Checklist de mantenimiento preventivo para flotas

Antes de usarlo

• Asigna cada revisión a un rol y registra fecha, odómetro y resultado.
• Una falla de seguridad crea una acción con responsable y fecha, no un comentario.
• Programa por fecha y por kilómetros: lo que se cumpla primero dispara el servicio.
• El manual del fabricante y la norma vigente prevalecen sobre cualquier lista genérica, incluida esta.

Revisión diaria o antes del viaje

El conductor está más cerca de la unidad y suele notar primero una falla. La revisión debe ser lo bastante corta para hacerse siempre y debe dejar claro cuándo una unidad insegura sale de servicio.

• Estado de llantas, daño visible y pérdida evidente de presión
• Faros, luces de freno, direccionales y testigos del tablero
• Respuesta de frenos, dirección y ruidos inusuales
• Fugas y niveles visibles de fluidos
• Espejos, parabrisas, limpiadores, pito y cinturones
• Equipo de seguridad exigido para el tipo de operación
• Kilometraje y mensajes de falla del tablero

Revisión semanal

Un supervisor o responsable de mantenimiento confirma los puntos que requieren más tiempo o un método de medición consistente. Mide siempre con el mismo instrumento y en el mismo punto de la llanta.

• Presión, profundidad y desgaste irregular de llantas
• Aceite, refrigerante, líquido de frenos y líquido limpiaparabrisas
• Terminales, corrosión y sujeción de la batería
• Bandas, mangueras y daño visible en el cableado
• Limpieza de cabina, sujeción de la carga y daño de carrocería
• Botiquín y extintor completos y en buen estado

Revisión mensual de la flota

El control mensual une condición y registros. Aquí las fallas aisladas se convierten en patrones y el trabajo próximo se reserva antes de volverse un paro.

• Compara el kilometraje real contra el registro.
• Revisa fallas abiertas y problemas repetidos por unidad.
• Confirma los próximos servicios por fecha y kilometraje.
• Revisa vencimientos de licencia de conducción, SOAT, revisión técnico-mecánica, impuesto y permisos.
• Compara el rendimiento contra la línea base de la propia unidad.
• Confirma llamados a revisión o campañas del fabricante.

Servicio por kilometraje u horas

Usa el intervalo del fabricante para el modelo, la motorización y el ciclo de trabajo. Al terminar, registra repuestos, mano de obra, proveedor, costo y kilometraje u horas.

Ejemplo: un camión de carga

Supongamos, con cifras ilustrativas, un camión que recorre 60.000 km al año y cuyo fabricante pide cambio de aceite cada 15.000 km. Su registro debe mostrar cuatro cambios al año. Si solo aparecen dos, el servicio no se hizo o no se registró; en ambos casos hay una falla de proceso que se corrige revisando el kilometraje de cada orden.

Vencimientos legales

Para transitar en Colombia, todos los vehículos deben tener un seguro obligatorio vigente, el SOAT (Ley 769 de 2002, art. 42). La revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes debe hacerse cada año (art. 51) en un centro de diagnóstico automotor registrado en el RUNT (art. 53; Resolución 20223040045295 de 2022, art. 3.3.4.1). Crea un vencimiento separado para cada una, con responsable y evidencia, y confirma las fechas de tu vehículo en el RUNT o con tu centro de diagnóstico.

Cierra el ciclo de cada falla

Registra severidad, responsable, fecha límite y si la unidad puede operar. Al terminar, adjunta la evidencia y actualiza el kilometraje. Busca recurrencias por vehículo, pieza y proveedor: una misma falla que vuelve tres veces apunta a un problema de diagnóstico o de repuesto, no a mala suerte.

Para organizar este registro por vehículo y por conductor, lee la guía de gestión de flotas.

Si quieres ver cómo se programan estas revisiones en una flota real, solicita una demostración de Clara Fleet.