Toda empresa tiene una política de gastos. Pocas tienen forma de revisar el gasto con tarjeta contra ella sin leer las transacciones una por una. El Agente de Políticas hace esa parte: convierte tu política en reglas, revisa cada nueva transacción con tarjeta y muestra cuáles pueden necesitar atención, con el motivo.
La mayoría de las políticas de gastos se escriben una vez, se comparten una vez y se olvidan. La revisión llega después, a mano, cuando alguien de finanzas encuentra tiempo. Para entonces el gasto tiene semanas y quien lo hizo ya va en el siguiente viaje.
Sube tu política en PDF o DOCX, o deja que Clara genere una primera versión para que tu equipo la edite y la apruebe. Clara extrae las reglas, tú las revisas y activas. Desde ahí, cada nueva transacción con tarjeta recibe uno de tres estados, con la regla y el motivo:
Puede detectar una comida por encima del límite, una tarifa de hotel superior al máximo, una categoría de compra que tu política no permite o un gasto registrado en la categoría equivocada.
Los administradores pueden configurarlo. El Agente de Políticas revisa las transacciones hechas después de activarlo; no es retroactivo.
Requisitos debe estar activo para que el Agente de Políticas funcione. Es el primer paso de la configuración.
El Agente de Políticas señala; nunca aprueba ni rechaza. Administradores y contadores pueden cambiar cualquier estado, y cada cambio queda registrado en Actividad. ¿Muchas alertas al principio? Casi siempre apunta a una redacción poco clara en la política. Ajusta el documento, súbelo de nuevo y revisa las nuevas reglas.
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