Gestão de viagens corporativas: o que é e como otimizar sua eficiência

Gerenciar despesas corporativas corretamente é um passo fundamental para melhorar o desempenho e a saúde financeira de uma empresa.

Essas despesas são provenientes de diversas ações, demandas e tarefas empresariais realizadas diariamente. Entretanto, é necessário destacar que uma das atividades que mais gera despesas para uma organização são as viagens corporativas. 

Índice

1. O que é gestão de viagens corporativas?
2. Para que serve uma gestão de viagens corporativas?
3. Por que gerir as viagens corporativas da sua empresa?
4. Como elaborar uma política de viagem para seu negócio?
5. Como a Clara facilita a gestão de viagens corporativas para sua empresa

1. O que é gestão de viagens corporativas? 

Entende-se gestão de viagens corporativas o processo de administrar e controlar as viagens de negócios realizadas por colaboradores de uma empresa.

O processo de gestão de viagens corporativas, então, envolve a organização, planejamento, reserva de passagens, hospedagem, controle de despesas e políticas de viagem.

2. Para que serve uma gestão de viagens corporativas? 

O objetivo é garantir que as viagens sejam eficientes, econômicas e estejam alinhadas com as necessidades e objetivos da empresa. A razão pela qual as empresas devem considerar uma gestão de viagens corporativas são: 

• Controle de despesas: gerenciar e controlar as despesas relacionadas às viagens corporativas, buscando reduzir custos desnecessários e otimizar os gastos.
  
  
• Cumprimento de políticas: estabelecer políticas claras e diretrizes para as viagens, assegurando que os colaboradores sigam as regras estabelecidas pela empresa.
  
  
• Eficiência e produtividade: minimizar o tempo gasto em tarefas administrativas relacionadas às viagens, e assim garantir que os colaboradores foquem em suas atividades principais e sejam mais produtivos.

Além disso, uma gestão de viagens corporativas contribui para uma maior segurança dos colaboradores durante a viagem e, também, no processo de otimizar custos, como buscar opções mais econômicas de transporte e hospedagem, programas de fidelidade e muito mais. 

3. Por que gerir as viagens corporativas da sua empresa? 

Imagine se acontece a seguinte situação: ao se deparar com uma viagem a negócios, o colaborador tem um imprevisto de deslocamento, mas não consegue utilizar seu cartão de crédito pessoal para arcar com a locomoção e/ou alimentação, além de não contar com um valor em espécie para ajudar nesse custo.

Deixe o estresse de lado e aproveite cada momento da sua viagem 

Com o cartão de crédito empresarial Clara, você tem controle total sobre seus gastos em viagens, além de benefícios exclusivos como cashback e seguros.

Contar com apoio de uma solução de gastos, como cartão de crédito empresarial, pode ajudar nessas situações. Por outro lado, para a empresa, há uma facilidade no controle e monitoramento dos gastos, sendo possível acompanhar as despesas e gerar um relatório de gastos on-line.

4. Política de viagem: importância e como elaborar para meu negócio

Para uma gestão de viagens corporativas seja bem aplicada é preciso que a organização coloque em prática uma política de viagem, que nada mais é do que um conjunto de diretrizes e regras estabelecidas por uma empresa para orientar os colaboradores sobre como devem planejar, reservar e realizar viagens corporativas.

Essa política define as normas e os procedimentos que devem ser seguidos em relação a diversos aspectos das viagens, como transporte, hospedagem, alimentação, despesas, prazos, segurança e conformidade.

Cada política de viagem varia de acordo com as necessidades e a cultura de cada organização, mas geralmente aborda os seguintes aspectos:

1. Autorizações: define quem está autorizado a realizar viagens corporativas e quais critérios devem ser atendidos para obter a aprovação.

2. Reservas: estabelece as diretrizes para a reserva de passagens aéreas, hotéis, aluguel de carros e outros serviços relacionados à viagem.

3. Meios de transporte: Especifica as preferências da empresa em relação aos meios de transporte a serem utilizados, como voos, trens, ônibus ou carros particulares.

4. Hospedagem: Define as diretrizes para a escolha de hotéis, incluindo categorias de estabelecimentos permitidos e limites de gastos.

5. Alimentação: Estabelece as políticas relacionadas às refeições durante as viagens, como limites de gastos, reembolsos e a possibilidade de utilizar vale-refeição.

6. Despesas: Define quais despesas serão reembolsadas pela empresa, como transporte terrestre, estacionamento, taxas de bagagem e outros gastos relacionados à viagem.

7. Prazos e antecedência: Determina os prazos para a solicitação de viagens e a reserva de serviços, bem como as regras em relação a remarcações e cancelamentos.

8. Segurança e conformidade: Estabelece as diretrizes para garantir a segurança dos colaboradores durante as viagens, incluindo orientações sobre seguros, vacinas, saúde e procedimentos em caso de emergências.

9. Relatórios e reembolsos: Define os requisitos para prestação de contas e reembolso de despesas, incluindo os prazos e a documentação necessária.

5. Como a Clara facilita a gestão de viagens corporativas para sua empresa

Os cartões de crédito empresariais e o nosso software de controle de gastos corporativos são pensados para auxiliar no gerenciamento de custos referentes a viagens corporativas. 

Com eles, seus colaboradores não precisam se preocupar em guardar notas fiscais e fazer o relatório de despesas, além de garantirem maior autonomia para desempenhar as tarefas empresariais, o que certamente influencia na produtividade de todo o time.

Vamos entender melhor sobre o funcionamento e as vantagens dos serviços disponibilizados pela Clara:

Clara Virtual, Clara White ou Clara Black. Eles podem ser utilizados para o pagamento de toda e qualquer despesa relacionada à viagens corporativas, como passagens, hospedagem, alimentação e deslocamento terrestre. 

Inclusive, pode ser que o mesmo funcionário conte com dois cartões diferentes, um para despesas mais simples, e outro para as viagens corporativas, com limites diferentes e específicos para cada uma das atividades.

Outras vantagens dos cartões Clara são:

Com os cartões de crédito empresariais da Clara, portanto, é possível arcar com todos os custos necessários em uma viagem corporativa, sem que o funcionário se preocupe se vai gastar o dinheiro pessoal ou se terá capital suficiente em mãos para pagar determinada dívida.

Nesse sentido, o Clara Black é a opção ideal para executivos em viagens de negócios. Com este cartão é possível ter acesso acesso a mais de 600 salas VIP por todo mundo e atendimento personalizado 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Dentre os principais benefícios destacam-se a proteção de bagagem, com cobertura internacional de despesas devido a perda ou extravio de bagagem, e o reembolso integral para compras físicas ou virtuais em caso de roubo ou dano acidental.

2. Plataforma de gestão de despesas 

A plataforma de gestão de despesas empresariais se integra aos cartões Clara. Ela consiste em uma Plataforma SaaS de gestão financeira. Além disso, trata-se de um aplicativo disponibilizado em nuvem, ou seja, que não precisa de download para ser utilizado, e que facilita a gestão de todas as viagens corporativas do seu negócio.

Basicamente, todas as informações coletadas a partir de uma compra realizada com os cartões empresariais são computadas no aplicativo. Desse modo, sempre que um funcionário utilizar o cartão Clara em uma viagem corporativa, os dados referentes à transação ficarão armazenados.

Essa centralização possibilita que você e o setor financeiro da sua organização tenham uma visão ampla de todos os gastos provenientes de viagens empresariais, o que facilita a identificação de erros processuais ou fraudes.

Outro ponto importante é a acessibilidade do aplicativo, sendo possível acessar a plataforma da Clara quando desejar e em qualquer lugar do mundo. Para isso, basta que você tenha um dispositivo inteligente conectado à internet, como um celular ou notebook, não havendo a necessidade de qualquer processo burocrático, como um download, por exemplo. 

Escolha a Clara

Sendo assim, ao escolher a Clara para o controle de despesas corporativas, vamos contribuir para o seu negócio contribui das seguintes formas:

• Automatização de processos: tenha um melhor controle, personalização e automatização das suas finanças. Com simplicidade e poucos cliques é fácil visualizar as despesas em um único lugar, tendo assim, uma visão mais clara e abrangente da saúde financeira do seu negócio.

• Armazenamento seguro de dados: nossa plataforma de controle de despesas e cartões de crédito empresariais possuem os mais altos padrões de segurança do mercado, de modo a evitar usos indesejados.

• Análise de dados avançada: todas as transações realizadas na nossa plataforma são codificadas, o que assegura que ninguém poderá fazer mau uso delas. Nenhuma informação sensível relacionada aos seus cartões como PIN, código de segurança ou os 16 dígitos do seu cartão ficam guardadas conosco.

• Facilitação de pagamentos eletrônicos: tanto a plataforma de controle de despesas quanto os cartões de crédito empresariais possuem os mais altos padrões de segurança do mercado, uma vez que todos os cartões Clara, seja Virtual, White ou Black, foram projetados com os mais altos padrões de segurança de TI. 

• Monitoramento em tempo real: com uma plataforma de gerenciamento de gastos você terá toda sua informação em uma única fonte de inteligência de dados, dando-lhe maior controle de transações e análise em tempo real. 

Na Clara tentamos sempre te apoiar, garantindo que todas as operações que você realiza conosco sejam o mais transparente e eficiente possível.