Calcula el valor de tu reembolso de forma rápida y sencilla con nuestra calculadora en línea. Introduce el kilometraje y el consumo del vehículo para obtener el monto exacto de tu reembolso.
Estimate your company's fuel cost per kilometer and the reimbursement for each trip. Enter the distance, the fuel price and your vehicle's real efficiency; the calculator uses each market's official reference prices and updates them from the official sources.
Reference prices published by each country's official source: CNE (Mexico), CREG (Colombia) and ANP (Brazil). Check the current price in the official source.
As a reference, gasoline vehicles average: subcompact 14–16 km/L, sedan 12–14 km/L, SUV 9–11 km/L, pickup 7–9 km/L and van 6–8 km/L. Real values depend on load, traffic and driving style; always measure your own vehicles.
1) Fill the tank and note the odometer. 2) Drive normally until the next fill-up. 3) Fill up again at the same pump and note the liters and the odometer. 4) Divide the kilometers driven by the liters refilled — that is your real efficiency (km/L). 5) Multiply the liters consumed on a trip by the fuel price to get the cost.
Worked example: a 200 km business trip in a car with 10 km/L efficiency uses 20 L. At a reference price of $23.71 per liter, the fuel cost is $474.20.
Define whether you reimburse the actual cost or a fixed rate per kilometer. Actual-cost policies use the formula (fuel price ÷ real efficiency) and require receipts. Fixed-rate policies are simpler to operate and can bundle wear and tear, but should be reviewed when fuel prices move.
To deduct fuel, pay with traceable methods (corporate card, transfer or an authorized payment method) and keep invoices issued to the company. Cash payments without a proper invoice are generally not deductible.
Track cost per kilometer per vehicle, keep tires at the right pressure, plan routes to avoid idling, train drivers on efficient driving, and consolidate trips. Monitoring per-vehicle efficiency is usually the fastest saving.
A typical gasoline car drives 10 to 15 kilometers per liter. Divide your distance by your car's real efficiency (km/L), then multiply by the fuel price. Example: 200 km ÷ 12 km/L = 16.7 L.
Use the grade the manufacturer requires. Premium only adds value when the engine is designed for higher octane; for most fleet vehicles, regular is the correct and more economical choice.
Use the full-tank method: fill the tank and note the odometer, drive normally, then fill up again at the same pump and divide the kilometers driven by the liters refilled. Repeat three times and average the result.
Mexico's CNE publishes station-reported prices daily; Colombia's CREG publishes reference prices per gallon for 13 main cities; Brazil's ANP publishes a weekly national survey. The price table above shows the current reference values.
There is no universal official rate — each company sets its own policy. An objective base is the real cost per kilometer: fuel price ÷ efficiency. Some companies pay a flat rate that also covers vehicle wear.
It depends on the country and on how the payment is documented. Reimbursing actual, documented expenses is generally treated more favorably than a flat allowance. Confirm the treatment with your local tax advisor.
Cash payments are usually not deductible without a proper invoice. Pay with a corporate card, transfer or an authorized payment method, and keep the invoice issued in the company's name.
Keep the invoice issued to the company, match it to the trip or route, log the odometer reading, and attach everything to the expense report.
Official price sources: CNE (Mexico), CREG (Colombia) and ANP (Brazil). Efficiency references: CONUEE (Mexico) and INMETRO PBEV (Brazil).
This content is informative and does not constitute tax, legal or labor advice. Confirm treatment with your local advisor.
El valor de los kilómetros recorridos puede variar significativamente en función de diversos factores, como el coste de la gasolina, el consumo medio del vehículo y las políticas específicas de cada compañía. Para determinar el valor exacto, hay que tener en cuenta todos estos elementos.
Cada compañía puede adoptar una metodología diferente para calcular el reembolso por kilómetro recorrido. Algunas utilizan cantidades fijas por kilómetro, mientras que otras prefieren cálculos basados en el consumo real y los costos de gasolina. Esto garantiza un reembolso más justo y preciso para los empleados.
Analicemos los principales puntos que hay que tener en cuenta para calcular el reembolso del consumo de combustible:
El primer paso es definir qué vehículo se utilizará como referencia, el llamado "coche estándar". Este vehículo debe representar una media de los que utilizan los empleados. Elegir un coche estándar ayuda a establecer el consumo medio de gasolina y los costos de mantenimiento que se utilizarán para calcular el reembolso.
Es importante que este vehículo esté en buen estado y sea habitual entre los empleados, para garantizar que los parámetros sean realistas y aplicables.
Es esencial determinar qué gastos cubrirá el reembolso. Suelen incluir los gastos de gasolina, mantenimiento, neumáticos, seguro y amortización del vehículo.
Algunos reembolsos pueden incluir también los peajes y el aparcamiento.
Definir claramente lo que se incluye evita malentendidos y garantiza que los empleados sepan exactamente qué gastos se reembolsarán, lo que aporta transparencia y satisfacción.
Otra consideración importante es estimar el kilometraje anual de los vehículos utilizados con fines empresariales. Esta estimación ayuda a calcular el desgaste del vehículo y los costos asociados.
Conocer el kilometraje medio anual permite ajustar el importe del reembolso en función del uso real del vehículo. Las empresas pueden basar esta estimación en datos históricos o medias del sector para obtener una cifra realista y justa.
Diferenciar entre uso profesional y personal del vehículo es crucial para un cálculo justo. Sólo deben reembolsarse los kilómetros recorridos por motivos profesionales. Para garantizar esta diferenciación, se recomienda que los empleados lleven un registro detallado de los desplazamientos, especificando fechas, destinos y motivos del viaje.
El uso de aplicaciones de seguimiento del kilometraje puede facilitar esta tarea y garantizar que sólo se contabilicen para el reembolso los kilómetros realmente relacionados con el trabajo.
Tener en cuenta todos estos factores a la hora de calcular el reembolso del kilometraje ayuda a garantizar que el proceso sea justo, transparente y preciso, beneficiando tanto a la empresa como a los empleados.
Calcular el valor de los kilómetros recorridos para tu reembolso puede ser un proceso complejo y lento, especialmente cuando se hace manualmente. Para mejorar la eficacia y rapidez de este proceso, Clara ofrece soluciones innovadoras que simplifican y agilizan el cálculo y la gestión de los reembolsos.
Una de las principales soluciones es el uso de tarjetas de crédito corporativas emitidas rápidamente para diferentes tipos de uso y equipos de flota.
Estas tarjetas están configuradas para controlar y registrar automáticamente los gastos relacionados con el uso del vehículo, como gasolina, mantenimiento y peajes.
Al utilizar estas tarjetas, los empleados ya no tienen que preocuparse de llevar registros manuales detallados, ya que todas las transacciones se capturan en tiempo real y se almacenan en un sistema centralizado.
Además, Clara ofrece una plataforma de gestión de reembolsos que integra todos los datos de los gastos realizados con las tarjetas de crédito.
Para calcular el valor del consumo de combustible hay que seguir una serie de pasos esenciales para garantizar un reembolso justo. En primer lugar, hay que conocer el costo de la gasolina y el consumo medio del vehículo. Estos valores son fundamentales para la fórmula del kilómetro.
A continuación, anota todos los viajes realizados por motivos profesionales. Incluye detalles como la fecha, el destino y el kilometraje recorrido. Mantener estos registros organizados facilita el cálculo y la validación del reembolso.
Para calcular el importe total a reembolsar, utiliza la fórmula de los kilómetros recorridos: (distancia recorrida * coste del combustible) / consumo medio del vehículo.
Por ejemplo, si has recorrido 200 km, con un coste de gasolina de $ 5,00 por litro y un consumo medio de 10 km/l, el cálculo sería (200 * 5) / 10, lo que da como resultado $100,00.
Utilizar una calculadora de consumo de combustible puede simplificar este proceso. Estas herramientas ayudan a automatizar los cálculos, garantizando precisión y rapidez en el reembolso, lo que te permite concentrarte en otras tareas importantes.
.webp)
