O que é um cartão corporativo e como ele funciona?
O cartão corporativo é uma ferramenta financeira criada para simplificar o pagamento de despesas de uma empresa. Seu principal papel é separar os gastos pessoais dos profissionais, oferecendo mais controle e praticidade no dia a dia. Diferente dos cartões pessoais, ele é emitido em nome da empresa, mas pode ser usado por colaboradores autorizados.
Na prática, o cartão corporativo permite que os funcionários paguem por viagens, compras e outros custos relacionados ao trabalho sem precisar usar o próprio dinheiro. O funcionamento é parecido com o de um cartão de crédito comum, com limite definido e data de pagamento ajustada pela empresa. E o melhor: muitas dessas transações podem ser acompanhadas em tempo real por plataformas digitais — garantindo transparência e facilitando a prestação de contas.
Esses cartões foram feitos para o dia a dia da operação, com sistemas que registram automaticamente as transações e geram relatórios detalhados para uma gestão eficiente.
Para que serve e quando usar o cartão corporativo?
O cartão corporativo é ideal para cobrir despesas da operação do negócio, como pagamentos de fornecedores, hospedagens, refeições, transportes e até serviços online, como assinaturas de softwares, plataformas e anúncios digitais.
Ele é recomendado sempre que a empresa busca mais agilidade e controle nas finanças. Entre os usos mais comuns estão viagens corporativas, eventos, reuniões com clientes e compras emergenciais. Além disso, é possível configurar regras de uso para determinados tipos de despesa — o que evita desperdícios e melhora a eficiência dos recursos.
Métodos para gerenciar despesas corporativas de forma eficaz
Para manter o controle dos gastos, contar com ferramentas que centralizem e automatizem o acompanhamento das despesas é essencial. Softwares de gestão de gastos ajudam a rastrear, categorizar e analisar cada transação em tempo real.
Outra prática eficiente é ter uma política clara de uso dos cartões, com regras bem definidas: quem pode usar, para quê, e até quanto. Definir limites por tipo de gasto e solicitar relatórios periódicos são práticas que aumentam a transparência e reduzem riscos.
Transparência e organização caminham juntas. E quanto melhor o controle, melhor são alocados os recursos e mais saudável tende a ser o financeiro da empresa.
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10 benefícios de utilizar cartões corporativos na sua empresa
Os cartões corporativos oferecem diversas vantagens que podem otimizar a gestão financeira de uma empresa:
1. Controle de gastos em tempo real: acompanhamento de gastos no momento em que acontecem, com mais transparência.
2. Centralização de pagamentos: controle simplificado e análise dos gastos corporativos, concentrando todas as despesas em uma única fatura.
3. Prestação de contas simplificada: eliminação de processos manuais e burocráticos de reembolsos.
4. Relatórios detalhados: planejamento financeiro facilitado com análises completas de despesas.
5. Limites personalizáveis: limites de crédito ajustados conforme o perfil de cada colaborador.
6. Mais segurança: alertas de transação e controle de uso, para minimizar possibilidades de fraudes.
7. Praticidade em viagens corporativas: pagamentos mais ágeis para hospedagem, passagens e outras despesas.
8. Redução de burocracia: processo simplificado para solicitação e aprovação de pagamentos.
9. Programas de recompensas: cashback e programa de pontos que podem ser revertidos em benefícios para a empresa.
10. Integração com sistemas de gestão: facilita a importação de dados para softwares contábeis, economizando tempo e recursos.
Para além do cartão corporativo: outras opções disponíveis no mercado
Além do cartão de crédito corporativo — que se destaca por oferecer controle, segurança e mais fôlego para o fluxo de caixa — existem outras alternativas no mercado que atendem a necessidades específicas de algumas empresas. Conhecer essas opções é importante para tomar uma decisão alinhada à realidade do seu negócio:
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Cartões pré-pagos: funcionam com saldo carregado antecipadamente e podem ser úteis em situações pontuais, como eventos ou despesas fixas. No entanto, por não oferecerem crédito, podem limitar a flexibilidade da empresa em momentos estratégicos — e acabam exigindo um controle operacional mais intenso.
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Cartões de débito empresariais: os valores são debitados diretamente da conta da empresa. São simples, mas não oferecem prazo para pagamento, o que pode impactar o fluxo de caixa em períodos com maior volume de despesas.
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Cartões virtuais: normalmente vinculados a um cartão corporativo, são ideais para compras online e oferecem uma camada extra de segurança. São eficientes para uso pontual e descentralizado, como em marketing digital ou assinaturas.
Cada instituição financeira oferece diferentes condições, como taxas, benefícios e suporte. É importante avaliar as opções considerando o perfil de gastos da empresa e as funcionalidades mais úteis.
Benefícios de usar um cartão corporativo em viagens
Cartões corporativos tornam a gestão de viagens muito mais prática — tanto para quem viaja quanto para quem cuida das finanças. Com eles, os colaboradores conseguem pagar passagens, hospedagem, alimentação e transporte sem precisar de adiantamentos ou rreembolsos, eliminando a burocracia e agilizando os processos.
Além disso, muitos cartões oferecem seguros e assistência 24 horas, trazendo mais segurança para quem está na estrada. A empresa também sai ganhando: é possível acompanhar os gastos em tempo real, inclusive em outras moedas, o que facilita a gestão cambial e evita surpresas.
Outro ponto importante é o controle. Com funcionalidades que permitem restringir categorias de uso e gerar relatórios personalizados, o time financeiro garante mais transparência e conformidade — sem precisar checar cada despesa manualmente.
Como obter um cartão corporativo para a sua empresa
O processo de solicitação de um cartão corporativo pode variar bastante de acordo com a instituição financeira escolhida. Em bancos tradicionais, é comum que o processo envolva etapas presenciais, como visitas à agência, preenchimento de formulários físicos e um tempo maior de análise e liberação. Esse caminho tende a ser mais burocrático, o que pode atrasar o uso efetivo do cartão.
Já em fintechs como a Clara, tudo é feito de forma 100% online — da abertura da conta à solicitação e emissão dos cartões. O processo é simples, rápido e pensado para acompanhar o ritmo das empresas modernas.
De forma geral, as etapas incluem:
- Escolha da instituição financeira: avalie taxas, benefícios, limite de crédito e funcionalidades que se encaixem na realidade da sua empresa.
- Envio de documentos: normalmente são exigidos CNPJ, comprovante de endereço, documento dos sócios e contrato social.
- Análise de crédito: a instituição avalia a saúde financeira da empresa para definir a liberação e o limite do cartão.
- Aprovação e ativação: uma vez aprovado, os cartões são emitidos para os colaboradores designados e podem ser ativados conforme as instruções da instituição.
Na Clara, além de contar com um processo digital e sem burocracia, sua empresa ainda tem acesso a funcionalidades que vão além do cartão — como controle em tempo real dos gastos, definição de regras de uso e integração com ferramentas de gestão.
Processo para MEI solicitar um cartão corporativo
Microempreendedores Individuais (MEIs) também podem ter cartão corporativo. O processo é parecido: escolher uma instituição financeira, apresentar documentos básicos (CNPJ, CPF, comprovante de residência) e passar por uma análise de crédito — geralmente mais simples do que para empresas maiores.
O uso do cartão corporativo pode ajudar o MEI a organizar as finanças, separar os gastos pessoais e ainda é possível desfrutar de vantagens como cashback e relatórios inteligentes.
Uma dica importante é considerar instituições que entendam as necessidades dos pequenos negócios e que ofereçam taxas e benefícios acessíveis.
Técnicas para controlar despesas usando um cartão corporativo
Ter um cartão corporativo é só o primeiro passo. Para garantir uma gestão eficiente, é fundamental estabelecer práticas consistentes que tragam visibilidade, evitem excessos e mantenham o controle nas mãos do time financeiro. Algumas das principais estratégias incluem:
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Usar um software de gestão para automatizar o acompanhamento das despesas;
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Definir políticas internas com limites de uso por colaborador ou categoria;
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Exigir envio de comprovantes e relatórios periódicos para garantir conformidade;
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Ativar funcionalidades como notificações de uso e bloqueios remotos, reforçando a segurança;
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Fazer análises mensais para identificar padrões e oportunidades de economia.
Com essas práticas, a empresa consegue não só evitar desperdícios, mas também tomar decisões mais estratégicas sobre o uso do orçamento.
Como contabilizar despesas feitas com cartão corporativo
A contabilização correta das despesas é essencial para manter a integridade financeira da empresa. O primeiro passo é garantir que todas as transações feitas com o cartão corporativo sejam registradas com clareza — incluindo data, valor, descrição e os devidos comprovantes.
Esses registros devem ser lançados no sistema contábil da empresa, sempre categorizados de acordo com o tipo de despesa (como viagens, alimentação ou compras de suprimentos). Utilizar um software de contabilidade que se integre ao sistema de pagamentos agiliza a conciliação bancária e reduz o risco de erros manuais.
Revisar esses lançamentos de forma periódica é fundamental para assegurar que tudo esteja em conformidade com as políticas internas. Um controle bem feito evita inconsistências nos relatórios e dá mais confiança na hora de tomar decisões estratégicas.
Critérios para escolher o melhor cartão corporativo
Escolher o cartão corporativo ideal pode fazer toda a diferença na rotina financeira da empresa — especialmente quando se busca mais controle, eficiência e praticidade. Antes de tomar uma decisão, é importante avaliar não só os custos, mas também os recursos e o suporte que cada opção oferece.
Na hora de escolher, vale considerar:
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Taxas: anuidade, juros, tarifas de saques ou transações internacionais;
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Benefícios adicionais: como seguros, programas de cashback ou pontos;
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Atendimento: o suporte da instituição precisa ser ágil e eficiente;
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Limite e flexibilidade: verifique se há possibilidade de ajustar os limites conforme a necessidade da empresa;
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Segurança: funcionalidades como alertas, autenticação em dois fatores e bloqueio remoto fazem diferença.
Comparar as opções disponíveis no mercado com base nesses critérios é a melhor forma de garantir uma escolha alinhada às necessidades reais do negócio.
Criando uma política eficiente de uso de cartões corporativos
Para garantir uma gestão financeira consistente, é essencial ter uma política clara de uso dos cartões corporativos. Mais do que um conjunto de regras, essa política deve ser um guia prático para facilitar pagamentos, promover a transparência e evitar o uso indevido dos recursos da empresa. Abaixo, os principais passos para estruturar a sua política de forma eficaz:
- Defina os objetivos da política: antes de qualquer regra, é importante deixar claro o propósito da política: otimizar o processo de pagamento, garantir transparência nos gastos e manter o controle orçamentário da empresa.
- Estabeleça quem pode usar os cartões: determine quais cargos ou áreas terão acesso aos cartões e sob quais condições. Isso evita o uso indiscriminado e ajuda a delegar responsabilidade com clareza.
- Defina os tipos de despesa permitidos: categorize os usos permitidos (como viagens, alimentação, compras de fornecedores ou ferramentas digitais) e, se necessário, restrinja gastos com base na política interna da empresa.
- Estabeleça limites de uso: configure limites por tipo de despesa, por colaborador ou por cartão. Isso garante que o orçamento seja respeitado sem comprometer a operação.
- Padronize a prestação de contas: crie um processo simples e claro para o envio de comprovantes, justificativas e relatórios de uso. Quanto mais objetivo, menor o risco de erros ou esquecimentos.
- Comunique e treine os colaboradores: garanta que todos os usuários conheçam as regras e saibam como aplicá-las. Treinamentos rápidos e materiais de apoio ajudam a evitar mal-entendidos.
- Implemente ferramentas de controle: use plataformas que permitem monitorar os gastos em tempo real, definir regras automáticas de uso e gerar relatórios. Isso reduz a necessidade de acompanhamento manual.
- Revise e atualize a política periodicamente: à medida que a empresa cresce ou muda de estrutura, é importante ajustar a política para que ela continue refletindo a realidade do negócio.
Conheça o cartão corporativo da Clara e suas vantagens
O cartão corporativo da Clara vai além do pagamento: ele é uma ferramenta estratégica de gestão financeira, integrada a uma plataforma completa, feita para dar mais controle, visibilidade e eficiência ao seu negócio.
Com ele, você acompanha os gastos em tempo real, define regras de uso por cartão, categoria ou colaborador e elimina a complexidade da prestação de contas. Tudo isso em um sistema 100% digital, simples de usar e com alto nível de personalização.
Alguns dos principais benefícios:
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Sem taxas escondidas: transparência total, sem surpresas na fatura.
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Cartões virtuais ilimitados: ideais para compras online com mais segurança.
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Relatórios inteligentes: entenda padrões de consumo e tome decisões com mais agilidade.
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Controle avançado por usuário: configure limites, categorias e horários de uso.
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Integração com ERPs e sistemas de gestão: facilite a conciliação contábil e economize tempo.
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Rendimento automático e limite flexível: o saldo na conta rende até 110% do CDI líquido e vira limite adicional para o cartão.
Empresas que usam Clara têm uma gestão mais leve e previsível, com menos retrabalho, mais autonomia para os times e total clareza sobre os gastos — sem abrir mão da segurança e da eficiência.