Precisando de ajuda com a gestão de despesas de viagens corporativas? A Clara pode te ajudar!

Gerenciar despesas corporativas corretamente é um passo fundamental para melhorar o desempenho e a saúde financeira de uma empresa. Essas despesas são provenientes de diversas ações, demandas e tarefas empresariais realizadas diariamente. Entretanto, é necessário destacar que uma das atividades que mais gera despesas para uma organização são as viagens corporativas.  Isso porque elas envolvem custos mais robustos, como passagens aéreas, transporte terrestre e os custos referentes à acomodação dos colaboradores em um hotel, por exemplo.  Além disso, por se tratar de gastos mais complexos, é possível que o setor financeiro da sua empresa se complique ao efetuar a gestão de despesas, com erros durante o processo de reembolso e/ou adiantamento de recursos.

A importância da gestão para viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas é extremamente relevante, tanto para a empresa quanto para o colaborador que viaja a trabalho.  Antes de tudo, é importante entender a problemática que envolve essas viagens corporativas. Afinal de contas, grande parte das empresas ainda não compreende como uma gestão pode trazer prejuízos ou benefícios.

Empresas de porte maior podem contar com uma área específica ou um profissional focado em gerir o processo de viagens corporativas. Por outro lado, outras utilizam a área de compras ou apoio da secretaria dos departamentos.

De qualquer jeito, todas estão suscetíveis a erros se não possuem uma gestão centralizada. Muitas corporações ainda não utilizam nenhum tipo de ferramenta ou sistema para auxílio na gestão de viagens. Muito menos contratam uma empresa especializada nesse gerenciamento. 

Pois bem, o que essas empresas não sabem é que esse tipo de gestão, quando feita de maneira adequada, é capaz de reduzir os custos de forma significativa. Imagine se acontece a seguinte situação: ao se deparar com uma viagem a negócios, o colaborador tem um imprevisto de deslocamento, mas não consegue utilizar seu cartão de crédito pessoal para arcar com a locomoção e/ou alimentação, além de não contar com um valor em espécie para ajudar nesse custo.

Contar com apoio de uma solução de gastos, como cartão de crédito corporativo, pode ajudar nessas situações. Por outro lado, para a empresa, há uma facilidade no controle e monitoramento dos gastos, sendo possível acompanhar as despesas e gerar um relatório de gastos on-line.

Por que gerir as viagens corporativas da sua empresa?

Fazer a gestão de viagens corporativas garante muitos benefícios para o seu negócio, como:

• Redução de custo: com toda certeza um dos principais pontos de uma gestão adequada é a redução de custos. Isso significa que a adoção de um processo de gerenciamento pode reduzir bastante todas as despesas de uma viagem corporativa, proporcionando uma perspectiva bem maior de como a viagem pode ser feita;

• Agilidade e otimização de processos: com as ferramentas corretas, você vai conseguir otimizar todo o processo de uma viagem, podendo focar na economia de tempo e de custo. Uma boa gestão vai ajudar a organizar todas as informações relevantes, facilitando o acesso aos gastos de todas as pessoas envolvidas;

• Resolução dos processos burocráticos: todas as burocracias que envolvem reembolso de gastos dos colaboradores podem causar transtornos e muitos problemas, prejudicando o desempenho da empresa. A gestão constrói competências e habilidades para que o profissional entre em ação e resolva problemas de modo bem rápido, pois ele vai poder organizar e reduzir os inconvenientes por meio da adoção de aplicativos e técnicas disponíveis no mercado.

Com a Clara, a gestão de viagens corporativas é descomplicada

Os cartões de crédito corporativos e o nosso software de controle de gastos empresariais da Clara são pensados para auxiliar no gerenciamento de custos referentes a viagens corporativas. 

Com eles, seus colaboradores não precisam se preocupar em guardar notas fiscais e fazer o relatório de despesas, além de garantirem maior autonomia para desempenhar as tarefas empresariais, o que certamente influencia na produtividade de todo o time. Vamos entender melhor sobre o funcionamento e as vantagens dos serviços disponibilizados pela Clara: Os cartões de crédito corporativos da Clara são perfeitos para que você e os seus funcionários viajem a trabalho com extrema tranquilidade e segurança.

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Eles podem ser utilizados para o pagamento de toda e qualquer despesa relacionada à viagens corporativas, como passagens, hospedagem, alimentação e deslocamento terrestre. 

Inclusive, pode ser que o mesmo funcionário conte com dois cartões diferentes, um para despesas mais simples, e outro para as viagens corporativas, com limites diferentes e específicos para cada uma das atividades. Outras vantagens dos nossos cartões corporativos são:

• Atendimento online, exclusivo e personalizado;

• Cartões aceitos no Brasil e no exterior;

• Cartão Business Black feito de metal.

Também é importante destacar que, como citado anteriormente, essa ferramenta traz mais autonomia para todo o seu time trabalhar. Ele se diferencia de procedimentos como o adiantamento de recursos e o reembolso corporativo, onde o colaborador fica totalmente dependente do financeiro da empresa. Com os cartões de crédito empresariais da Clara, é possível arcar com todos os custos necessários em uma viagem a trabalho, sem que o funcionário se preocupe se vai gastar o dinheiro pessoal ou se terá capital suficiente em mãos para pagar determinada dívida.

Basicamente, os cartões Clara trazem liberdade e diversas possibilidades para a sua agência! Ficou curioso? Clique aqui, saiba mais sobre os nossos serviços e como implementá-los em sua empresa. Plataforma de gestão de despesas provenientes de viagens corporativas

A plataforma de gestão de despesas empresariais se integra aos cartões Clara. Ela consiste em uma Plataforma SaaS de gestão financeira. Além disso, trata-se de um aplicativo disponibilizado em nuvem, ou seja, que não precisa de download para ser utilizado, e que facilita a gestão de todas as viagens corporativas do seu negócio.

Basicamente, todas as informações coletadas a partir de uma compra realizada com os cartões corporativos são computadas no aplicativo. Desse modo, sempre que um funcionário utilizar o cartão Clara em uma viagem corporativa, os dados referentes à transação ficarão armazenados.

Essa centralização possibilita que você e o setor financeiro da sua organização tenham uma visão ampla de todos os gastos provenientes de viagens empresariais, o que facilita a identificação de erros processuais ou fraudes. Outro ponto importante é a acessibilidade do aplicativo.

É possível acessar a Plataforma SaaS da Clara quando desejar e em qualquer lugar do mundo. Para isso, basta que você tenha um dispositivo inteligente conectado à internet, como um celular ou notebook, não havendo a necessidade de qualquer processo burocrático, como um download, por exemplo. 

Nesse contexto, também podemos salientar a enorme facilidade com os upgrades, que deixam de ser uma preocupação para o seu departamento de TI, pois o próprio provedor do serviço cuida das atualizações, possibilitando que você tenha sempre a versão mais recente e atualizada da plataforma em suas mãos. 

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Por fim, devemos destacar a facilidade de utilização do serviço, uma vez que sua interface é bastante simples e pode ser personalizada sem maiores complicações, de acordo com as necessidades do seu negócio.

Desse modo, você pode aumentar ou diminuir o limite de crédito dos seus funcionários de onde estiver, sempre que precisar e com extrema facilidade.

Todas essas questões facilitam a organização das suas finanças corporativas, o que influencia diretamente no compliance do seu negócio. 

Ao contratar um cartão de crédito empresarial, seja o Clara Virtual, Clara Business ou Clara Business Black, você garante maior controle e flexibilidade para toda a sua equipe com limites personalizados. Além disso, todas as suas informações estão em uma única fonte de inteligência de dados, que permite ter maior controle dos movimentos e analisá-los em tempo real.

Na Clara tentamos sempre te apoiar, garantindo que todas as operações que você realiza conosco sejam o mais transparente e eficiente possível.