Un cuarto de las empresas de Brasil no tiene política de control de gastos

• El Estudio sobre Plataformas para Gestión de Gastos Corporativos fue elaborado por la consultora IDC en alianza con Clara;
• El levantamiento indica que 26,7% de las empresas brasileñas no tiene ninguna política de gestión de gastos;
• Cerca de 46% todavía utiliza formularios de papel en el control de gastos corporativos, afirma la investigación

São Paulo, Brasil, 31 de mayo de 2023 - Cerca de un cuarto de las empresas brasileñas (26,7%) no adopta ninguna política de gestión de gastos corporativos y administrativos realizados por colaboradores. Entre las empresas de pequeño tamaño, de hasta 99 empleados, 42% de ellas no mantiene normas específicas para controlar ese tipo de gasto. Los resultados constan en el "Estudio sobre Plataformas para Gestión de Gastos Corporativos", realizado por la consultora IDC para Clara, empresa latinoamericana de soluciones en gestión de gastos corporativos.

En el otro extremo, 64% de las grandes empresas (más de 500 empleados) cuenta con políticas actualizadas de gestión de gastos corporativos. En general, 51,3% de las empresas tiene apenas un proceso simple de aprobación de cuentas, con la revisión de pocas personas.

Para elaborar el estudio, IDC accedió al mercado para entender el proceso de decisión y las perspectivas de las empresas respecto a la contratación de soluciones para Gestión de Gastos Corporativos, sus preferencias y motivaciones. Se entrevistó a cerca de 150 ejecutivos de empresas de pequeño, mediano y gran tamaño. El perfil investigado consideró ejecutivos con influencia o poder de decisión en la contratación de las soluciones estudiadas.

“Muchas empresas creen que hacer el control de gastos corporativos exige muchos recursos. Nuestra misión es demostrar que es posible no solo realizar esa tarea de forma gratuita, sino también ahorrar dinero al mantener la información organizada”, afirma Rodrigo Aparicio, Chief Financial Officer de Clara.

La investigación identificó además que los formularios de papel todavía son utilizados por 46% de las empresas brasileñas para el control de gastos corporativos y administrativos. Las hojas de cálculo y los formularios electrónicos simples son herramientas usadas por 78% de las empresas. Cerca de la mitad (48,7%) ya usa alguna plataforma digital, aunque todavía con entradas manuales. La mayoría de las empresas hace uso de más de uno de esos tipos de controles precarios.

“La conclusión a la que llegamos a partir de estos datos es que el mercado brasileño todavía no maduró para el mundo digital en el día a día del control de gastos y egresos. El camino de la digitalización es inevitable y la automatización de la inserción de la información también, porque esa combinación simplifica el trabajo, aumenta la confiabilidad y disminuye casi por completo los errores y fraudes”, evaluó Aparicio.

La buena noticia es que 7 de cada 10 de esas empresas pretende reducir o eliminar el uso de formularios de papel. 26% pretende hacerlo en los próximos 12 meses y 43% ya tiene acciones en marcha.

El estudio señaló además que las empresas de mayor tamaño y con políticas de control de gastos más complejas son las que más se utilizan de las plataformas digitales que capturan las transacciones automáticamente, así como las que capturan los movimientos automáticamente y en tiempo real. Del total de empresas que tienen políticas de control de gastos y egresos, 32% usa plataformas digitales automatizadas y 24,7% usa las de tiempo real.

Aún de acuerdo con el levantamiento, apenas 7,3% de las empresas brasileñas utiliza alguna solución gratuita de control de gastos y egresos corporativas y administrativas. Otros 82,3% de las empresas tiene gastos que pueden superar los R$ 100 mil por año (10,4% no respondió).

En el promedio de la muestra de 150 empresas investigadas, el gasto anual varía de R$ 31 mil a R$ 35 mil por año. Las empresas de pequeño tamaño gastan entre R$ 14 mil y R$ 16 mil, en promedio, por año para controlar gastos corporativos y administrativos. Ya las empresas de gran tamaño desembolsan, en promedio, de R$ 55 mil a R$ 65 mil por año en la misma tarea.

“El costo del control de gastos puede llegar a 1%, a veces 2% de la facturación anual de una empresa de pequeño tamaño. Si ellas pudieran hacer ese control gratuitamente, aumentarían instantáneamente el margen de ganancia. Si tomamos en cuenta que un control bien hecho ayuda a encontrar gastos excesivos, mal hechos e ineficientes, el potencial para aumentar la ganancia es aún mayor”, concluye el CFO.

La plataforma de gestión de gastos corporativos de Clara permite que los equipos de finanzas y contabilidad ahorren hasta un año en la ejecución de procesos demorados y que suelen realizarse manualmente.

Con foco en el mercado brasileño, Clara planea invertir más de R$ 100 millones en las operaciones locales hasta finales de 2023, expandiendo su portafolio a 5 mil clientes. Poco más de un año después de su lanzamiento en Brasil, las tarjetas de crédito de Clara ya movilizaron más de R$ 500 millones, valor que la empresa estima cuadruplicar hasta finales de este año.