BLT México logró controlar los viáticos de sus empleados y ahorrar tiempo con la integración entre Clara y Oracle Netsuite.

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Clara + BLT Brilliant

Introducción

BLT representa a una marca mundial, especializada en el servicio de instalación y mantenimiento de elevadores y escaleras eléctricas. Con cobertura a nivel nacional y ganando cada vez más terreno en los últimos 10 años.

Con más de 200 empleados, 80% de todo la empresa son operativos que hacen trabajo de campo, ya sea realizando instalaciones o mantenimientos en todo el país. “El control de gastos es algo muy importante para nosotros ya que buena parte del gasto lo realiza nuestro equipo de campo que se encuentra distribuido y viajando por todo el país. Para nosotros es vital controlar y monitorear estas operaciones, y más aún, hacerlo de un modo sencillo y ágil que nos permita  poder realizar cualquier gasto necesario para mantener nuestra operación activa. Esto al final se ve reflejado en nuestro objetivo principal, que es la satisfacción de nuestros clientes.  Todo esto lo solucionamos con Clara.” Jesús Lozano, Ops Director en BLT México.

La compañía cuenta con una integración entre Clara y Oracle Netsuite, lo que les permite ahorrar tiempo en trabajo manual, así como tener una mayor visibilidad y control de gasto separado por cada línea de negocio.

  Sin Clara     Con Clara

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Los viáticos se pagaban en efectivo o por transferencia a la cuenta de cada empleado, generando confusiones con dinero personal y dinero de la empresa.

 

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Hoy cada persona del equipo tiene su tarjeta de crédito corporativa con un límite de gastos personalizado para hacer los pagos que sean necesarios durante el proyecto.


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Tenían un proceso manual de subir las operaciones de cada empleado al sistema de Oracle Netsuite..

 


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Tienen ahorro en horas de trabajo manual gracias a la integración de Clara y Oracle Netsuite, diario se actualizan los gastos de forma automática separados por línea de negocio


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Era muy complicado poder controlar el gasto y al mismo tiempo dar herramientas al personal para cubrir las necesidades y urgencias que demanda su operación .

 


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Hoy es muy simple, los empleados tienen la tarjeta corporativa de mayor aceptación, y la empresa puede monitorear los gastos, incrementar el límite o bloquear tarjetas desde la plataforma, o desde la app.

Únete a Clara ahora.
Sin costo.

Problema

El equipo se confundía, al revolver dinero personal y viáticos de la empresa.
Por muchas razones el uso de efectivo, así como transferencias a cuentas personales de los empleados se volvió un tema que debían simplificar en BLT, desde el trabajo manual de registrar cada salida de efectivo, hasta reembolsos de los empleados, y con el riesgo que existe de confundir el dinero de la empresa y el personal, o el caso muy común, de perder un ticket y con ello la capacidad de deducir impuestos. BLT estaba buscando una solución.

Pérdida de tiempo en procesos manuales.
Antes de usar Clara ya contaban con el servicio de Oracle Netsuite, pero aún así tenían que registrar manualmente cada gasto en efectivo, salida de caja, transferencia y reembolso por empleado. Y aparte de ese trabajo, destinar todavía más tiempo para corroborar el tema de facturas e impuestos.

Buscaban una opción sin horario de atención.
Probaron muchas tarjetas y opciones para intentar controlar el gasto, pero no encontraron nada que les funcionara, ni se adaptara a sus necesidades. Querían un servicio que los apoyara a cualquier hora, incluyendo los fines de semana. 

Dificultad para hacer llegar dinero a más de 200 empleados alrededor del país.

Más del 80% de su plantilla está compuesta por operativos, quienes en muchas ocasiones debían de pagar insumos para los proyectos con dinero propio debido a la dificultad de recibir transferencias de efectivo estando en zonas remotas del país, en cualquier horario. La otra opción era realizar la solicitud a Tesorería para hacer la transferencia y eso muchas veces repercutía en los tiempos de atención.

Solución

El personal tiene su tarjeta de crédito corporativa con vinculación de facturas.

“La tarjeta de crédito corporativa nos da el poder para hacer que el negocio siga activo y que el dinero fluya sin interrupciones y hacia cualquier lugar del país donde viajan los empleados. De esa manera todas las necesidades o urgencias las solucionamos pagando con Clara”.

Un registro más preciso de los gastos y una integración a Oracle Netsuite.

En clara encontraron una plataforma que soluciona sus problemas de viáticos, reembolsos, comprobación de gastos, pérdida de tickets, facturación y registro manual de cada operación a su servicio de ERP. Hoy todo eso lo hacen con Clara de manera simple y gracias a la integración con Netsuite, la información se actualiza y se categoriza de manera automática.

Un servicio que responde los 7 días de la semana.

BLT encontró en Clara toda la ayuda y soporte que estaban buscando. Sin importar la hora o si es fin de semana, siempre han encontrado en el equipo de Customer Happiness la apertura para encontrar las mejores soluciones de la manera más ágil y eficiente.

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Resultados 

Menos manejo de efectivo, transferencias y reembolsos.

Hoy gracias a la solución de Clara han logrado disminuir el manejo de efectivo. Ahora, el equipo de BLT tiene la agilidad y flexibilidad de hacer un gasto las 24 horas, sobre todo para urgencias, sin tener que depender del administrador o si es fin de semana. Hacer llegar el dinero a todas partes de México con la tarjeta corporativa de mayor aceptación. 

Ahorro de horas de trabajo manual para el equipo.

El equipo encargado de registrar las operaciones de los empleados se ha ahorrado horas y horas de arduo trabajo manual. Hoy es posible para BLT tener un mejor control de gastos con un menor esfuerzo. 

Una muy buena relación con el equipo de Integraciones y Customer Happiness.
La integración del sistema de Clara con Oracle Netsuite dejó al equipo de BLT con muy buen sabor de boca. Fue un proceso que requirió esfuerzo, pero al final valió la pena. Al final es una labor continua el seguir mejorando la integración, y el flujo de la información.

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El equipo de Clara ha colaborado muy bien con nosotros para lograr la integración con Oracle Netsuite. Siempre muy abiertos a seguir haciendo mejoras.

 

Angélica Flores

Admin de Gasto y Compras

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