¿Qué empleados deben tener una tarjeta corporativa física?
Determinar qué empleados deben tener una tarjeta corporativa física requiere considerar diversos factores, como responsabilidades laborales, necesidad de viajes frecuentes, gestión presupuestal y confianza. Asignar adecuadamente esta herramienta financiera aporta al orden, eficiencia y transparencia en las finanzas empresariales.
¿Qué es una tarjeta corporativa física y para qué sirve?
Una tarjeta corporativa física es una herramienta financiera emitida por una empresa para facilitar la gestión de gastos corporativos del día a día. Estas tarjetas permiten que los empleados autorizados realicen pagos directamente, evitando trámites engorrosos de reembolso y optimizando la administración contable.
Su uso adecuado y planificado ofrece múltiples ventajas a nivel operativo y financiero, mejorando la transparencia y el control con respecto a los recursos asignados por la organización. Es fundamental entender claramente el uso de tarjeta corporativa física para sacarle el máximo provecho.
Ventajas de tarjeta corporativa física en la empresa
Existen diversos beneficios asociados al uso de tarjeta corporativa física, que impactan positivamente en la eficiencia financiera y operativa de las empresas. Entre los principales beneficios, podemos destacar:
- Control detallado del gasto: Facilita la gestión de gastos corporativos, ofreciendo transparencia absoluta en los movimientos.
- Reducción de trámites: Evita procesos complicados de reembolsos y aprobación constantes para gastos rutinarios.
- Optimización contable: Permite realizar reportes claros y automáticos, simplificando tareas administrativas.
- Seguridad superior al dinero en efectivo: Previene riesgos asociados al manejo de efectivo (tarjeta física versus efectivo).
- Simplificación de viajes laborales: Proporciona comodidad y facilidad de pagos durante desplazamientos empresariales.
¿Cuándo dar tarjeta corporativa física a los empleados?
Determinar cuándo dar tarjeta corporativa a los empleados dependerá fundamentalmente de las responsabilidades y necesidades operativas del colaborador. Lo esencial es contar con una política de tarjetas corporativas definida para evitar riesgos asociados al mal uso o la administración deficiente.
Factores a considerar antes de asignar una tarjeta física:
Para facilitar este análisis, ten en cuenta estos criterios fundamentales:
- Frecuencia de viajes laborales: Empleados que realizan viajes periódicos necesitarán esta herramienta para cubrir vuelos, hospedajes y comidas.
- Responsabilidades financieras: Colaboradores encargados de compras de materiales, equipos o suscripciones para la operación del negocio.
- Control de representatividad: Personal clave con necesidad constante de recepción o atención a clientes o proveedores.
- Cargos directivos o estratégicos: Empleados clave con tarjeta corporativa suelen ocupar cargos gerenciales, directivos o puestos de responsabilidad financiera superior.
¿Qué empleados con tarjeta corporativa física mejoran la eficiencia?
Algunos perfiles específicos de empleados que usualmente deben contar con una tarjeta de empresa para empleados debido a su naturaleza laboral son:
- Ejecutivos comerciales: Por sus constantes visitas a clientes potenciales y cierre de tratos comerciales, necesitan facilidad de desplazamiento y reuniones así como gestión fluida del gasto.
- Personal administrativo clave: Empleados responsables de insumos, suministros y servicios internos esenciales cuyos gastos requieren aprobación inmediata.
- Gerentes de proyecto: Para mantener el ritmo ágil en proyectos especiales, estos empleados con frecuencia deben realizar pagos estratégicos rápidos y eficientes.
- Personal en eventos corporativos: Empleados encargados de realizar eventos, promociones o actividades externas, cuyo uso de tarjeta corporativa física evita complejas gestiones administrativas posteriores.
Prácticas recomendadas para el uso de tarjeta de crédito corporativa física
Establecer una adecuada política de tarjetas corporativas es crucial para fomentar que el uso de tarjeta corporativa sea eficiente, seguro y transparente. A continuación, algunas recomendaciones esenciales para su adecuado manejo:
- Limitar el presupuesto: Fijar límites claros mensuales o trimestrales acordes al rol del empleado.
- Revisar periódicamente los gastos: Supervisión constante para detectar anomalías o gastos excesivos.
- Capacitación: Proporcionar formación a los empleados sobre políticas internas del uso de la tarjeta, manejo práctico y rendición de cuentas.
- Seguridad en el manejo: Enseñar a los usuarios prácticas seguras para prevenir fraudes y robos, como las indicadas en seguridad en tarjetas físicas empresariales.
Conclusión sobre la importancia de elegir empleados con tarjeta corporativa física
Definir claramente qué empleados con tarjeta corporativa física debemos seleccionar brinda mayor transparencia en la administración financiera, facilita la gestión de gastos corporativos y aporta múltiples beneficios operativos fundamentales para la productividad del negocio. Es una decisión estratégica que se traduce en eficiencia, orden y mayor autonomía para tus colaboradores clave.