Clara20/09/20236 min read

Despesas administrativas: o que são e como reduzi-las com eficiência

Você já se perguntou sobre os bastidores que mantêm uma empresa funcionando?

Por trás dos produtos ou serviços oferecidos, existe um universo de atividades fundamentais para garantir que tudo corra sem problemas. Essas atividades estão relacionadas às despesas administrativas, um aspecto essencial da gestão empresarial.

Nesta publicação, exploraremos o que são despesas administrativas, exemplos significativos desse tipo de gasto e como eles se diferenciam das despesas operacionais. Além disso, discutiremos estratégias para reduzir essas despesas e como a tecnologia desempenha um papel crucial nesse processo.

Índice

O que são despesas administrativas?
Principais exemplos de despesas administrativas
Despesas administrativas x operacionais: entenda a diferença
Como reduzir as despesas administrativas em cinco passos
Como a tecnologia pode ajudar a diminuir as despesas administrativas?

1. O que são despesas administrativas?

Despesas administrativas referem-se aos gastos associados à gestão e manutenção de uma empresa ou organização. Isso inclui despesas relacionadas à administração de recursos humanos, contabilidade, serviços legais, gestão de fornecedores, tecnologia da informação e outras atividades essenciais para o funcionamento interno da entidade.

Esses custos podem ser identificados e reduzidos, se necessário, uma vez que geralmente não impactam diretamente a produção ou a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa. Portanto, o controle eficiente das despesas administrativas é fundamental para a saúde financeira e a eficiência operacional de uma organização.

Seguindo esses cinco passos, sua empresa pode reduzir eficazmente as despesas administrativas e direcionar recursos financeiros para áreas mais estratégicas e lucrativas.

Uma pesquisa realizada pelo Compra Agora em parceria com o Instituto Locomotiva, publicada pela Veja, mostra que nove em cada 10 gestores do ramo dizem ter algo no negócio tirando o seu sono, como despesas administrativas e gestão financeira.

2. Principais exemplos de despesas administrativas

Entre os principais tipos de despesas administrativas, destacam-se a folha de pagamento dos funcionários de apoio administrativo, despesas com escritórios e instalações, serviços jurídicos e contábeis, tecnologia da informação, e aquisição de materiais de escritório e suprimentos.

Aluguel: espaços onde a empresa realiza suas atividades, ou seja, escritórios, espaços de trabalho, armazéns e outras instalações onde pode operar.
Serviços: embora alguns proprietários possam combinar os serviços públicos com o aluguel, há opções que a empresa pode pagar separadamente. Isso inclui eletricidade, água, ar condicionado, entre outros.
Pessoal: salários e benefícios dos funcionários, bem como custos de recrutamento e treinamento. Esses custos podem representar uma parte significativa das despesas administrativas de uma empresa.
Contabilidade e finanças: custos de auditoria, honorários de contadores, impostos e taxas de licenciamento.
Tecnologia: custos de hardware, plataformas de controle de despesas corporativas, licenças e serviços de suporte técnico.
Marketing: custos de publicidade, relações públicas e promoções.

Para gerenciar as despesas administrativas de forma eficiente, é importante que a empresa tenha um bom planejamento financeiro e faça um acompanhamento constante dos gastos.

É recomendável estabelecer orçamentos para cada área e monitorá-los para garantir que não sejam excedidos. Além disso, é importante buscar maneiras de reduzir as despesas administrativas por meio da automação de processos e da minimização de serviços não essenciais.

3. Despesas administrativas x operacionais: entenda a diferença

As despesas administrativas e as despesas operacionais são dois tipos de gastos que uma empresa incorre, mas têm propósitos distintos.

Despesas Administrativas

Refere-se a custos associados à gestão e administração interna da empresa.
Exemplos incluem folha de pagamento de funcionários administrativos, aluguel de escritórios, serviços públicos, contabilidade e despesas de pessoal de suporte administrativo.
Essas despesas não estão diretamente relacionadas à produção de bens ou prestação de serviços da empresa.

Despesas Operacionais

São gastos necessários para manter as operações comerciais diárias.
Incluem custos diretamente relacionados à produção, distribuição e venda de produtos ou serviços.
Exemplos abrangem matérias-primas, mão-de-obra direta, marketing, frete e despesas de vendas.
Ao contrário das despesas administrativas, as despesas operacionais estão intimamente ligadas à receita gerada pelas operações da empresa.

A distinção entre esses dois tipos de despesas é crucial para a análise financeira e o planejamento orçamentário, pois ajuda as empresas a entender onde estão gastando seus recursos e a otimizar suas operações e administração de custos de acordo.

4. Como reduzir as despesas administrativas em cinco passos

A redução das despesas administrativas é fundamental para melhorar a eficiência financeira de uma empresa. Aqui estão cinco passos para alcançar essa meta:

Análise detalhada: comece examinando minuciosamente suas despesas administrativas. Identifique onde estão sendo gastos recursos e categorize essas despesas em áreas específicas, como folha de pagamento, aluguel, serviços, entre outras.
Priorização: classifique as despesas administrativas em ordem de importância e urgência. Identifique quais despesas podem ser reduzidas ou eliminadas sem prejudicar as operações essenciais da empresa.
Orçamento: estabeleça orçamentos claros para cada categoria de despesa administrativa. Isso ajudará a controlar os gastos e a definir metas realistas de economia.
Automação e tecnologia: considere a automação de tarefas administrativas repetitivas e o uso de tecnologia para otimizar processos. Isso pode reduzir custos com pessoal e aumentar a eficiência.
Negociação e parcerias: busque oportunidades de negociar contratos com fornecedores, renegociar aluguéis e explorar parcerias que possam resultar em economias significativas.

Seguindo esses cinco passos, sua empresa pode reduzir eficazmente as despesas administrativas e direcionar recursos financeiros para áreas mais estratégicas e lucrativas.

5. Como a tecnologia pode ajudar a diminuir as despesas administrativas?

Por falar em tecnologia, ela desempenha um papel fundamental na redução das despesas administrativas. A automação de processos, o uso de software de gestão eficiente e a migração para ambientes digitais podem simplificar tarefas, reduzir a necessidade de pessoal e diminuir erros humanos.

Além disso, a tecnologia permite uma melhor análise de dados, auxiliando na tomada de decisões informadas para otimizar o uso de recursos e reduzir custos operacionais.

Por isso, a importância de entender as despesas administrativas e, principalmente, quais as melhores práticas a serem adotadas para reduzi-las, torna-se evidente. A busca por eficiência e controle financeiro é fundamental para garantir o crescimento sustentável das empresas.

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