Cómo Nephos IT logró ahorrar 4 horas diarias con la integración de Clara y su ERP.

Introducción

Nephos IT es una compañía especializada en transformación digital, llevan 11 años de proveer al mercado mexicano con soluciones IT, inteligencia artificial, y apoyando a las grandes empresas a migrar a la nube y adentrarse al mundo del internet de las cosas.

Para continuar con su expansión al mercado Norteamericano y también al resto de Latinoamérica, necesitaban una tarjeta de crédito empresarial con aceptación internacional, así fue como llegaron a la plataforma de control de gastos de Clara.

Sin Clara

Contaban con la tarjeta empresarial de American Express, pero batallaban con la aceptación y la gestión de gastos.
Era complicado poder llevar un control más detallado de los gastos que hacía la compañía con las tarjetas de crédito de bancos tradicionales.
Una persona tenía la responsabilidad de ingresar de forma manual, uno a uno, todos los gastos de Nephos IT a su ERP, en este caso Zoho Books.

Con Clara

Tienen tarjetas de crédito físicas y virtuales que pueden ser usadas en todo el mundo, gracias al respaldo de Mastercard.
Llevan un control detallado y en tiempo real de todos los gastos, y establecen límite a las tarjetas de crédito.
Con la integración de Clara y Zoho Books, ahora la empresa tiene la información de sus gastos automáticamente en su ERP, ahorran tiempo y tienen la visibilidad de sus gastos y facturas.

Problema

Falta de aceptación y control en las tarjetas empresariales.
Antes de conocer Clara, Nephos IT utilizaba American Express, y como resultado pudieron observar varios inconvenientes en cuanto a la aceptación de las tarjetas de crédito, en México y en operaciones internacionales, así como en el control de gastos; “La gestión de gastos se convirtió en todo un tema para nuestro equipo de Finanzas”.

Facturas sin identificar o extraviadas.
Al día de hoy sigue siendo muy común que las empresas tengan algunos problemas con la facturación de sus gastos, esto debido a que hay muchas veces que los colaboradores se olvidan de hacer alguna factura o compartir los datos de la compra. Con las tarjetas de crédito de Clara esto es cosa del pasado para Nephos IT.

Falta de visibilidad sobre los gastos hormiga.
Gracias al registro manual de los gastos de Nephos IT dentro del ERP de Zoho Books, muchas veces se vuelve complicado y se pierde visibilidad de la cantidad de gastos que pueden ser innecesarios y de los cuales la empresa puede prescindir. Poder conectar la información financiera de los gastos a su ERP fue una de las razones Nephos IT se decidió por Clara.

Solución

La plataforma más completa y práctica para controlar los gastos empresariales.
Una buena experiencia desde el inicio “La plataforma de Clara es muy amigable, nos gustó que desde el proceso de aplicación todo fue muy sencillo, completamente en línea y de manera eficiente”. Dentro de la plataforma también pueden crear tarjetas físicas y virtuales con la mayor aceptación gracias a que Clara tiene el respaldo de Mastercard.

Notificaciones de la plataforma que ayudan a vincular facturas.
Así como Clara te avisa cuando un pago fue rechazado, de la misma manera te llegan notificaciones cuando tienes gastos sin una factura asignada. De esa manera, la empresa puede vincular cada factura con su gasto incluso antes de que llegue el momento de hacer el cierre mensual, lo que ahorra tiempo y esfuerzo del equipo interno y el despacho contable.

Control en tiempo real y poder aplicar límites.
Con las herramientas de Clara lograron identificar gastos hormiga, los analizaron y tomar decisiones, cómo no autorizar ciertos tipos de gasto o colocar límites a las tarjetas de crédito empresariales, que estuvieran alineados a los presupuestos anuales de cada área. Además de toda la información de las tarjetas pasan a su ERP, Zoho Books.

Resultados

Mayor aceptación en tarjetas empresariales y mejor gestión de gastos.
Nephos IT encontró en Clara lo que necesitaba para poder darle a su empresa la agilidad que necesitan para seguir creciendo, con las tarjetas corporativas pueden hacer compras en la mayoría de comercios de todo el mundo y con la plataforma digital pueden controlar con precisión todos y cada uno de sus gastos.

Control detallado de todas las facturas de la empresa.
Con Clara, han podido observar dentro de la empresa una mejor gestión relacionada con gastos y facturas. Esto ha ayudado mucho tanto al equipo interno como al despacho externo, ahorrando horas en buscar o vincular facturas, así como en hacer el cierre contable más amigable y sin facturas faltantes.

Ahorro de varias horas en trabajo manual, ahora funciona de manera automática.
Nephos IT ha logrado llegar a un ahorro diario de hasta 4 horas de trabajo manual y repetitivo. No necesitan de una persona destinada a hacer esa labor de registro, hoy se hace de manera automática y gracias a la conexión con su ERP, Zoho Books, se ha hecho un proceso con mayor visibilidad y dinamismo.

“En mi rol de CEO Clara me permite validar que no haya ningún gasto fuera de lo previsto y a controlar los presupuestos por área y colaborador.”

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Alfredo Maldonado CEO Nephos IT

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