Regras indispensáveis para a boa utilização do cartão de crédito corporativo dentro do seu negócio

Em nosso blog você já teve a oportunidade de acompanhar o quão benéfico  pode ser a aquisição de cartões de crédito corporativos para o seu negócio, como os disponibilizados pela Clara. Eles proporcionam uma série de vantagens, como a centralização de despesas, maior facilidade na gestão de reembolso e no planejamento orçamentário. Mas você sabia que, aliado a essa ferramenta, é necessário estabelecer uma política de utilização dos cartões de crédito corporativos para a sua equipe? 

Isso porque, apesar de ser um instrumento relativamente simples, um cartão de crédito corporativo é altamente poderoso e, se utilizado de forma irresponsável, pode gerar prejuízos imensuráveis para a empresa. Exatamente por esse motivo, nós da Clara decidimos te auxiliar. Para isso, elaboramos um guia completo com dicas e algumas normas que você deve impor aos seus funcionários para que eles utilizem o cartão de crédito corporativo de forma responsável e saudável, não prejudicando o setor financeiro da instituição.

Para que serve uma política de uso dos cartões de crédito corporativo?

Basicamente esse tipo de política serve para que você consiga controlar os gastos corporativos, tendo uma visão mais ampla sobre eles e mantendo assim a saúde financeira do seu negócio. Geralmente ela é disposta em um documento, no qual são definidas todas as regras para a utilização dos cartões de crédito corporativos. É fundamental que esse documento seja acessível para todos os colaboradores, podendo ser consultado com facilidade a qualquer momento.

Uma política de uso para cartões de crédito corporativos também auxilia na identificação de fraudes, inibindo esse tipo de ação criminosa dentro da empresa. Além disso, qualquer tipo de desrespeito às normas pré definidas pode se caracterizar como ato de improbidade administrativa, o que em casos mais graves gera até mesmo uma demissão por justa causa. O mau uso desse tipo de cartão também pode manchar a imagem do seu negócio, fazendo com que ele perca espaço e visibilidade no mercado.

Quais regras devo implementar para que meus funcionários utilizem o cartão de crédito corporativo de maneira saudável?

A primeira regra, se assim podemos dizer, é a definição de quais colaboradores poderão utilizar o cartão de crédito corporativo da Clara. Trata-se de uma questão relativa, e cabe a você definir quais funcionários e gestores terão direito ao cartão. Mas é interessante que todos que precisarem tenham o seu próprio cartão. Ou seja, neste momento o compartilhamento não é muito interessante, para que você consiga analisar os gastos de cada um dos funcionários de forma individual.

Você também pode solicitar que a parcela da sua equipe que contar com o cartão de crédito corporativo assine um termo de responsabilidade de uso, visando garantir que eles estão cientes de todas as regras estipuladas e saibam que estão sujeitos a punições em caso de descumprimento. Mas também é inevitável que você implemente outras regras importantes, como por exemplo:

Definir quais despesas podem ser pagas com o cartão de crédito corporativo e qual é o limite de gasto para elas

Depois de definir quais dos seus funcionários terão acesso ao cartão de crédito corporativo, é essencial estabelecer com quais despesas ele poderá ser utilizado. Como já citamos em outros artigos aqui do blog, é bastante comum que ele seja aproveitado para pagar: 

• Despesas originárias de ações externas da empresa; 
• Gastos oriundos de reuniões com clientes, como jantares, cafés e almoços, por exemplo;
• Compras de itens de estoque;
• Serviços terceirizados;
• Aquisição de materiais de escritório;
• Campanhas de marketing digital;
• Viagens corporativas e deslocamento terrestre.

Mas é preciso ter noção que as despesas corporativas podem variar de acordo com o departamento. Portanto você deve  estabelecer uma divisão proporcional de gastos por departamento. Mais uma vez é preciso deixar as regras estabelecidas bem claras para todos os funcionários, evitando qualquer tipo de problema posterior. Nesse documento também é preciso deixar bem claro quais despesas não são permitidas.

Note que apesar desta predefinição, podem acontecer despesas extraordinárias, ou seja, aquelas que aparecem de forma eventual e não estão previstas no planejamento orçamentário. Nesse caso, deixe a questão bem clara na sua política, destacando como o colaborador deve proceder.

Uma vez que as despesas corporativas que podem ser pagas com o cartão de crédito são definidas, é fundamental indicar qual será o limite de gastos para elas. Você pode definir esse limite por setor ou até mesmo por colaborador do seu negócio. Geralmente ele varia de cargo para cargo, sendo definido de acordo com a realidade financeira da sua empresa e função de cada um dos seus funcionários.  

Determine o processo para a prestação de contas e estipule uma política para saques

Outro fator importante é determinar o processo para prestação de contas. Isso porque a fatura não especifica se as normas criadas para a utilização do cartão de crédito corporativo estão sendo realmente respeitadas. Isso se deve ao pouco detalhamento de gastos existente nela.

Logo, é interessante que todos gastos realizados com o cartão de crédito corporativo sejam justificados. Geralmente isso acontece com a apresentação de documentos fiscais. Entretanto, aqui na Clara as coisas são diferentes. Isso porque aqui na Clara nós disponibilizamos um software de gestão financeira para nossos clientes.

Sendo assim, todas as despesas e compras do seu negócio efetuadas com os cartões de crédito corporativos  são lançadas diretamente no armazenamento em nuvem desse software. Desse modo, sem qualquer tipo de esforço ou trabalho manual, você fica por dentro de todos os detalhes dos gastos de seus funcionários, contando inclusive com relatórios gerenciais detalhados, elaborados pelo próprio software, que auxiliam nas tomadas de decisão estratégicas.

Por fim, é necessário destacar a política de saques. Isso porque, mais uma vez, é necessário que todas as despesas estejam na fatura e sejam justificadas. Por isso, é recomendado que você não deixe os funcionários com cartão de crédito corporativo efetuarem saques, visto que desse modo você não terá certeza se o dinheiro da empresa realmente foi gasto com alguma questão corporativa. É ideal que todas as despesas corporativas sejam passadas no crédito, para que sejam lançadas diretamente no software de gestão financeira da Clara.