Enero es un mes atípico para cualquier equipo financiero. Mientras parte de la empresa regresa paulatinamente de los recesos y vacaciones, el volumen de transacciones no disminuye. Es el momento en que los procesos manuales fallan: los tomadores de decisiones están fuera de línea, las facturas se pierden y las políticas de gastos corren el riesgo de convertirse solo en "sugerencias".
En Clara, creemos que el control financiero no puede depender de la presencia física de nadie. Para garantizar un inicio de 2026 sin sobresaltos, tu empresa necesita políticas vivas y automatización inteligente.
Consulta cómo nuestras soluciones garantizan que tu operación continúe 100% bajo control, incluso cuando estés fuera de línea.
1. Compliance automático: cierra el año sin facturas pendientes
El cierre contable de diciembre es el más crítico del año. El error más común es el exceso de comprobantes perdidos que impiden la deducción de impuestos.
- Revisión de gastos en una sola pantalla: Nuestra nueva experiencia permite que el equipo financiero revise diversas facturas a la vez, con agilidad total, reduciendo el ir y venir de mensajes y errores manuales.
- Smart Match: Con la IA de Clara, el colaborador envía la foto del comprobante del gasto vía WhatsApp o email y el sistema hace el "match" automático con la transacción, automatizando totalmente la rendición de cuentas.
- Vía email: basta con enviar el archivo PDF o imagen de tu comprobante a la dirección factura+(nº de tu NIT)@co.clara.com
- Vía WhatsApp: envía tu comprobante al número +5712411701
2. Flujos de Aprobación: tu política aplicada por la tecnología
El mayor riesgo del fin de año es el quiebre de jerarquía en las aprobaciones porque "el gerente está en receso". Con los Flujos de Aprobación de Clara, las reglas se configuran una sola vez y son aplicadas por la plataforma en tiempo real.
- Hasta 5 niveles de aprobación: Garantiza que los gastos por encima de determinado valor, o de determinada área, pasen por las personas correctas, sin excepciones manuales.
- Rechazo Automático: Si se intenta una transacción en una categoría prohibida o por encima del límite, el sistema bloqueia el gasto en el origen.
- Continuidad: La tecnología garantiza el cumplimiento (compliance) incluso cuando los tomadores de decisiones no están disponibles.
3. Reembolsos: la red de seguridad para gastos imprevistos
Sabemos que la tarjeta corporativa puede no ser siempre la opción ideal para determinados gastos o cargos. El Módulo de Reembolsos de Clara actúa como una opción a prueba de fallas.
- Solicitud vía App en segundos: El colaborador no necesita esperar a volver de vacaciones para rendir cuentas. Solicita el reembolso directo por la app de Clara, anexa la foto del comprobante y la envía para aprobación al momento.
- Etiquetas Personalizadas (Centros de Costos): Mantén la organización impecable utilizando etiquetas personalizadas. Puedes categorizar cada reembolso por proyecto, departamento o centro de costo específico, garantizando que el presupuesto de cada área sea respetado.
- Conexión Directa con tu ERP: Olvida la digitación manual. Todos los datos de reembolsos se integran automáticamente a tu ERP, eliminando errores de conciliación y acelerando el cierre contable de fin de año.
- Control Centralizado: Incluso los gastos fuera de la tarjeta Clara son monitoreados en la misma plataforma, evitando planillas paralelas.
4. Control Avanzado de Tarjetas: seguridad total antes del receso
Antes de que el equipo salga de vacaciones, el área financiera puede configurar parámetros rígidos para cada tarjeta (física o virtual). Esto garantiza que el dinero de la empresa sea usado exactamente para lo que fue planeado, incluso sin supervisión directa.
- Uso Geográfico y Canal: Define si la tarjeta puede ser usada solo en territorio nacional o si está liberada para viajes internacionales. Además, puedes restringir el uso solo para compras en línea o solo compras físicas.
- Tope por Transacción: Además del límite mensual, establece un valor máximo por compra. Esto evita gastos únicos exorbitantes y minimiza el impacto en caso de pérdida o uso indebido de la tarjeta.
- Bloqueo por Categoría y Horario: Elige los sectores permitidos (ej: solo alimentación y transporte) y los días de la semana en que la tarjeta queda activa. Si la empresa para totalmente en el feriado, puedes desactivar el uso en esos días específicos con un clic.
- Límites Dinámicos: Ajusta el tope de gastos según la necesidad real de cada colaborador para el periodo, evitando que límites altos queden disponibles sin necesidad mientras el equipo está fuera.
Domina tus finanzas en 2026
El control inteligente no tiene por qué ser sinónimo de burocracia o lentitud. Al transformar tus políticas en procesos vivos, el equipo financiero puede finalmente enfocarse en la planeación estratégica de 2026, mientras la tecnología de Clara cuida del cumplimiento operacional.
¿Está tu empresa lista para un cierre de año tranquilo?