Hablar de la facturación digital en una era donde la tecnología ha avanzado al menos 10 años no es cosa del otro mundo. De hecho, cuando una empresa realiza facturas digitales por medio de una plataforma que las genera automáticamente se ve beneficiada en diversos aspectos.
Anteriormente hablamos del ya conocido CFDI 4.0. Sobre que esta es la nueva versión del Comprobante Fiscal Digital que será obligatorio en 2023 para todos los contribuyentes del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y que sustituirá la facturación de la versión 3.3.
Pero más allá de que ahora sea un requisito, debes saber que presentar tus facturas cada vez más se aleja de ser complejo y tardado, esto gracias a los sistemas de facturación electrónica y que además estén asociados con el SAT, lo cual te ayudará a ahorrar pasos al momento de hacer tus declaraciones.
>>Te puede interesar: 5 beneficios de digitalizar los servicios financieros de tu empresa<<
¿Qué es una plataforma de facturación digital?
Se trata de un sistema de facturación electrónica que gestiona las transacciones comerciales de una empresa y que deben estar en resguardo. A su vez genera las facturas de cada movimiento de forma automática, lo que lo convierte en una herramienta más que necesaria de apoyo para facilitar procesos financieros.
Estos sistemas están pensados principalmente para fungir como una plataforma de gestión de gastos, es decir, llevar el control de tus finanzas corporativas de una manera intuitiva, fácil y eficiente.
Ventajas de los sistemas de facturación digital
- Seguimiento en tiempo real de las facturas: La facturación electrónica permite el seguimiento en tiempo real de las facturas elaboradas por tu proveedor. Esto te ayuda a realizar tus declaraciones en tiempo y forma ante el SAT.
- Generación de la factura automáticamente: Facilita la generación sencilla de la factura electrónica, ya que en cada movimiento se crea y vincula en automático, timbrando así tu CFDI ante el SAT.
- Reporte único de movimientos: Bajo este sistema podrás reducir el proceso de realizar informes manuales que se llevaban a cabo anteriormente. Con esto todo se hace en el momento.
- Respaldo de información.Gracias a que toda la información está en la nube, puedes estar seguro de que tu información queda en resguardo.
- Menos errores en la documentación: Al realizarse la factura, el llenado de datos es automático, lo que eliminará la necesidad de ingresar datos manualmente mientras se presentan las declaraciones y así reducir errores
- Rapidez. Las plataformas de facturación online tienen el soporte técnico para permitir el uso simultáneo de diferentes miembros de tu equipo, lo que las hace eficientes y rápidas.
- Reducción de fraudes: La disponibilidad en tiempo real de datos, es decir, de todos los movimientos, permite que las empresas tengan mayor control de sus cuentas corporativas y de esta forma reducir fraudes.
- Simplificación de procesos.Todas las etapas de la contabilidad de tu negocio se integran en una plataforma que te permite gestionarlas de forma sencilla.
>>Te puede interesar: Tecnología financiera: tendencias y desafíos 2023<<
Recuerda que todos estos beneficios dependen del proveedor de la plataforma de gestión de gastos que hayas elegido. Lo que sí es un hecho, y que todos te deben proveer, es que entre sus características principales te ofrezcan una mejorada experiencia de usuario. Así como servicios adicionales, como integrarse con un sistema ERP o tener la opción de programar pagos de servicios el día y hora que necesites.
También debe proporcionarle a tu empresa altos estándares de seguridad. Incluso que te den la opción de bloqueo de tarjeta en caso de pérdida (si es que manejan) o autenticaciones adicionales para acceder a tu cuenta.
¿Por qué usar una plataforma de facturación vs. el portal del SAT?
Uno de los inconvenientes a los que se puede enfrentar una empresa ante sus declaraciones es en el llenado de facturas en el portal del SAT. Algo que si bien se realiza incorrectamente y se puede modificar, es un proceso en el que se invierte el tiempo que podría utilizar para otras actividades.
También se pueden enfrentar ante el cumplimiento oportuno de cada comprobante, lo que sin duda una plataforma de control de gastos empresariales puede agilizar.
Una opción a la que toda empresa se puede acercar es Clara, la cual resulta ser una gran elección porque no solo te permite conectar tu cuenta con el SAT, sino que te proporciona visibilidad de las facturas emitidas para tu empresa directamente en la web, ver todos los movimientos realizados por tu plantilla de trabajo que tenga acceso a la misma, entre otras razones.