Un cuarto de las empresas brasileñas no tiene política de control de gastos y la mitad aún usa formularios de papel

• El Estudio sobre Plataformas para Gestión de Gastos Corporativos fue elaborado por la consultora IDC en alianza con Clara;
• El levantamiento indica que 26,7% de las empresas brasileñas no tiene ninguna política de gestión de gastos;
• Cerca de 46% todavía utiliza formularios de papel en el control de gastos corporativos, afirma la investigación

São Paulo, Brasil, 31 de mayo de 2023 - Uno de cada cuatro negocios brasileños (26,7%) carece de una política para controlar los gastos corporativos y administrativos de sus empleados. En las compañías pequeñas, de hasta 99 trabajadores, la proporción llega a 42%. Los datos provienen del "Estudio sobre Plataformas para Gestión de Gastos Corporativos", elaborado por la consultora IDC para Clara, empresa latinoamericana de soluciones en gestión de gastos corporativos.

En el extremo opuesto, 64% de las grandes empresas (más de 500 empleados) cuenta con políticas actualizadas. A nivel general, 51,3% tiene apenas un proceso simple de aprobación de cuentas, con revisión de pocas personas.

IDC relevó el mercado para entender cómo deciden las empresas al contratar soluciones de Gestión de Gastos Corporativos, sus preferencias y motivaciones. Se entrevistó a cerca de 150 ejecutivos de compañías pequeñas, medianas y grandes, con influencia o poder de decisión en la contratación.

“Muchas empresas creen que hacer el control de gastos corporativos exige muchos recursos. Nuestra misión es demostrar que es posible no solo realizar esa tarea de forma gratuita, sino también ahorrar dinero al mantener la información organizada”, afirma Rodrigo Aparicio, Chief Financial Officer de Clara.

El papel sigue presente: 46% de las empresas brasileñas lo usa para controlar gastos. Las hojas de cálculo y los formularios electrónicos simples aparecen en 78% de los casos. Cerca de la mitad (48,7%) ya utiliza alguna plataforma digital, aunque con entradas manuales. La mayoría combina más de uno de estos controles precarios.

“La conclusión a la que llegamos a partir de estos datos es que el mercado brasileño todavía no maduró para el mundo digital en el día a día del control de gastos y egresos. El camino de la digitalización es inevitable y la automatización de la inserción de la información también, porque esa combinación simplifica el trabajo, aumenta la confiabilidad y disminuye casi por completo los errores y fraudes”, evaluó Aparicio.

Hay una buena noticia: 7 de cada 10 compañías planea reducir o eliminar los formularios de papel. Un 26% lo hará en los próximos 12 meses y 43% ya tiene acciones en marcha.

Las empresas más grandes y con políticas de gasto más complejas son las que más recurren a plataformas que capturan transacciones automáticamente y en tiempo real. Entre las que tienen políticas de control, 32% usa plataformas automatizadas y 24,7% utiliza herramientas en tiempo real.

Solo 7,3% de las empresas brasileñas emplea alguna solución gratuita para controlar gastos corporativos y administrativos. Otro 82,3% registra gastos que pueden superar los R$ 100 mil al año (10,4% no respondió).

En promedio, las 150 compañías encuestadas gastan entre R$ 31 mil y R$ 35 mil anuales en esta tarea. Las pequeñas destinan entre R$ 14 mil y R$ 16 mil; las grandes, entre R$ 55 mil y R$ 65 mil.

“El costo del control de gastos puede llegar a 1%, a veces 2% de la facturación anual de una empresa de pequeño tamaño. Si ellas pudieran hacer ese control gratuitamente, aumentarían instantáneamente el margen de ganancia. Si tomamos en cuenta que un control bien hecho ayuda a encontrar gastos excesivos, mal hechos e ineficientes, el potencial para aumentar la ganancia es aún mayor”, concluye el CFO.

La plataforma de Clara permite que los equipos de finanzas y contabilidad ahorren hasta un año en procesos que suelen hacerse a mano.

Con foco en Brasil, la empresa planea invertir más de R$ 100 millones en la operación local hasta fines de 2023 y llegar a 5 mil clientes. Poco más de un año después de su lanzamiento en el país, las tarjetas de Clara ya movilizaron más de R$ 500 millones, un monto que la compañía estima cuadruplicar al cierre de este año.