¿Las tarjetas corporativas eliminan los reembolsos?
Las tarjetas corporativas se han convertido en una de las herramientas financieras corporativas más populares entre las empresas. Cada día más negocios buscan soluciones que faciliten el control de gastos con tarjetas corporativas, buscando especialmente la eliminación de reembolsos y toda la carga administrativa que generan.
¿Qué son exactamente las tarjetas corporativas?
Las tarjetas corporativas son instrumentos de pago diseñados específicamente para la gestión de gastos empresariales. Su finalidad radica en proveer un método seguro, ágil y eficiente para cubrir los gastos relacionados con operaciones comerciales, viajes o adquisiciones puntuales, otorgando simplicidad en todo el proceso administrativo.
Estas tarjetas se asignan habitualmente a empleados seleccionados dentro de una compañía y vienen acompañadas de diversas funciones integradas que permiten una mayor eficiencia en gastos corporativos. Puedes ampliar la información en este recurso sobre tarjetas corporativas.
¿Cómo ayudan las tarjetas corporativas a eliminar los reembolsos?
Uno de los principales beneficios y ventajas de las tarjetas corporativas es precisamente la eliminación de reembolsos. El uso habitual de métodos tradicionales obliga a los trabajadores a adelantar dinero propio para cubrir gastos empresariales. Posteriormente, deben realizar una solicitud de devolución, generando procesos lentos e ineficientes que restan tiempo valioso para otras tareas más estratégicas. Veamos específicamente cómo ocurre la simplificación de reembolsos con tarjetas corporativas:
Paso 1: Asignación clara de presupuestos y límites
La empresa establece presupuestos específicos o límites personalizados en cada tarjeta asignada a empleados. Esta claridad evita que el trabajador tenga que entregar dinero de su bolsillo, creando una dinámica efectiva en la gestión de gastos empresariales.
Paso 2: Automatización de reembolsos y validación rápida de gastos
Gracias a la automatización de reembolsos facilitada por estas herramientas, se reducen las tareas administrativas y el control manual. El trabajador utiliza directamente la tarjeta empresarial (la famosa modalidad de tarjetas de empresas sin reembolso), y consta automáticamente como un gasto autorizado, simplificando enormemente la validación interna por parte del departamento financiero.
Paso 3: Control inmediato y transparente sobre gastos
La empresa obtiene inmediata visibilidad y control de gastos con tarjetas corporativas al contar con reportes en tiempo real. Este escenario anticipa y previene inconvenientes o abusos relacionados con los gastos corporativos. Puedes obtener detalles importantes en este artículo sobre controles en tarjetas corporativas modernas.
Ventajas adicionales de utilizar tarjetas corporativas
Además de la reducción sustancial o completa eliminación de reembolsos, las tarjetas corporativas aportan múltiples beneficios adicionales que optimizan la administración de recursos financieros en cualquier tipo de empresa. Algunos de estos beneficios adicionales son:
- Trazabilidad efectiva: seguimiento integral y transparente de cada transacción realizada, facilitando auditorías y evaluaciones financieras.
- Reducción de errores humanos: al estar digitalizados los procesos, disminuye considerablemente la probabilidad de fallos en la gestión administrativa de los gastos.
- Mayor seguridad en los pagos empresariales: los empleados no necesitan movilizar grandes cantidades de efectivo, previniendo robos, pérdidas o descuidos asociados.
- Mejora en la eficiencia general: al simplificar y estandarizar el proceso de pago y registro de gastos se libera tiempo, aumentando la eficiencia en gastos corporativos.
¿Qué tipos de compañías se benefician más del uso de tarjetas corporativas?
Prácticamente cualquier empresa puede aprovechar las ventajas de las tarjetas corporativas, adaptándolas a su estructura organizacional particular. Sin embargo, existen ciertos perfiles que obtienen un mayor beneficio, tales como:
- Empresas con alto volumen de viajes corporativos: al reducirse notablemente los trámites administrativos relacionados con viáticos.
- Organizaciones con múltiples sucursales: fomentan una mejor alineación y monitoreo centralizado en la gestión de gastos empresariales.
- Negocios con escalabilidad rápida: aquellas compañías que estén en crecimiento acelerado requieren métodos prácticos y ágiles como son las tarjetas de empresas sin reembolso.
Amplía detalles en nuestra nota sobre los tipos de empresas que usan tarjetas corporativas comúnmente.
¿Cuándo debería considerar tu empresa cambiar hacia el uso de tarjetas corporativas?
Si tu compañía constantemente enfrenta problemas relacionados con la gestión manual de gastos, comprobantes de pago extraviados o demoras constantes en los reembolsos, es un indicador claro de que considera necesario adoptar herramientas financieras corporativas mucho más eficientes.
El cambio hacia la implementación efectiva de tarjetas corporativas debería efectuarse rápidamente cuando se detecten:
- Altas frecuencias de reembolso: procesos continuos y abundantes en solicitudes individuales de pagos.
- Falta de claridad en seguimiento de gastos: dificultades para identificar y justifica los costos empresariales rápidamente.
- Pérdida de tiempo en procesos administrativos: empleados financieros invierten horas en la gestión manual y poco estratégica de gastos.
Conclusión: ¿Realmente valen la pena las tarjetas corporativas?
Sin duda alguna, las tarjetas corporativas han demostrado ser una solución efectiva y moderna para todas aquellas empresas en búsqueda permanente de la optimización, control transparente de gastos corporativos, y claro está, la tan deseada eliminación de reembolsos.
La automatización de reembolsos, combinada con técnicas de control en tiempo real y otras funcionalidades adicionales, convierten a las tarjetas corporativas en herramientas prácticamente imprescindibles para empresas que buscan simplificar su gestión financiera y obtener ventajas competitivas en el mundo actual de los negocios.