O processo de prestação de contas e reembolso corporativo pode se tornar algo burocrático e uma verdadeira dor de cabeça. Isso faz com que o fluxo de trabalho seja prejudicado e, aos poucos, o setor financeiro de sua empresa deixe de dar atenção às tarefas mais importantes.
Com isso, a maioria dos gestores financeiros tendem a encontrar a solução para esse problema utilizando o adiantamento de recursos para os seus funcionários.
Porém, você sabia que a sua empresa não precisa utilizar esse recurso?
Descubra, neste artigo, por que você não deve adiantar recursos financeiros para seus funcionários e como a Clara tem a melhor solução para o seu fluxo de trabalho.
O colaborador pode utilizar o dinheiro corporativo para cobrir despesas pessoais
É evidente que o dinheiro em espécie deve ser utilizado apenas em atividades a trabalho. Essa questão geralmente está explícita na política interna do negócio. Entretanto, nem sempre os funcionários seguem essa regra à risca.
Em situações extremas, pode ser que o colaborador utilize esse recurso para cobrir despesas pessoais. O pior é que, fazendo isso, ele também pode manipular a prestação de contas, indicando que aquele capital foi investido em atividades corporativas.
Dessa forma, é possível que você nem ao menos saiba que o dinheiro foi utilizado de forma imprudente, sem atender a sua real finalidade.
Com isso, a empresa perde uma quantidade enorme de recursos a toa e ainda beneficia funcionários mal-intencionados.
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Quando o adiantamento é em espécie, o colaborador pode ser roubado
Essa é uma situação atípica, mas que certamente pode acontecer. Basta pensarmos que, a partir do momento em que seus funcionários contam com dinheiro em espécie, é possível que eles sejam furtados.
A situação se configura como um acidente, ou seja, não é culpa do colaborador. Logo, quem é prejudicado é a empresa, que terá que desembolsar novamente o valor, aumentando ainda mais as suas despesas corporativas.
Note que isso pode ocorrer até mesmo quando o dinheiro é depositado diretamente na conta do funcionário, visto que ele pode sacar uma quantia, já que o capital corporativo estará disposto em sua conta pessoal.
O adiantamento pode acarretar em processos trabalhistas
É isso mesmo, o adiantamento de recursos pode acarretar em processos trabalhistas. A partir do momento que o colaborador possui comprovantes que a empresa depositou um certo valor na sua conta, de forma recorrente, é possível iniciar um processo contra ela.
Geralmente, a alegação é que o valor depositado faz parte do salário do funcionário. Este é um risco muito grande para a sua empresa e pode fazer com que ela perca milhares de reais em uma única ação.
Problemas com a prestação de contas
Para que você consiga manter uma boa gestão de despesas corporativas, é fundamental que os colaboradores realizem a prestação de contas. Mas quando falamos de adiantamento de recursos, nem sempre isso acontece.
Geralmente, os funcionários atrasam ou nem realizam a prestação de contas. Com isso, a empresa e o setor financeiro perdem o controle do uso do adiantamento feito e quais os gastos gerados pela atividade corporativa.
Desse modo, a empresa não consegue monitorar se o colaborador precisa devolver dinheiro para a empresa ou receber reembolsos corporativos, o que afeta bastante a previsibilidade das contas a pagar e a receber.
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Os serviços da Clara eliminam a burocracia
A Clara, além de eliminar o processo de reembolso, também acaba com a necessidade de adiantamento de recursos financeiros para seus funcionários. Isso acontece devido a dois dos nossos principais serviços: o cartão de crédito corporativo e o software de gestão de despesas corporativas. Confira, a seguir, como cada um deles funciona.
Cartões de crédito corporativos da Clara
Com o cartão de crédito corporativo da Clara, os colaboradores não precisam utilizar seu dinheiro em nenhuma atividade empresarial.
O funcionário pode utilizar o cartão de crédito corporativo para pagar qualquer despesa corporativa, evitando, assim, a necessidade de adiantamento de recursos financeiros.
Com isso, todos os gastos realizados com esse cartão são direcionados imediatamente para a sua empresa, trazendo controle sem comprometer a autonomia do time.
Além disso, com o cartão de crédito empresarial da Clara você têm:
- Compras online com segurança;
- Atendimento online, exclusivo e personalizado;
- Cartões aceitos no Brasil e no exterior;
- Cartões world elite, feitos de metal;
- Linha de crédito personalizada e ajustada às suas necessidades;
- Bandeira Mastercard, aceita no mundo todo.
Software de gestão de despesas corporativas
Complementando o uso do cartão de crédito corporativo, o software de gestão de despesas corporativas da Clara dá autonomia ao seu time sem perder nada de vista.
Com a simples e intuitiva plataforma de controle da Clara, você pode autorizar ou alterar o limite de crédito de cada um dos seus funcionários a qualquer momento e acessar todos os detalhes das despesas da sua empresa em tempo real, de qualquer lugar.
Toda vez que for realizada alguma compra com o cartão, as informações referentes a ela serão enviadas diretamente para o software. Desse modo, a integração do sistema Clara com o sistema da sua empresa é completa. Com isso, dedique mais tempo ao seu negócio e tenha menos burocracias financeiras.
Com uma plataforma de controle financeiro empresarial você terá toda sua informação em uma única fonte de inteligência de dados, dando-lhe maior controle de movimentos e análise em tempo real. Na Clara tentamos sempre te apoiar, garantindo que todas as operações que você realiza conosco sejam o mais transparente e eficiente possível.