As viagens corporativas são parte do dia a dia de muitas empresas. Independentemente do objetivo, seja para fechar um novo negócio ou fazer visitas a um cliente, esse processo de deslocamento muitas vezes é necessário para representar a companhia em outros locais.
Mas você já parou para pensar sobre os diversos riscos e prejuízos que o adiantamento para despesas de viagens pode trazer para a sua empresa?
Dar mais autonomia para os colaboradores e maior controle das despesas ao financeiro é um aspecto importantíssimo em viagens corporativas. Processos burocráticos de adiantamento de recursos, por exemplo, podem custar um tempo necessário para solucionar outros problemas.
Listamos neste artigo esses e outros motivos para evitar esse adiantamento de recursos - com vantagens, principalmente, para sua equipe. Vamos lá?
1. Mais agilidade
Como você já sabe, o tempo é um recurso necessário e escasso nos dias atuais. Por isso, investir em ferramentas e plataformas que agilizem os processos é fundamental para empresas em crescimento, sem necessitar de processos morosos para reembolso. Inserir uma burocracia de requerimento antes de todas as viagens corporativas, vai contra esse preceito. Assim, invista em tecnologias que permitam encurtar sistemas complexos.
2. Menos burocracia
Seguindo no mesmo caminho do anterior, evitar burocracia é algo que você deve buscar a todo custo. Adiantar um valor para que o colaborador possa viajar, traz junto uma papelada que precisa ser preenchida — por você e por ele. Além disso, o tempo que é necessário para que o processo ocorra pode atrapalhar os planos e objetivos da viagem.
3. Controle de gastos
Depositar na conta do seu colaborador um valor para que ele viaje é um custo elevado e impede um controle do que está sendo gasto. A equipe perde visibilidade do que foi feito e o funcionário tem que tomar cuidado para não misturar seu saldo pessoal com o que foi depositado pela empresa.
4. Viagens internacionais
Em viagens para lugares com outras moedas o problema fica ainda maior. A valorização ou desvalorização do real, faz com que fique impossível prever os gastos de viagens corporativas. Assim, o colaborador fica mais inseguro quanto aos valores pré-estabelecidos, já que eles podem variar diariamente.
5. Autonomia e confiança
Como comentamos inicialmente, mostrar para sua equipe que você confia e dá autonomia para eles é essencial para um ambiente de trabalho saudável. Além disso, dá mais liberdade para que o colaborador tome decisões importantes e de última hora, sem que ele tenha que passar por processos longos e demorados.
Com isso em mente, fica claro o porquê investir em sistemas modernos. Cartões de crédito corporativos, por exemplo, te auxiliam a diminuir o tempo gasto com burocracia e investir tempo no que realmente importa: seu negócio.
Contar com uma solução como a da Clara, que une cartão de crédito corporativo e uma plataforma digital de gestão de despesas, permite ter um controle completo dos custos em viagens corporativas, além de oferecer autonomia para o colaborador e agilidade para o time financeiro da sua empresa.
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Esses recursos promovem uma série de benefícios: aumenta a qualidade e eficiência da operação, minimiza riscos de erros ou fraudes corporativas, permite um gerenciamento completo de gastos, apoia em relatórios financeiros e reduz riscos.
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