¿Qué es y cómo mejorar el control financiero de tu organización?

1. Optimización del uso de recursos: El control financiero busca garantizar que los recursos financieros, como el capital de trabajo, las inversiones y los activos, se utilicen de manera óptima. Esto implica evitar el desperdicio y la mala asignación de fondos.

2. Prevención de riesgos financieros: Otra meta importante es identificar y mitigar los riesgos financieros que podrían afectar la estabilidad de la organización. Esto incluye la gestión de la deuda, la planificación fiscal y la cobertura de posibles contingencias.

3. Planificación y presupuesto: El control financiero facilita la creación de presupuestos realistas y la planificación a corto y largo plazo. Estos planes financieros proporcionan una guía para las actividades empresariales y permiten medir el desempeño real frente a las metas establecidas.

4. Cumplimiento normativo: Las regulaciones y leyes financieras son fundamentales para cualquier empresa. El control financiero garantiza que la organización cumpla con todas las normativas, evitando sanciones legales y problemas financieros.

   
   Ten en cuenta que los directivos deben comprender el panorama normativo y los posibles cambios a corto y mediano plazo, para reconocer las implicaciones para sus empresas. Si quieres más información sobre cómo preparar tu organización para la evolución de la normativa en nuestro complejo entorno operativo, te invitamos a leer el siguiente informe de Ernst & Young: 8 areas of change for financial services regulatory policy in 2023.

5. Evaluación de inversiones: Un análisis exhaustivo de las oportunidades de inversión para determinar su viabilidad y rentabilidad potencial, puede tener un gran impacto positivo. Esto ayuda a tomar decisiones informadas sobre dónde y cuándo invertir los recursos financieros.

Cómo mejorar el control financiero en tu organización

Como ya hemos visto, el control financiero es esencial para el éxito a largo plazo de cualquier organización. Al comprender sus objetivos y aplicar estrategias efectivas para mejorarlo, puedes tomar decisiones financieras sólidas y asegurarte de que tus recursos estén siendo utilizados de manera óptima.

Ahora que comprendemos la importancia y los objetivos del control financiero, veamos cómo puedes mejorar su implementación en tu organización:

1. Establece procesos claros: Define procedimientos financieros detallados para cada aspecto de tu negocio, desde la facturación hasta la gestión de gastos. Estos procesos claros reducirán la posibilidad de errores y facilitarán la supervisión.
   
   Seguir un plan de negocios es clave para conocer dónde te encuentras y poder trazar un plan para alanzar tus metas, así que es necesario analizar y pronosticar los costos estimados y los ingresos para un período determinado. Recuerda que es vital llevar registros contables detallados que incluyen información sobre los ingresos, gastos, activos, pasivos y el capital de la empresa, información crucial para la preparación de diferentes estados financieros, tales como balances y cuentas de resultados.

2. Inversión en tecnología: El gran secreto para mejorar el control financiero de una compañía es la adopción de herramientas que simplifiquen los procesos. Desde la fuente de la que se obtiene la información consolidada y precisa, hasta en la reducción de errores y toma de decisiones.
   
   Utiliza herramientas y software especializados en contabilidad y gestión financiera. Estas soluciones automatizadas agilizan tareas como el registro de transacciones, el seguimiento de gastos y la generación de informes.
   
   Recuerda que puedes ligar tu ERP con tu cuenta Clara. Clara funge como la entrada de información transaccional de los gastos de los colaboradores y éstos se verán reflejados en tu software administrativo de manera automática. Los datos se capturarán automáticamente en ambas plataformas, ahorrando tiempo y evitando errores.

3. Equipo capacitado: Asegúrate de contar con un equipo financiero competente y bien capacitado. Esto es fundamental para el éxito de tu organización. Ellos no solo se encargan de llevar a cabo tareas contables y financieras, sino que también desempeñan un papel crucial en la toma de decisiones estratégicas.
   
   Un equipo competente puede analizar los datos financieros, interpretar tendencias, identificar riesgos y oportunidades, y proporcionar información esencial para que la alta dirección tome decisiones informadas que impulsen el crecimiento y la rentabilidad de la empresa. 

4. Análisis de datos: Utiliza datos financieros para evaluar el rendimiento pasado y actual de tu organización. 

   El análisis de datos financieros es como una brújula que guía a tu organización en su camino hacia el éxito financiero. Al examinar detalladamente los números, puedes identificar patrones en el rendimiento pasado y presente. Estos insights te permiten comprender qué estrategias están funcionando, te revelan tendencias y oportunidades de crecimiento. El análisis de datos te ayudará a identificar áreas específicas que podrían beneficiarse de mejoras, permitiéndote tomar medidas concretas para aumentar la eficiencia y la rentabilidad.

5. Identifica tus existencias:
   
   Tener un inventario preciso y actualizado es esencial para la gestión eficiente de los recursos y para la toma de decisiones informadas en una organización por las siguientes razones:
   
   

   A. Permite conocer la cantidad de bienes disponibles y evitar el agotamiento o el exceso de materiales.
   B. Proporciona información valiosa para la planificación de producción, compras y presupuestos.
   C. Ayuda a reducir los costos al permitir la compra de materiales en cantidades económicas y evitar sobrecompra o pérdidas por obsolescencia.
   D. Previene el cumplimiento de regulaciones, ya que en algunos casos, es requisito legal mantener un inventario preciso y actualizado.

   
   
   Una mala planificación de stock puede generar gastos innecesarios y afectar las finanzas de tu empresa. Implementa un software a través del cual puedas llevar un registro de tus existencias. Te aseguramos que la automatización de este proceso reduce el riesgo de errores y, por lo tanto, de pérdidas.

6. Establece indicadores clave de rendimiento (KPIs):  Los indicadores clave de rendimiento (KPIs) son como faros que iluminan el camino hacia tus objetivos financieros. Estos indicadores proporcionan una medida cuantificable del desempeño financiero de tu organización y te ayudan a evaluar su salud económica de manera efectiva.

   Al definir y monitorear KPIs relevantes para tu negocio, como el margen de beneficio que indica la rentabilidad real, la rotación de inventario que mide la eficiencia operativa y el ciclo de efectivo que revela la liquidez, podrás mantener una visión clara y precisa del estado financiero en todo momento.

7. Hacer pagos anticipados: Considera la posibilidad de realizar pagos anticipados a proveedores y acreedores. Esto puede generar descuentos y mejorar la relación con los socios comerciales.
   
   Además, recuerda que emitir las facturas correspondientes a cada pago es hoy en día una labor que lleva horas si se ejecuta manualmente. Agiliza este proceso con una plataforma de control de gastos, que además te permita hacer pagos anticipados o programarlos para la fecha que más te convenga.

¿Qué ofrece Clara como aliado en el control financiero?

Pensando en la necesidad de que los clientes tengan un control total de sus finanzas, Clara ha creado Clara Pagos, la solución financiera que permite dar autonomía a los colaboradores que se encargan de hacer gastos y manejar las finanzas de las empresas, sin que la dirección pierda control o visibilidad de los movimientos. 

Clara Pagos te permite usar la línea de crédito de tu empresa para realizar pagos a proveedores y liquidarlos hasta 40 días después. Además, como método de seguridad adicional, ahora podrás aprobar los pagos antes de que sean procesados.

¿Qué puedes hacer con esta nueva función?

1. Establecer un monto a partir del cual los pagos pasarán por aprobación
2. Definir usuarios que pueden aprobar estos pagos
3. Activar y desactivar permisos de aprobación en cualquier momento
4. Editar el monto de aprobación desde la plataforma
5. Aprobar y rechazar múltiples pagos con un solo clic
6. Recibir alertas cuando se envíen pagos mayores a cierto monto

Si tienes rol de administrador en la cuenta, activa esta función siguiendo estos pasos:

1. Ingresa a tu plataforma.
2. Da clic en la sección de Pagos a proveedores. 
3. En el apartado de configuraciones define el monto límite por el cual los pagos estarán sujetos a aprobación.
4. Selecciona qué personas de tu equipo podrán aprobar o rechazar pagos. 

Además de los puntos ya mencionados debes tener en cuenta que es vital hacer chequeos constantes. Realiza revisiones financieras regulares para asegurarte de que estás cumpliendo tus objetivos financieros y ajusta tu enfoque según sea necesario.