía en los tiempos de atención.

Solución

El personal tiene su tarjeta de crédito corporativa con vinculación de facturas. “La tarjeta de crédito corporativa nos da el poder para hacer que el negocio siga activo y que el dinero fluya sin interrupciones y hacia cualquier lugar del país donde viajan los empleados. De esa manera todas las necesidades o urgencias las solucionamos pagando con Clara.” Un registro más preciso de los gastos y una integración a Oracle NetSuite. En Clara encontraron una plataforma que soluciona sus problemas de viáticos, reembolsos, legalización de gastos, pérdida de comprobantes, emisión de facturas y registro manual de cada operación en su ERP. Hoy todo eso lo hacen con Clara de manera simple y, gracias a la integración con NetSuite, la información se actualiza y se categoriza de manera automática. Un servicio que responde los 7 días de la semana. BLT encontró en Clara toda la ayuda y soporte que estaban buscando. Sin importar la hora o si es fin de semana, siempre han encontrado en el equipo de Customer Happiness la disposición para encontrar las mejores soluciones de la manera más ágil y eficiente.

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Con Clara

• Hoy cada persona del equipo tiene su tarjeta de crédito corporativa con un límite de gastos personalizado para hacer los pagos que sean necesarios durante el proyecto.
• Tienen ahorro en horas de trabajo manual gracias a la integración de Clara y Oracle NetSuite; a diario se actualizan los gastos de forma automática separados por línea de negocio
• Hoy es muy simple: los empleados tienen la tarjeta corporativa de mayor aceptación, y la empresa puede monitorear los gastos, incrementar el límite o bloquear tarjetas desde la plataforma, o desde la app.

Sin Clara

• Los viáticos se pagaban en efectivo o por transferencia a la cuenta de cada empleado, generando confusiones con dinero personal y dinero de la empresa.
• Tenían un proceso manual de subir las operaciones de cada empleado al sistema de Oracle NetSuite.
• Era muy complicado poder controlar el gasto y al mismo tiempo dar herramientas al personal para cubrir las necesidades y urgencias que demanda su operación.