Para que la gestión financiera de cualquier organización sea eficiente en el mundo empresarial actual, es fundamental contar con herramientas efectivas que mantengan el control y optimicen los procesos internos.
Una de estas soluciones vitales son las tarjetas de crédito empresariales. Están diseñadas específicamente para ser utilizadas en los gastos que conlleva la operación de un negocio.
Te contaremos a detalle qué son las tarjetas empresariales, cómo pueden beneficiar a tu organización y cómo optimizarán tus finanzas corporativas. También sabrás cuáles son los diferentes tipos de tarjetas disponibles en el mercado y te daremos algunos consejos para elegir la mejor opción.
Índice:
- ¿Qué son y cómo funcionan las tarjetas de crédito empresariales?
- Beneficios y ventajas
- ¿Cómo elegir la tarjeta empresarial más adecuada?
- Consejos de uso responsable
- Consideraciones adicionales a tener en cuenta
Las tarjetas empresariales constituyen una herramienta muy efectiva para administrar las finanzas corporativas de manera sencilla y transparente. Además, permiten realizar compras de manera más eficiente. Algunos de los usos más frecuentes de estas tarjetas incluyen el pago de proveedores, caja chica, compras de insumos y materiales, entre otros.
También conocidas como tarjetas de negocios o tarjetas corporativas, ofrecen una serie de ventajas y beneficios tanto para los empleados como para las organizaciones. Uno de sus valores agregados clave es el control sobre los gastos. Puedes establecer límites de gasto para cada tarjeta y categorizarlos de acuerdo con las necesidades de tu empresa. Esta funcionalidad facilita la administración y el seguimiento de los egresos, simplificando los procesos contables y de reporte. Más adelante veremos a detalle todos los beneficios.
Existen varios tipos de tarjetas empresariales, cada una con características específicas que se adaptan a las necesidades de cada compañía.
Las tarjetas de crédito empresariales y las tarjetas virtuales son dos de los tipos más comunes disponibles en el mercado.
Las tarjetas virtuales son ideales para empresas que realizan la mayoría de sus compras en línea. Con ellas también podrás realizar un seguimiento exhaustivo de gastos y obtener recompensas por pagos realizados. Además, estas tarjetas ofrecen una mayor protección contra el fraude y la pérdida de datos, ya que no tienen una forma física.
2. Beneficios y ventajas
Definitivamente la gran ventaja de las tarjetas empresariales es el control financiero que permite a las empresas. A continuación te contamos más sobre estos servicios que ayudan a las empresas a optimizar sus finanzas:
- Control de gastos
Las tarjetas empresariales permiten un mayor control de los gastos realizados por los empleados. Son una herramienta diseñada para que los colaboradores cubran sus gastos de representación de forma autónoma pero controlada por la empresa. De esta manera, la compañía tendrá un mayor control y registro detallado sobre los gastos realizados.
- Administración de viáticos
Las tarjetas empresariales también son una herramienta muy útil para la administración de viáticos, ya que los empleados pueden disponer de los fondos necesarios para cubrir sus gastos de viaje, alojamiento, comida, entre otros. Además, muchas tarjetas empresariales ofrecen la posibilidad de establecer límites de gasto para cada empleado, lo que ayuda a prevenir gastos excesivos.
- Pago a proveedores
Otro de los servicios adicionales es la posibilidad de realizar pagos a proveedores. Esto permite agilizar el proceso y como consecuencia la empresa obtiene mejores relaciones comerciales con sus aliados. También es posible programar pagos automáticos, lo que ayuda a evitar retrasos y posibles sanciones.
- Comodidad y flexibilidad
Pueden ser utilizadas en diversos establecimientos, tanto en línea como en tiendas físicas. Esto agiliza los procesos de compra y evita la necesidad de manejar efectivo. Algunas tarjetas empresariales incluso ofrecen beneficios adicionales, como programas de recompensas o descuentos, lo que puede resultar en ahorros significativos para tu empresa.
Recuerda también que la separación de gastos personales y gastos de negocios es un aspecto crucial para mantener una adecuada contabilidad. Las tarjetas empresariales promueven y facilitan esta distinción, lo cual es especialmente útil para los empleados que necesitan viajar o tener reuniones presenciales con clientes. Al utilizar la tarjeta empresarial exclusivamente para estos fines, se evitan confusiones y establecen prácticas contables y financieras sanas.
- Seguridad
Las tarjetas empresariales suelen ofrecer una mayor protección contra fraudes y robos, pues están equipadas con sistemas de seguridad avanzados y brindan la posibilidad de congelar o bloquear la tarjeta en caso de pérdida o robo. Esto, además de proporcionar tranquilidad a los empleados que las usan, disminuyen los riesgos para las finanzas de la empresa.
- Simplificación de reembolsos
Al utilizar tarjetas empresariales, los empleados no tienen que preocuparse por guardar recibos y facturas para solicitar reembolsos. En su lugar, la empresa puede ver en tiempo real los gastos que se están realizando y llevar el control correspondiente de manera más rápida y eficiente.
- Autonomía para el empleado
Las tarjetas empresariales permiten que los empleados tengan una mayor autonomía en el manejo de sus gastos de representación. Esto les da la libertad de realizar compras sin tener que esperar por una aprobación, lo que agiliza los procesos y aumenta la eficiencia.
3. ¿Cómo elegir la tarjeta empresarial más adecuada?
Antes de solicitar una tarjeta, es crucial considerar el aspecto fiscal para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones y maximizar los beneficios financieros. No puedes pasar por alto los siguientes aspectos:
- Tasas de interés
Las tasas de interés de las tarjetas empresariales suelen ser más altas que las de las tarjetas personales, debido al mayor riesgo que asumen los bancos al prestar dinero a las empresas. Es importante comparar las tasas de interés de diferentes entidades antes de elegir una tarjeta corporativa, ya que esto puede tener un impacto significativo en los costos financieros.
- Condiciones financieras
Las condiciones financieras de las tarjetas empresariales pueden variar según su tipo. Es fundamental leer detenidamente los términos y condiciones antes de solicitar una tarjeta para asegurar claridad sobre todas las condiciones financieras asociadas. Esto incluye aspectos como los límites de crédito, cargos por sobregiro, penalizaciones por pagos atrasados y cargos por pagos insuficientes. Prestar atención a estos detalles garantiza una elección informada.
- Fiscalidad
Antes de solicitar una tarjeta empresarial es crucial considerar la situación fiscal de la empresa, ya que puede haber un impacto en la manera en que se utilizan y reportan los gastos. Algunas empresas optan por utilizar tarjetas empresariales separadas para gastos específicos, como los relacionados con viajes, para facilitar la contabilidad y el control tributario. Buscar asesoría de un contador para comprender plenamente las implicaciones fiscales de las tarjetas empresariales.
- Control de los movimientos financieros
Los CFOs y administradores deben poder monitorear los gastos de los empleados en tiempo real y establecer límites de gasto para cada tarjeta. De esta manera, se evita el uso indebido de los fondos de la compañía y se promueve la responsabilidad en el uso de los recursos financieros.
Además, las tarjetas empresariales ofrecen una serie de herramientas que facilitan la gestión de los gastos. Por ejemplo, se pueden generar informes detallados de los gastos por departamento, por empleado o por proyecto, lo que permite una mejor planificación y control de los recursos financieros.
4. Consejos de uso responsable
- Establecer políticas claras de uso
Define una normativa interna clara sobre el uso de las tarjetas de crédito empresariales. Especifica los límites de gasto, las categorías de gastos permitidas y cualquier restricción adicional que sea relevante para tu empresa. Comunicar estas políticas de manera efectiva a los empleados garantizará un uso responsable de las tarjetas. - Monitorear los gastos regularmente
Realiza un seguimiento frecuente de los gastos realizados con las tarjetas de crédito empresariales. Revisa los estados de cuenta mensuales y utiliza herramientas de seguimiento financiero para identificar cualquier transacción inusual o no autorizada. Esto te permitirá detectar errores o fraudes de manera temprana y tomar las medidas necesarias. - Pagar a tiempo y en su totalidad
Asegúrate de pagar el saldo de la tarjeta de crédito empresarial en su totalidad y antes de la fecha de vencimiento. Esto evitará cargos por intereses y te ayudará a mantener un buen historial crediticio. Programa recordatorios o establece pagos automáticos para garantizar que no se pasen por alto los pagos.
Mantener una comunicación abierta con los empleados
Fomenta una comunicación asertiva y transparente con los empleados que utilizan las tarjetas de crédito empresariales. Anímalos a informar sobre cualquier problema o inquietud relacionada con el uso de la tarjeta. Esto permitirá abordar rápidamente cualquier problema y resolverlo de manera efectiva. - Revisar regularmente los informes de gastos
Realiza revisiones periódicas de los informes de gastos generados por las tarjetas de crédito empresariales. Analiza los patrones de gasto, identifica áreas donde se puedan hacer ajustes o reducir costos y busca oportunidades para optimizar el uso de la tarjeta. - Establecer controles internos
Implementa controles internos adicionales para garantizar un uso responsable de las tarjetas de crédito empresariales. Esto puede incluir la necesidad de aprobación previa para ciertas compras, la asignación de tarjetas específicas a departamentos o empleados designados, o la revisión independiente de los gastos realizados.
5. Consideraciones adicionales
Según el Reporte de Desarrollo elaborado por el Banco Mundial en el 2016, titulado Dividendos Digitales citado por Expansión, la adopción de nuevas tecnologías corresponde al nivel de competencia que afrontan las empresas. Las que cuentan con mayor facturación son las que acuden al uso de herramientas tecnológicas. Así que, en definitiva, las tarjetas corporativas pueden ser muy valiosas para las empresas que buscan una forma eficiente de estar a la vanguardia y administrar adecuadamente sus finanzas.
Es de gran utilidad que explores las tarjetas corporativas como herramienta si buscas simplificar la gestión de gastos en tu empresa, proporcionar control, comodidad y protección para optimizar tus procesos internos y estás priorizando concentrarte en el crecimiento de tu negocio.
Es importante también tener presente que no solo se ven beneficiadas las condiciones financieras de la empresa. También se fomenta una cultura de orden, seguimiento y control que a largo plazo los empleados apropiarán y las finanzas sanas eventualmente serán naturales en el día a día de tu empresa. El uso correcto de las tarjetas de crédito corporativas promueve la responsabilidad en el uso de recursos financieros.
Recuerda que si estás considerando implementar tarjetas empresariales, es recomendable investigar para elegir la que mejor se adapte a tus necesidades y requerimientos específicos.
Como información adicional a todo lo anterior, te contamos que con cualquiera de las tarjetas Clara puedes:
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Mantener el control de gastos en tiempo real, ya que al estar conectada la tarjeta con la plataforma de control de gastos corporativos, toda la información se encuentra centralizada permitiendo un seguimiento de movimientos completamente confiable.
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Usarlas a nivel internacional gracias al respaldo de Mastercard.
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Generar todas las tarjetas virtuales que necesites y usarlas de inmediato. Así, sin la acostumbrada y dolorosa espera de procesos burocráticos.
Tener una tarjeta de crédito empresarial Clara permite cubrir gastos relacionados con la operación del negocio pagando en cuotas fijas y con un límite alineado a las políticas internas de cada empresa, lo que beneficiará el flujo de efectivo. Además, se obtienen recompensas por gastos realizados.
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