Guia completo sobre cartão corporativo: tudo o que você precisa saber

O que é um cartão corporativo e como ele funciona?

O cartão corporativo é uma ferramenta financeira destinada às empresas para facilitar o pagamento de despesas corporativas. Seu principal propósito é separar gastos pessoais dos empresariais, promovendo maior controle financeiro e praticidade na gestão de custos. Diferente dos cartões pessoais, ele é emitido em nome da empresa, mas pode ser utilizado por funcionários autorizados.

Na prática, um cartão corporativo permite que colaboradores efetuem compras, paguem viagens e despesas relacionadas ao trabalho sem que precisem antecipar recursos do próprio bolso. O funcionamento é similar ao de um cartão de crédito, com limite de gastos e ciclo de pagamento estipulado pela empresa. É comum que as despesas feitas com o cartão sejam monitoradas em tempo real por meio de plataformas digitais, garantindo transparência e facilitando a prestação de contas.

Esses cartões são projetados para uso no cotidiano empresarial, com sistemas que registram automaticamente as transações e geram relatórios detalhados para análise e controle.

Para que serve e quando usar o cartão corporativo?

O cartão corporativo é ideal para cobrir despesas relacionadas a operações de negócios, como pagamento de fornecedores, hospedagem, refeições, transporte e aquisição de material de escritório. Também é útil para pagar serviços online, como assinaturas de softwares e plataformas.

Seu uso é recomendado quando a empresa deseja gerenciar despesas de forma centralizada e sem burocracias. Exemplos comuns de utilização incluem viagens corporativas, eventos, reuniões com clientes e compras urgentes. Com ele, as empresas têm um maior controle sobre os gastos, podendo restringir o uso para determinados tipos de despesas, garantindo que os recursos sejam utilizados de forma eficiente.

Métodos para gerenciar despesas corporativas de forma eficaz

Para gerenciar despesas corporativas de forma eficaz, é essencial usar ferramentas de controle financeiro que centralizem e automatizem o processo de acompanhamento dos gastos. Softwares de gestão de despesas ajudam a rastrear e categorizar cada transação, permitindo que gestores analisem os gastos em tempo real.

Outra estratégia eficiente é a implementação de políticas claras de uso dos cartões, com regras bem definidas sobre quem pode utilizá-los e para quais fins. Estabelecer limites de gastos para diferentes tipos de transações e solicitar relatórios regulares aos usuários são práticas que aumentam a transparência e minimizam riscos de uso indevido.

A transparência é fundamental para garantir que os recursos da empresa sejam aplicados de maneira estratégica. Uma gestão cuidadosa dos gastos evita surpresas e permite uma melhor alocação de recursos, contribuindo para a saúde financeira do negócio.

Cartão corporativo vs. cartão empresarial: quais são as diferenças?

Embora os termos "cartão corporativo" e "cartão empresarial" sejam frequentemente usados como sinônimos, existem diferenças significativas entre eles. O cartão corporativo é geralmente usado por grandes empresas e oferece um nível de controle mais detalhado sobre as despesas, com recursos avançados de monitoramento e relatórios financeiros. Ele é ideal para negócios com uma estrutura maior de colaboradores e gastos mais complexos.

Por outro lado, o cartão empresarial costuma ser direcionado a pequenas e médias empresas. Ele possui funcionalidades mais básicas, embora ainda ofereça uma gestão de despesas eficiente. Este tipo de cartão pode ter limites de crédito menores e menos opções de personalização em relação ao corporativo.

Ambos os tipos de cartões trazem benefícios como facilidade de pagamento e simplificação na prestação de contas, mas a escolha entre eles depende das necessidades específicas de cada empresa, considerando fatores como volume de transações e gestão de equipe.

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10 benefícios de utilizar cartões corporativos na sua empresa

Os cartões corporativos oferecem diversas vantagens que podem otimizar a gestão financeira de uma empresa:

Tipos de cartões corporativos disponíveis no mercado

O mercado oferece uma variedade de cartões corporativos adaptados às necessidades de diferentes empresas. Entre os principais tipos estão:

• Cartões de crédito corporativos tradicionais: permitem crédito rotativo e são aceitos em uma ampla rede de estabelecimentos.
• Cartões pré-pagos: funcionam com um saldo previamente carregado, sendo ideais para controlar despesas específicas, como viagens ou eventos.
• Cartões virtuais: gerados digitalmente e utilizados para compras online, oferecendo maior segurança em transações.
• Cartões com programas de recompensas: proporcionam benefícios como cashback ou acúmulo de pontos que podem ser convertidos em vantagens para a empresa.
• Cartões de débito corporativos: deduzem os valores diretamente da conta da empresa, favorecendo um controle mais rígido de gastos.

Cada instituição financeira oferece diferentes condições, como taxas, benefícios e suporte. É importante avaliar as opções considerando o perfil de gastos da empresa e as funcionalidades mais úteis.

Benefícios de usar um cartão corporativo em viagens

O uso de cartões corporativos em viagens traz inúmeras vantagens, como a simplificação do processo de pagamento e maior controle das despesas. Com um cartão, os colaboradores podem pagar por passagens aéreas, hotéis, refeições e transporte sem precisar de adiantamentos ou reembolsos, o que torna a viagem mais prática e ágil.

Esses cartões costumam incluir funcionalidades como seguros de viagem e assistência 24 horas, que aumentam a segurança do usuário. Além disso, despesas feitas no exterior podem ser monitoradas em tempo real, facilitando a gestão de conversões cambiais e a adequação às políticas de viagem da empresa.

As empresas também se beneficiam da possibilidade de restringir gastos a determinadas categorias e de obter relatórios detalhados sobre as despesas em deslocamento, promovendo maior transparência e previsibilidade orçamentária.

Como obter um cartão corporativo para a sua empresa

Para solicitar um cartão corporativo, a empresa deve seguir algumas etapas. Primeiro, é necessário escolher uma instituição financeira que ofereça condições compatíveis com as necessidades do negócio. Em seguida, é preciso fornecer a documentação exigida, como CNPJ, comprovante de endereço, balanço financeiro e, em alguns casos, o contrato social.

A instituição financeira fará uma análise de crédito para determinar se a empresa está apta a obter o cartão e qual será o limite de crédito concedido. Após a aprovação, a empresa e os funcionários designados recebem os cartões, que podem ser ativados conforme as instruções do banco ou operadora.

Dependendo da instituição, o processo pode ser simplificado e feito online, facilitando a obtenção de um cartão que atenda às demandas de forma prática e rápida.

Processo para MEI solicitar um cartão corporativo

Microempreendedores Individuais (MEIs) também podem solicitar cartões corporativos para facilitar suas operações financeiras. O processo geralmente começa com a escolha de um banco ou fintech que ofereça cartões específicos para MEIs. É importante considerar instituições que entendam as necessidades dos pequenos negócios e que ofereçam taxas e benefícios acessíveis.

O MEI deve apresentar documentos básicos, como o CNPJ, CPF, comprovante de residência e, em alguns casos, extratos bancários que demonstrem a movimentação financeira. Após a análise de crédito, que pode ser menos rigorosa do que para empresas maiores, o cartão é emitido.

O uso do cartão corporativo pode ajudar o MEI a separar despesas pessoais das empresariais, proporcionando uma gestão mais organizada e simplificada. Com isso, é possível aproveitar benefícios como cashback e relatórios detalhados, que facilitam a análise de gastos e o planejamento financeiro.

Técnicas para controlar despesas usando um cartão corporativo

Controlar despesas com cartões corporativos requer práticas consistentes e o uso de ferramentas adequadas. Uma das principais técnicas é adotar um software de gestão financeira, que automatiza o monitoramento e a categorização de transações, facilitando a visualização dos gastos em tempo real.

Estabelecer políticas internas claras sobre o uso dos cartões é essencial. Isso inclui definir limites de despesas para cada funcionário e categoria de gasto. Requisitos como envio de recibos e relatórios mensais ajudam a manter a transparência.

A empresa pode ainda aproveitar funcionalidades como notificações instantâneas e bloqueio remoto para reforçar a segurança. Reuniões periódicas para analisar os relatórios de despesas ajudam a identificar padrões e áreas onde é possível economizar, garantindo uma gestão eficiente dos recursos financeiros.

Como contabilizar despesas feitas com cartão corporativo

A contabilização de despesas feitas com cartão corporativo é fundamental para manter a integridade financeira da empresa. O primeiro passo é garantir que todas as transações sejam registradas detalhadamente, incluindo data, valor, descrição e comprovantes anexos.

Essas despesas devem ser lançadas no sistema contábil da empresa, associadas a suas respectivas categorias (por exemplo, viagens, refeições, compras de suprimentos). O uso de softwares de contabilidade que se integram ao sistema de pagamento facilita a importação de dados e a conciliação bancária.

Recomenda-se revisar periodicamente os registros contábeis para assegurar que estejam corretos e alinhados com as políticas internas. Um controle eficaz evita inconsistências e ajuda na elaboração de relatórios financeiros precisos, essenciais para a tomada de decisões estratégicas.

Conheça os 5 principais tipos de cartão corporativo

Os principais tipos de cartão corporativo incluem:

Cada tipo tem suas vantagens e desvantagens, como flexibilidade de uso ou maior controle sobre as despesas. A escolha deve considerar as necessidades da empresa e os recursos mais relevantes para sua operação.

Critérios para escolher o melhor cartão corporativo

Escolher o melhor cartão corporativo requer uma análise cuidadosa de vários critérios. Primeiramente, considere as taxas associadas, como anuidades, juros e tarifas de transações internacionais. Verifique também os benefícios adicionais, como seguros, programas de recompensas e cashback.

Outro fator crucial é o suporte ao cliente oferecido pela instituição financeira, que deve ser eficiente e acessível para resolver possíveis problemas. Avalie os limites de crédito disponíveis e a flexibilidade de ajustá-los conforme a necessidade da empresa.

Por fim, observe as políticas de segurança, como alertas de transações e opções de bloqueio remoto. Esses elementos ajudam a proteger a empresa contra fraudes e uso indevido. Comparar as opções disponíveis no mercado ajuda a encontrar o cartão mais adequado para atender às necessidades operacionais e financeiras do negócio.

Criando uma política eficiente de uso de cartões corporativos 

Elaborar uma política eficiente de uso de cartões corporativos é essencial para garantir a boa gestão dos recursos. O primeiro passo é definir os objetivos da política, como a simplificação do processo de pagamento e a promoção da transparência nos gastos.

É importante estabelecer regras claras sobre quem pode usar os cartões e para quais tipos de despesas. Definir limites de gastos por categoria e cargo ajuda a manter o controle financeiro. A política deve incluir procedimentos para prestação de contas, como a apresentação de recibos e a elaboração de relatórios mensais detalhados.

Treinamentos periódicos para os funcionários garantem que todos entendam as regras e saibam como aplicá-las corretamente. É recomendável revisar a política regularmente para adaptá-la às mudanças nas necessidades da empresa.

Monitorar o cumprimento da política por meio de auditorias internas e softwares de controle financeiro contribui para identificar desvios e melhorar a gestão, evitando gastos desnecessários e otimizando o orçamento.

Conheça o cartão corporativo da Clara e suas vantagens

O cartão corporativo da Clara se destaca por oferecer uma série de benefícios que facilitam a gestão financeira de empresas de todos os tamanhos. Uma de suas principais vantagens é a integração com plataformas digitais, que permitem o acompanhamento em tempo real das transações e um controle rigoroso dos gastos.

A Clara oferece um cartão sem taxas ocultas e com uma política de transparência, ajudando a empresa a manter o controle sobre seu orçamento sem surpresas desagradáveis. Outro diferencial é a funcionalidade de emissão de cartões virtuais, ideais para compras online e que aumentam a segurança das transações.

Com relatórios detalhados e intuitivos, o cartão corporativo da Clara auxilia na identificação de padrões de consumo e na elaboração de estratégias financeiras. Além disso, a plataforma oferece suporte completo para que os gestores possam otimizar o uso do cartão e as práticas de prestação de contas.

Empresas que utilizam o cartão Clara desfrutam de uma experiência simplificada, que combina controle, economia e agilidade na gestão de despesas.